Vienas iš labiausiai paplitusių smulkaus verslo savininkų iššūkių yra suderinti poreikį daug nuveikti per tai, ko niekada nepakako. Esame dažnai per daug suplanuoti žmonės ir daugumai iš mūsų gali būti naudinga skirti šiek tiek papildomo laiko arba bent jau produktyvesnis turimo laiko panaudojimas.
Kai kalbama apie laiko planavimas, sugalvoti, kaip produktyviau panaudoti laiką, dažnai yra iššūkis. Gera vieta pradėti yra el. pašto tvarkymas; Tai yra viena sritis, kuri yra daugelio smulkaus verslo savininkų laiko žudikų sąrašo viršuje.
Kadangi el. laiškas yra nuolatinė komunikacijos forma, ir mes negalime visiškai kontroliuoti gaunamų laiškų srautą, turime stengtis gerinti produktyvumą, kai gauname, organizuojame, atsakome ir net galvojame paštu. Toliau pateikiami patarimai padės sukurti sistemą, skirtą el. pašto tvarkymui taip, kad būtų palaikomas produktyvumas, o ne suvalgyti.
1. Išjunkite el. pašto pranešimus
El. paštas dažniausiai ateina bet kuriuo paros ir nakties metu, todėl labai svarbu kontroliuoti, kaip gaunamų laiškų srautas įsilieja į jūsų dieną. Kompiuteryje ir išmaniajame telefone išjunkite pranešimus apie naujus pranešimus, kad išvengtumėte nuolatinio blaškymosi ir jūsų tvarkaraščio trikdžių, ir patikrinkite, ar nėra laiškų, kai jums patogu.
2. Nuspręskite, kaip naudoti gautuosius
Yra daug skirtingų filosofijų, susijusių su el. pašto dėžutės tvarkymu. Galite naudoti gautuosius kaip gaudytuvą, apriboti jį tik aukšto prioriteto pranešimais arba padaryti jį darbo užduočių sąrašu. Svarbiausia pasirinkti vieną gautųjų tikslą ir jo laikytis.
3. Sukurkite el. pašto baltuosius ir juoduosius sąrašus
Dauguma el. pašto programų ir el. pašto paslaugų teikėjų leidžia vartotojams sudaryti saugių adresų sąrašus, siekiant užtikrinti, kad tie pranešimai būtų perkeliami, įtraukiant į juodąjį sąrašą arba blokuojant tuos, kuriuos laikote šlamšto adresais. Skirkite laiko šiems sąrašams dažnai atnaujinti, kad gaunami el. laiškai būtų švarūs.
4. Nustatykite laikmatį ir paketinį procesą
Kai kuriems smulkaus verslo savininkams naudinga turėti daug laiko vien el. paštui. Jei tai jums tinka, skirkite tam tikrą laiko tarpą per dieną atsakymui į žinutes, persikelkite veiksmo elementus į savo užduočių sąrašą, ištrinkite šiukšles ir akimirksniu sužinokite, kam reikia jūsų dėmesio Kitas.
5. Norėdami automatizuoti procesą, naudokite taisykles
Norėdami dar labiau supaprastinti el. pašto tvarkymo procesą, naudokite el. pašto programos taisykles, kurios rūšiuoja, pažymi, perkelia ir tvarko jūsų pranešimus. Nors prireiks šiek tiek laiko, kol bus sukurtos taisyklės, palaikančios jūsų el. pašto naudojimą, jas sukūrę galite sutrumpinti didelę el. pašto apdorojimo laiko dalį.
6. Pradėkite nuo savo išmaniojo telefono
Daugelis smulkaus verslo savininkų turi išmaniuosius telefonus, todėl gali palaikyti ryšį ir dirbti, net būdami ne biure. Jei dažnai tikrinate el. paštą savo mobiliajame įrenginyje, galite sutaupyti daug laiko skaitydami ir pradėdami apdoroti pranešimus, kai esate mobilusis. Net jei įpratote ištrinti šiukšles ir pranešimus, kurių nereikia išsaugoti, jums bus naudinga turėti supaprastintą gautųjų aplanką, kai grįšite į biurą.
7. Jei neskaitote, atsisakykite prenumeratos
Naujienlaiškiai el. paštu ir kt pašto rinkodara žinutės gali būti puikus būdas palaikyti ryšį su klientais, kolegomis, partneriais ir kitomis jus dominančiomis įmonėmis, tačiau šios žinutės gali greitai susikaupti. Jei keliuose numeriuose neskaitėte konkretaus pasikartojančio laiško, sustabdykite prenumeratą. El. pašto informacinių biuletenių ir kitų automatinių pranešimų apribojimas tik tiems, kuriuos reguliariai skaitote, gali būti paprastas būdas sumažinti gautųjų skaičių.
Kai turėsite el. pašto adresą, apsvarstykite galimybę pabandyti papildomai skaitmeniniai įrankiai kad taptų dar efektyvesnis.
