Renginių planuotojas – tai ne tik vakarėlių rengimas; kalbama apie programų kūrimą, nukreipiančių į tikslą, pranešimą ar įspūdį, kurį jūsų klientas bando perduoti.
Renginių planuotojai dirba ilgas valandas, kad suorganizuotų ir įgyvendintų beveik kiekvieno susitikimo formato detales, įskaitant privačius seminarus, viešas konferencijas, pramonės parodas, darbuotojų rekolekcijas ir kt.
Renginių planavimo pramonė
2018 m. Renginių pramonės tarybos atliktas tyrimas pranešė, kad pasauliniai verslo renginiai sukūrė daugiau nei 1 trilijoną USD tiesioginių išlaidų ir padėjo sukurti 10,3 mln. darbo vietų visame pasaulyje. Jungtinės Valstijos pirmavo pasaulyje pagal bendrą renginių skaičių, po to seka Kinija ir Vokietija.
JAV darbo statistikos biuras apibrėžia tris pagrindines profesinio planavimo kategorijas: susitikimams, suvažiavimams ir renginiams. 2018 m. vidutinis kiekvieno tipo planuotojo atlyginimas buvo 49 370 USD per metus.Konkrečios reikalingos pareigos skirsis priklausomai nuo konkrečios pramonės šakos, tačiau visi planuotojai paprastai bus atsakingi už šias užduotis:
- Susitikite su klientais, kad suprastumėte, kodėl jie rengia susitikimą ar renginį
- Suplanuokite išsamią įvykio informaciją, įskaitant laiką, vietą ir kainą
- Prašyti pasiūlymų iš renginių vietų, maitinimo įstaigų ir kitų paslaugų teikėjų
- Apsilankykite vietose, kad užtikrintumėte patogumą ir atitiktų reikalavimus
- Koordinuoti patalpas, meniu, prekių dovanojimą, transportavimą ir kitas paslaugas
- Stebėkite visą veiklą, kad visi būtų patenkinti
- Peržiūrėkite sąskaitas, sąskaitas faktūras ir patvirtinkite mokėjimus
„Renginių planuotojai [konkrečiai] koordinuos šventes, tokias kaip jubiliejai, susitikimai ir kt. dideli socialiniai renginiai, taip pat įmonių renginiai, įskaitant produktų pristatymus, iškilmes ir apdovanojimus ceremonijos. Taip pat yra ne pelno siekiančių renginių planuotojų, kurie planuoja didelius renginius, siekdami surinkti aukas labdaros ar propagavimo organizacijai. Renginiai gali apimti banketus, labdaros lenktynes ir maisto rinkimus.
Renginių planavimo įgūdžiai
Kad būtų sėkmingas, renginių planuotojai turi turėti įvairių įgūdžių. Visų pirma, jie turėtų puikiai bendrauti žodžiu ir raštu bei turėti išskirtinių organizavimo ir laiko valdymo įgūdžių. Jiems taip pat svarbu turėti projektų valdymo patirties ir gebėti atlikti kelias užduotis.
Savarankiškai pradedantys žmonės, kurie puikiai dirba su komanda ir gali išlikti ramūs bei simpatiški, esant spaudimui, taip pat yra linkę tobulėti kaip renginių planuotojai. Būtini derybų, biudžeto ir personalo valdymo įgūdžiai, taip pat gebėjimas bendrauti su visais valdymo lygiais. Sėkmingi renginių planuotojai išsiugdė jautrumą, kai kalbama apie vietos pasirinkimą, maitinimą, gamybą, pramogas, dovanas, transportą, apgyvendinimą ir konferencijų paslaugas.
Reikalingas laipsnis
Tie, kurie siekia renginių planavimo karjeros, yra įvairių profesijų ir akademinių sluoksnių. Daugelis darbdavių teikia pirmenybę svetingumo vadybos, verslo administravimo, rinkodaros, viešųjų ryšių ar komunikacijos bakalauro laipsniui. Tačiau daugelis planuotojų pradeda dirbti kitose profesijose arba eina eidami administracinius vaidmenis, apimančius susitikimų planavimo pareigas.
Jei norite pakelti savo kvalifikaciją, apsvarstykite galimybę pasinaudoti Sertifikuotas susitikimų profesionalas (CMP) paskyrimo egzaminą arba užsidirbkite savo Sertifikuotas vyriausybės susitikimų specialistas (CGMP) žymėjimas. CMP ir CGMP kredencialus gali gauti konferencijų, susitikimų ir parodų renginių planuotojai.
Darbo pradžia
Planuokite renginių planavimą taip pat, kaip planuotumėte kitą renginį – turėdami strategiją ir išsamią dokumentaciją. Pradėkite nuo šių veiksmų:
- Norėdami įgyti vertingos patirties, skirkite savo laiką ne pelno organizacijai ar kitam verslui, pavyzdžiui, maitinimo įmonei, floristui, renginių dizaineriui ar kitam renginių planuotojui.
- Jei jau planuojate renginius kitam renginių organizatoriui, imkitės daugiau atsakomybės. Dažnai tai taip paprasta, kaip paprašyti savo vadovo daugiau darbo kito renginio kontekste.
- Prisijunkite prie tokių asociacijų kaip „Meeting Planners International“. arba Tarptautinė tiesioginių įvykių draugija į tinklą. Kuo daugiau žmonių pažįstate ir kuo daugiau santykių užmegsite pramonėje, tuo lengviau bus kurti savo, kaip renginių planuotojo, karjerą.
- Sukurkite renginių aplanką, kad parodytumėte savo patirtį ir žinias.
- Be santykių su kitais renginių planuotojais plėtojimo, užmegzkite ryšius su išorės pardavėjais ar partneriais. Maisto tiekėjai, muzikantai ar žiniasklaidos asmenybės gali padidinti jūsų matomumą ir įtakos ratą.
Jūsų pačių gyvenimo organizavimas ir laiko valdymo praktika yra aiškus jūsų įgūdžių planuoti renginius rodiklis kitiems. Nesvarbu, ar einate interviu dirbti kitame planuojančiame versle, ar pradedate ir plečiate savo, jūsų tikslas bus išlikti ramus, organizuotas ir visada laikytis grafiko.
