Įeinantys telefono skambučiai gali sunaudoti daug laiko ir labai sumažinti jūsų produktyvumą, nes atitraukia jus nuo kitų užduočių. Bet kaip ir yra išeinančių telefono skambučių tvarkymo būdai tai pagerins jūsų laiko planavimas, yra būdų, kaip sumažinti laiką, kurį praleidžiate įeinantiems skambučiams. Ir jūs galite tai padaryti nebūdami grubūs jums skambinusiam asmeniui. Šie atsakymo į telefoną patarimai padarys jus efektyvesnius ir produktyvesnius.
Atsakykite tinkamu verslo telefono sveikinimu
Pavyzdžiui, atsiliepdami telefonu pasakykite ką nors, pavyzdžiui, „Cypress Technologies, kalba Susan. Kaip galėčiau jums padėti?" Tai ne tik leidžia skambinančiajam žinoti, kad jis pasiekė įmonę, bet ir atsako į klausimą, taupant laiką nenaudojant pokalbių ar tiriamųjų klausimų, pvz., „Ar tai Cypress Technologies?“
Kalbėdami galvokite ir nustatykite prioritetus
Ar geriausia skambinti dabar ar vėliau? Daugelis įmonių sulaukiamų telefono skambučių yra greitos užklausos, į kurias lengvai atsakoma, pavyzdžiui, „Kiek vėlai dirbate?“ Tačiau kiti atsakymai apima sudėtingesnius ir daug laiko reikalaujančius atsakymus. Jei taip, pasakykite tai skambinančiajam ir paklauskite, kada būtų patogu jam perskambinti ir aptarti.
Naudokite perfrazavimą ir apibendrinimą
Jei kalbate su kuo nors telefonu, kuris, atrodo, nori pabendrauti arba nuklysta nuo reikalo, pasakykite ką nors, pavyzdžiui: „Taigi, aš girdžiu jus sakant...“ arba „Taigi, pagrindiniai dalykai yra...“ arba „Ar (įterpti santrauką) teisinga santrauka to, ką sakėte? Sunku kalbėtis su žmogumi, kuris atsisako kalbėtis.
Uždarykite kiekvieną skambutį pateikdami veiksmų suvestinę
Nors daugeliu atvejų tai užtruks tik kelias sekundes, tai gali sutaupyti daug laiko, nes išvengsite klaidų ir poreikio tikrinti dar kartą. Pavyzdžiui, po pokalbio, kurio metu susitarėte susitikti su klientu, galite pasakyti: „Gerai. Susitiksime su jumis jūsų biure (įterpkite vietą) rytoj 10 val. ir mes kartu apžiūrėsime mėginius.
Prie telefonų laikykite pranešimų skiltį
Tai naudinga ne tik laiko planavimas ir išlikti susikaupusiam pokalbio metu, bet taip pat naudinga tvarkant laiką vėliau, jei reikia rasti arba peržiūrėti konkretaus pokalbio informaciją.
Suteikite klientams ir klientams el. pašto parinktį
Atsižvelgdami į šią parinktį, visi klientai pasirinks el. paštą skambindami telefonu. Įsitikinkite, kad jūsų įmonės el. pašto adresas yra gerai matomas jūsų vizitinėse kortelėse ir svetainėje. Jei turite jų el. pašto adresus, siųskite el. laiškus savo esamiems klientams ir klientams, paminėdami el. pašto parinktį ir pristatydami ją kaip būdą tobulinti bendravimas.
Naudokite technologiją telefono laikui valdyti
Jūsų įmonė turi turėti bent balso paštą. Nustatykite juos naudodami tinkamus verslo scenarijus ir naudokite juos atsiliepdami į telefono skambučius, kai esate ne biure arba turite nepertraukiamai dirbti. Tada kiekvieną dieną suplanuokite laiką, kada atsakyti į šiuos telefono pranešimus. Sugrupuodami telefono skambučius gausite brangaus laiko.
Tegul asmuo atsiliepia telefonu
Tai pasakius, svarbu per daug nepasikliauti technologijomis. Įsigijus mašiną – arba dar blogiau, automatizuotą interaktyvią atsako balsu (IVR) sistemą – nuolatinis išjungimas, kuris jums kainuos, kai žmonės nesivargins palikti žinučių ar perskambinti. Jei atsiliepimas į gaunamus telefono skambučius užima per daug laiko per dieną, apsvarstykite galimybę samdyti registratūros darbuotoją arba profesionali atsakymo paslauga atsiliepti telefonu už jus. Išlaidos už tai, kad kas nors kitas tai padarys, gali būti daugiau nei kompensuotos jūsų produktyvumo padidėjimu ir geresniais pardavimais.
Gaukite atskirą verslo liniją namuose
Jei dirbate namuose, turite turėti antrą tik verslui skirtą telefoną su savo balso paštu. Tai ne tik profesionaliau, bet ir sutaupys laiko, kurio reikia norint pereiti pranešimus ir nustatyti, kurie iš jų yra susiję su verslu.
Turėkite rašytinį dažnai užduodamų klausimų scenarijų
Turėkite trumpą DUK dokumentą, kuriame rasite dažniausiai užduodamus klausimus telefonu. Taip sutaupysite jūsų ir jūsų darbuotojų laiko, jei jiems nereikės ieškoti atsakymų ar galvoti, kaip atsakyti į konkrečią užklausą.
Įvaldykite savo telefoną
Atminkite, kad telefonas turėtų būti verslo įrankis, o ne įkyrus laiko švaistymas, valdantis jūsų darbo dieną. Tvarkydami gaunamus telefono skambučius vadovaudamiesi šiais laiko valdymo patarimais galėsite dirbti efektyviau, pagerinti savo produktyvumą ir grąžinkite telefoną į tinkamą vietą – padėsite jums valdyti savo verslą, o ne valdyti jus nuskuręs.
