Kaip an renginių planuotojas, labai svarbu neviršyti kliento biudžeto. Norėdami tai padaryti, jums reikia išsamaus renginio biudžeto, dėl kurio susitarsite jūs ir jūsų klientas. Nesvarbu, ar esate naujokas renginio planavimas arba patyręs specialistas, laikantis an renginio biudžetas padės jums išlikti organizuotiems ir pasiruošusiems bet kokiai kliento užklausai, kartu išvengiant biudžeto viršijimo.
Svarbūs renginio biudžeto aspektai
Pagrindiniam renginiui, pavyzdžiui, seminarui ar vakarėliui, gali būti naudinga „Excel“ ar kitos skaičiuoklių programos. Viršuje išvardykite šias keturias kategorijas: prekė, numatomos išlaidos, faktinės išlaidos, informacija. Tada tiesiog užpildykite skaičiuoklę ir tvarkykite ją taip, kaip tvarkytumėte bet kurią kitą savo verslo dalį.
- Stebėkite svetainės nuomos išlaidas. Planuodami patį renginį ir susitikdami su vietos pardavimo vadovu, stebėkite visus numatomus renginio ir funkcinės erdvės nuomos mokesčius, namų ruošą, bagažo tvarkymą ir susijusias išlaidas.
- Apskaičiuokite maitinimo išlaidas. Tai apima visus mokesčius už maistą ir gėrimus, įskaitant arbatpinigius ir arbatpinigius, kurie gali siekti iki 30 proc. Maitinimo biudžetas gali padidėti arba sumažėti, o juos atsargiai valdyti yra gera idėja, nes tai gali būti puikus taupymo šaltinis.
- Dokumentų transportavimo mokesčiai. Tai apima maršrutinius autobusus, autobusus, renginių pervežimus ir visas susijusias išlaidas. Nepamirškite draudimo, degalų, kelių mokesčių ar priekabų, jei jų reikia.
- Pridėkite dekoro išlaidas. Į daugumą renginių įtraukiamos dekoro išlaidos, pvz., papuošalai, gėlės, palapinės nuoma ir kt. Čia išvardijate tas išlaidas.
- Dokumentų pramogų ir įrangos mokesčiai. Į įprastas išlaidas šioje kategorijoje įeina A/V įranga, tačiau tai taip pat yra gera vieta honorarams nurodyti pranešėjams arba samdant pramogininkus.
- Apibendrinkite spausdinimo mokesčius. Keli nedideli prekių mokesčiai iš tikrųjų sujungiami ir sudaro didesnį išlaidų eilutės elementą. Tai yra kvietimai, vardiniai ženkleliai, programos bukletai, renginių iškabos ir reklamjuostės.
- Sukurkite dovanų eilutės elementą. Vienas iš dažnų įvykių patarimas – niekada neleiskite svečiui išeiti tuščiomis rankomis. Taigi, kad ir kokią dovaną ar dovanas pateiktumėte, stebėkite jų kainą atskirai; būsite nustebinti, kiek šios prekės gali kainuoti.
- Nurodykite veiklos išlaidas. Jei jūsų renginyje yra tokia veikla, kaip golfas, tenisas, SPA, plaukiojimas plaustais, važinėjimas dviračiais ar kita veikla, šių mokesčių kainą norėsite nurodyti atskirai. Apsvarstykite galimybę apibendrinti visas išlaidas skaičiuoklėje ir pridėti suskirstymą.
- Paskelbkite kitas išlaidas. Jei išlaidos nepatenka į jokią iš pirmiau nurodytų kategorijų, nurodykite jas kaip įvairių išlaidų elementą čia.
- Suteikite sau nenumatytų atvejų fondo kategoriją. Atsižvelgiant į renginio dydį ar sudėtingumą, čia galite skirti net iki 20 % renginio biudžeto. Nepaisant geriausio planavimo, mokesčiai viršys numatytus planus, o išlaidos, į kurias niekada neatsižvelgsite. Taip kiekvieną kartą neviršysite biudžeto.
- Apibendrinkite numatomas išlaidas. Kurdami renginio programą turėsite gerą visų išlaidų projekciją. Tai informacija, kuria pasidalinsite su renginio klientu, kad įsitikintumėte, jog jie žino renginio biudžetą, kad vėliau nekiltų jokių netikėtumų.
- Apibendrinkite faktines išlaidas. Tai atsitinka pasibaigus įvykiui. Susumuokite sąskaitas faktūras į aukščiau nurodytas 10 kategorijų ir dokumentuokite faktinį biudžetą. Jei labai palanki, nustatykite faktinio biudžeto sutaupymą, palyginti su tuo. numatytą biudžetą, parodantį, kokią vertę suteikėte vaidmeniui.
