Jei pavargote ieškoti daugybės popieriaus lapelių, prikištų į batų dėžutes ar bylų aplankus, laikas įžengti į skaitmeninį amžių. Saugoti ir rasti visus kvitus, taip pat suskirstyti juos į išlaidų ataskaitas, yra daug lengviau, jei popierių paverčiate skaitmeniniais failais. Skaitmeninis režimas taip pat leidžia lengvai rasti kvito dokumentus, kai jų reikia, atlikdami paiešką pagal atpažįstamus raktinius žodžius, pvz., bakalėjos, viešbučių, dujų ir automobilių techninės priežiūros.
Nesvarbu, ar norite saugoti kvitus debesyje, naudoti programą mobiliesiems, ar nuskaityti ir saugoti kvitus, bet kuri iš šių parinkčių padėti greičiau pildyti išlaidų ataskaitas, dokumentuoti iš mokesčių atskaitomas išlaidas, tvarkyti draudimo apskaitą arba tvarkyti kvitus priežastis. Verta paminėti, kad internetinės ir mobiliosios programėlės dažniausiai naudoja banko lygio apsaugą.
Debesų paslaugos, skirtos tvarkyti kvitus internetu
Galite tvarkyti, saugoti ir pasiekti kvitus debesyje naudodami internetinę paslaugą, jei turite interneto ryšį.
Internetinės programos, tvarkančios kvitus, leidžia greitai kurti išlaidų ataskaitas, kada ir kur jų reikia. Šios programos siūlo įvairius būdus užfiksuoti kvitus, įskaitant el. paštą, SMS žinutes ir išmaniojo telefono kamerą. Kai kuriose iš šių programų yra integruoti išlaidų ataskaitų teikimo įrankiai ir parinktys, skirtos eksportuoti į programinę įrangą, pvz., Quicken, QuickBooks, FreshBooks arba Excel.
Programos mobiliesiems, skirtos tvarkyti kvitus ir išlaidų ataskaitas
Dėl nuolatinių mobiliųjų technologijų, įskaitant „iPhone“, planšetinių kompiuterių ir „Android“ mobiliųjų įrenginių kameras, tobulinimo, naudotis mobiliąja programėle tvarkyti kvitus ir pildyti išlaidų ataskaitas yra kur kas patogiau nei darbalaukyje ar internetu programinė įranga.
Programėlės mobiliesiems gali saugoti išlaidų ataskaitos duomenis debesyje, taip sutaupant vietos jūsų mobiliajame įrenginyje, o kai kurios veikia su internetine programa. Kai kurie siūlo visiškai automatizuotą apdorojimą importuodami duomenis tiesiai iš kredito kortelių arba mobiliųjų telefonų nuskaitymų ir gali generuoti išsamias išlaidų ataskaitas, įskaitant išlaidų kategorijas, datą, tiekėją ir kitus susijusius dalykus informacija. Geriausios naujienos yra tai, kad visa tai užpildyta už jus.
Kvitų nuskaitymo programinė įranga
Jei turite daugybę kvitų, kuriuos turite sutvarkyti, kad gautumėte kompensaciją už išlaidas, dokumentuokite su mokesčiais susijusias išlaidas arba patvirtintumėte draudimo išmokas, ir jūs reikia greito būdo užpildyti išlaidų ataskaitas, yra keletas gerų darbalaukio programinės įrangos parinkčių, skirtų „Mac“ ir „Windows“, kurias galima naudoti su dabartinėmis skaitytuvas. Taip pat yra nedidelių mobiliųjų skaitytuvų, kuriuos galite įsigyti ne biure.
Pirmiausia paleiskite programinę įrangą ir paleiskite kvitus per skaitytuvą, kuris maitinamas USB jungtimi su kompiuteriu. Duomenys iš kvito ištraukiami į programinę įrangą, o kvito kopija išsaugoma. Dažniausiai jums net nereikia įvesti ar taisyti jokios informacijos.
Skaitmeninis
Pakeitus popierinius kvitus į skaitmeninius failus ir išlaidų ataskaitas, jums to nebereikia praleisti valandas ieškodami informacijos popieriuje arba tvarkydami popierinius kvitus į loginius seka. Debesijos paslaugos, mobiliosios programėlės ir programinės įrangos skaitytuvai šias užduotis gali atlikti automatiškai, o tai gali padidinti jūsų finansų tikslumą ir padėti sekti išlaidas.
