Jei kada nors užsisakėte gaminį ar reikmenis savo mažmeninei parduotuvei, jūsų gali būti paklausta, ar turite PO numerį. Pirkimo užsakymas (PO) yra rašytinė pirkimo-pardavimo sutartis tarp pirkėjo ir pardavėjo, kurioje tiksliai nurodoma, kokios prekės ar paslaugos turi būti teikiamos iš vieno pardavėjo. Jame bus nurodytos mokėjimo sąlygos, pristatymo datos, prekės identifikavimas, kiekiai, pristatymo sąlygos ir visi kiti įsipareigojimai bei sąlygos.
Pirkimo užsakymai paprastai yra iš anksto atspausdinti, sunumeruoti dokumentai, sugeneruoti mažmenininko finansų valdymo sistemoje. Kitaip tariant, jei naudojate tokią apskaitos programinę įrangą kaip Greitos knygos, kai užsisakysite produktus iš pardavėjo, jis sistemoje sukurs jums pirkimo užsakymą. PO tikslas yra sukurti stebimą dokumentą jūsų apskaitos arba POS sistemoje, kuris būtų naudojamas įvairiais naudingais būdais valdyti jūsų verslą.
Kaip pirkimo užsakymai veikia su inventorizavimo sistema
- PO praneša jūsų atsargų sistemai, ką turite užsakę. Jei naudojate an atviro pirkimo sistema, ji žino, kad daugiau produktų neužsisakyti, nes jie jau yra užsakyti.
- Jis gali nustatyti pirkimo specifiką su pardavėju. Pavyzdžiui, jame akivaizdžiai nurodomi kiekvienos jūsų užsakomos prekės kiekiai, tačiau taip pat nurodomas apmokėjimo būdas, kokiomis sąlygomis mokėsite už prekes (įskaitant pažintys) ir būdą, kuriuo norite, kad produktai būtų išsiųsti į jūsų parduotuvę.
- Daugelis pardavėjų turi nustatytą arba numatytąją sistemą, kurią naudoja atsiskaitymams ir kroviniams gabenti. Taigi, be jokių nurodymų, pavyzdžiui, siunčiant jums, jie pagal numatytuosius nustatymus bus įžeminti UPS. Bet jums gali prireikti greičiau, o PO gali tai pranešti.
- PO yra visų šalių atskaitomybės dokumentas. Užsakant labai lengva padaryti klaidų. Bet kai viskas rašoma, ginčytis sunku. Daug kartų prisimenu, kai iš pardavėjo neteisingai išrašiau sąskaitą ir išrašiau sąskaitą faktūrą, bet turėjau atsarginę pirkimo užsakymo kopiją ir anuliavo arba pataisiau.
- Vienas iš pavyzdžių, gavau sąskaitą už 300 dėžės batų kremo, kai užsisakiau 300 gabalus. Dėžutėje yra 100 vienetų, todėl galite įsivaizduoti, kiek sąskaita faktūra buvo didesnė nei turėjo būti.
- Kai prekes atkeliaus iš pardavėjo, galite patikrinti, ar siunta yra teisinga.
- Galiausiai, tai leidžia dalyvauti visiems jūsų darbuotojams. Pavyzdžiui, vienas darbuotojas gali užsisakyti, kitas – gauti.
Vienas iš kitų pirkimo užsakymų pranašumų yra jūsų kreditingumas. Bankai dažnai žiūri į jūsų gamintojų organizacijas, kad nustatytų, ar esate mokus. Tvirtas pirkimo užsakymo procesas gali padėti gauti patvirtinimą. Dėl prastos paskolos negausite. Jis taip pat gali būti naudojamas kreditui su pardavėju. Pavyzdžiui, kai kurie pardavėjai gali reikalauti, kad užsakydami mokėtumėte grynaisiais. Po tam tikro verslo su jumis laikotarpio jie gali leisti pateikti PO, o ne kredito kortelę. Tai labai svarbu valdyti savo pinigų srautas.
PO yra įprasta mažmeninės prekybos praktika. Ir bet kokia POS arba apskaitos programinė įranga, kurią galite įdiegti į savo parduotuvę, turės jums skirtą PO komponentą.
