Versle ir asmeniniame gyvenime klaidos daromos reguliariai. Taip mes augame ir mokomės. Tačiau kai kurios klaidos kainuoja brangiai. Imkitės būtinų veiksmų, kad išvengtumėte šių penkių labai paplitusių renginio planavimas klaidų ir – jei padarote klaidą – įsitikinkite, kad nepadarytumėte tos pačios klaidos antrą kartą.
Nepakankamai anksti pradėti
Atidėliojimas yra jūsų priešas. Tai viena dažniausių renginių planavimo klaidų, kurių norisi išvengti. Nepavykus anksti pradėti renginių planavimo proceso, gali kilti daugybė problemų. Kai tik pasirinksite datą ir turėsite bendrą renginio apimtį bei biudžetą, imkitės darbo. Viešbučius ir kitas vietas užsisakykite iš anksto, todėl pasirūpinkite kuo greičiau. Jei to nepadarysite, jūsų vietos pasirinkimas bus apribotas ir, deja, jums liks bet kokia laisva vieta. Svečių pranešėjai ir gyvos pramoginės programos taip pat priima užsakymus gerokai anksčiau nei faktinė renginio data. Kai jūsų renginio data yra saugi, ištirkite ir, kai nuspręsite, kokį atlikėją pasirinksite, nedelsdami pasirašykite sutartį.
Organizuodami save su an renginių planavimo kontrolinis sąrašas yra dar viena užduotis, kurią reikia spręsti nedelsiant. Numatydami visus renginio planavimo proceso etapus, nustatydami, kada juos reikia atlikti, ir kiekvienam sudarydami tvarkaraštį, turėsite vertingą vadovą, padėsiantį pradėti ir tęsti takelį. Pradėti per vėlai – viena dažniausių renginių planavimo klaidų.
Netikrina, ar nėra konkuruojančių įvykių
Ar kada nors planavote renginį tik tam, kad sužinotumėte (pradėjus planavimo procesui ir nustatant įvykio datą), kad tą pačią dieną vyksta kitas konkuruojantis renginys? Tik vienas renginys sutrauks minią, todėl nerizikuokite ir sukryžiuokite, kad pakviestieji pasirinks jūsų renginį. Visiškai venkite situacijos.
Atlikite deramą patikrinimą ir patikrinkite, ar nėra įvykių konfliktų, kol dar ne vėlu. Pažiūrėkite į pramonės susibūrimų (tiek didelių, tiek mažų) tvarkaraščius, artumą prie švenčių, pagrindinių sporto renginių ir vietinių susibūrimų, kurie gali pakenkti tiems, kurie važiuoja į renginį. Kai nuspręsite dėl savo renginio datos, praneškite savo svečiams. Pranešimai „Išsaugoti datą“ ir „Būsimi įvykiai“ suteikia galimybę besidomintiems pažymėti jūsų įvykį savo kalendoriuose.
Pardavėjai nepatvirtinti
A pasirašytas pardavėjo sutartis yra teisiškai įpareigojantis susitarimas ir suteikia jums ką nors raštu, kad pardavėjas būtų atsakingas už jo teikiamas paslaugas. Tačiau tai nieko nedaro įvykio metu, kai suprantate, kad pardavėjas neatvyko. Ta renginio sutartis rankoje nepatieks maistu jūsų alkaniems svečiams ar nepristatys stalų ir kėdžių į tuščią pobūvių salę. Patvirtinkite su kiekvienu pardavėju ne vieną, o du kartus. taip, du kartus. Patvirtinkite, kad gavote pasirašytą sutartį, kai abu sutinkate su sąlygomis. Dar kartą patvirtinkite prieš patį įvykį. Tai nėra jūsų pokalbis apie maisto pristatymą ar dekoravimą; Tai yra tolesnis veiksmas, skirtas įsitikinti, kad jūsų įvykis vis dar yra jų kalendoriuje.
Renginių pardavėjai užsako kelis renginius, todėl jūsų dokumentai labai lengvai pasiklysta maišant arba klaidingai pateikiami kam nors kitam įmonės darbuotojui. Taigi įsitikinkite, kad taip neatsitiks, apsukdami juos atgal, kad užsiregistruotumėte ir patvirtintumėte, kad jūsų renginys ir specifika, susijusi su data, laiku ir teikiamomis paslaugomis, iš tikrųjų yra jų tvarkaraštyje. Ir laikykite tą pardavėjo sutartį lengvai prieinamą.
Neturėti „plano B“
Turėti nenumatytų atvejų planą būtina bet kokiam renginiui, bet konkrečiai tiems renginiams, kurie planuojami rengti lauke. Oro sąlygos yra nenuspėjamos ir jei uraganas, perspėjantis stiprus vėjas ar keista kruša gali atšaukti renginį, turėkite atsarginį planą. Lietaus datos, alternatyvios renginių vietos ir modifikuoti veiklos tvarkaraščiai yra visos galimybės, jei jūsų renginys lauke (arba jo dalis) turi būti perkeltas į patalpą.
Be pasiruošimo neaiškumams orams, iš anksto galima spręsti ir kitas neįprastas aplinkybes. Elektros tiekimo sutrikimus galima sumažinti vietoje turint generatorių. Perpildymo aikštelė gali būti perkelta į kitą, iš anksto suderintą vietą. Problemas, susijusias su viešbučio kambarių prieinamumu, galite išspręsti rezervuodami keletą papildomų kambarių viešbučių kvartalas. Apsvarstykite savo renginio specifiką ir pagalvokite apie sritis, kuriose kyla problemų. Planuodami iš anksto ir kurdami alternatyvius scenarijus galite išvengti vienos brangiausių renginio planavimo klaidų.
Nesamdoma pakankamai pagalbos
Kai reikia samdyti renginių personalą, geriau daugiau. Tai kainuos daugiau pinigų, bet gali sutaupyti jūsų renginį. Įsivaizduokite taip: atsarginis automobilių, laukiančių įvažiavimo į automobilių stovėjimo aikštelę, kopija, o stovėjimo prižiūrėtojai įnirtingai stengiasi neatsilikti. Nusivylusių svečių eilė laukia, kad galėtų užsisakyti gėrimą, o vienas serveris stengiasi neatsilikti nuo paklausos. Renginių registravimo darbuotojai buvo priblokšti dėl daugybės ką tik atvykusių svečių, todėl pavargę keliautojai per ilgai laukė registracijos. Jūs supratote idėją. Turėti papildomų renginių darbuotojų, kurie padėtų užimtumo metu, teiktų papildomas paslaugas toms vietoms, kurioms reikia pagalbos, išspręstų problemas kurie iškils arba mielai pasitinka atvykstančius svečius, turinčius klausimų, gali pakelti jūsų renginį iš gero renginio į puikų įvykis.
Kada samdyti renginio personalą, ieškokite darbuotojų, turinčių tokio tipo renginių, kuriuos planuojate, patirties. Samdykite tik profesionalius, labai rekomenduojamus darbuotojus. Išmokykite juos apie tai, kas yra jūsų renginys, apie svečius, kurie dalyvaus, apie savo lūkesčius ir su kuo susisiekti, jei kiltų klausimų ar problemų. Renginių personalas – net jei juos parūpina išorinis pardavėjas – atstovauja jums ir jūsų renginių planavimo verslui. Neigiamas susidūrimas su renginio personalu išliks tiek svečio, tiek kliento atmintyje ir gali parūgštinti net ir geriausiai suplanuotus renginius.
