Vietos nori būti tikri, kad dideli renginiai vyks be kliūčių arba, jei kyla kliūčių, jie nori būti tikri, kad tai ne jų kaltė. Atsižvelgdami į tai, jie teikia kruopščiai parengtus banketų renginių užsakymus (BEO), kurie renginio koordinatoriai turi pasirašyti. Nors gali būti sunku paduoti ieškinį, jei BEO nesilaikoma iki galo, tai yra teisinė sutartis ir ją reikia atidžiai perskaityti prieš pasirašant.
Kas yra banketo renginio užsakymas?
Beveik kiekvienam dideliam renginiui, planuojamam viešbutyje ar specialių renginių objekte, reikalingas BEO, ty sutartis, kurioje nurodoma kiekviena renginio detalė. Jei esate renginių planuotojas, norėsite susipažinti su BEO, kad galėtumėte užtikrinti, kad visa informacija pateikta teisingai.
Susitarimas dažnai pateikiamas formoje, kurioje išsamiai nurodomas maisto ir gėrimų pasirinkimas, garso / vaizdo, kambario įrengimo, stalo centrinės detalės, personalo reikalavimų ir visų kitų su tuo susijusių dalykų jūsų renginys. Į BEO įtrauktas detalus išlaidų, kurias turėsite sumokėti, sąrašas. Aukščiau pateikta informacija paprastai sugrupuojama į paantraštes kartu su kontaktine informacija, tvarkaraščiu, susitarimo sąlygomis ir parašų blokais.
BEO skaitymas
Nors akivaizdu, kad turite perskaityti BEO ir sutikti su sutartyje nurodytomis sąlygomis, būtinai perskaitykite ir smulkiu šriftu. Svarbu būti visapusiškai informuotam apie tai, su kuo sutinkate, įskaitant visas išlaidas.
Patikrinkite, ar bendrojoje BEO dalyje nurodyta:
- Vietos kontaktinė informacija, įskaitant mobiliojo telefono numerį
- Vietos panaudojimas renginio dieną (dar kartą patikrinkite, kad įsitikintumėte, jog nurodytos erdvės yra erdvės, kuriose apžiūrėjote)
- Įvykio sąranka, pradžios ir pabaigos laikas
- Bendras laukiamas svečių skaičius
Maisto ir gėrimų organizavimas
Dalis BEO bus skirta maisto ir gėrimų organizavimui. Norite įsitikinti, kad šiame skyriuje išsamiai aprašyta:
- The visas meniu, įskaitant visus kursus
- Kiekvienas elementas bufete ir kaip kiekviena stotis bus nustatyta ir išdėstyta kambaryje
- Kaip vieta ketina patenkinti svečių, turinčių ypatingų mitybos problemų (pvz., be glitimo arba vegetariškų dietų) poreikius
- Aptarnavimo laikas
- Specialūs dalykai, susiję su aptarnavimu, pavyzdžiui, vynas ir putojantis vanduo ant stalų
- Visų maisto produktų kainų suskirstymas
- Išsamus bare parduodamo alkoholio, įskaitant alkoholio ir alaus prekių ženklus, sąrašas
Kambario nustatymas
BEO turėtų konkrečiai apibūdinti visą kambario sąranką. Tai įtraukia:
- Lentelių išdėstymas
- Sėdimų vietų skaičius viename stale
- Maisto punktų išdėstymas
- Pramogų vieta (ir informacija apie pramogautojų apgyvendinimą, jei reikia, įskaitant įrangos saugojimą, galimybę gauti maisto ir gėrimų, persirengimo erdvę ir kt.)
- Baro (-ų) vieta
Kai kurie BEO netgi gali įtraukti kambario nustatymo schemą.
Garso / vaizdo ir išorės pardavėjai
Garso / vaizdo susitarimai kartais bus rodomi BEO, bet kadangi daugelis vietų sudaro sutartį su garso / vaizdo paslaugomis su trečiąja šalimi, gali būti sudaryta atskira sutartis. Jei jis įtrauktas į BEO, prieš pasirašydami įsitikinkite, kad visa informacija yra baigta sutartis.
Taisyklės ir sąlygos
Visos sutartys, įskaitant BEO, turi sąlygas, kurių turite laikytis. Prieš pasirašydami dokumentą įsitikinkite, kad susipažinote su visomis sąlygomis. Pavyzdžiui, kokios yra sutarties sąlygos nutraukimo atveju? Kaip bus sprendžiami ginčai, jei, pavyzdžiui, svečias paslys ir nukris?
Prieš pasirašydami svarbu užduoti visus klausimus objekto vadovui ir patvirtinti informaciją su klientu. Kai pasirašote BEO, tai yra įpareigojanti sutartis.
