Nesvarbu, ar jūs tik pradedate veiklą renginių planavimo verslas arba esate patyręs renginių planuotojas, tikėtina, kad esate susipažinęs su renginių planavimo kontroliniu sąrašu arba bent jau girdėjote apie jį minimą renginio planavimo kurso ar pramonės susibūrimo metu. Tam yra priežastis. Renginių planavimo kontrolinis sąrašas yra geriausias planuotojo draugas, neįkainojamas įrankis norint sėkmingai valdyti renginius.
Pastaba: įvykių planavimo kontrolinis sąrašas taip pat žinomas kaip darbo grafikas arba kritinis kelias.
Renginio planavimas viskas apie planavimą. Net pati kūrybiškiausia renginio idėja žlugs, jei ji nebus gerai suplanuota ir neįgyvendinta. Čia pateikiamas įvykių kontrolinis sąrašas. Tai yra jūsų vadovas, kaip išlikti organizuotam ir pagal grafiką – arba aplenkti – planuojant sėkmingą renginį, žongliruojant su daugybe pareigų ir įvairiausių detalių. Ir tai ypač naudinga tvarkant kelis įvykius. Pamiršus vieną nedidelę užduotį arba atsilikus nuo vieno termino, gali atsirasti domino efektas: kiti iš pažiūros nesusiję jūsų renginio aspektai gali pradėti byrėti vienas po kito.
Taigi nepasikliaukite savo atmintimi, lipniais lapeliais ar užrašais ant bloknoto, kad renginių planavimo verslas vyktų sklandžiai. Išmokite sudaryti veiksmingą renginių planavimo kontrolinį sąrašą ir jis greitai taps jūsų nauju geriausiu draugu.
Prieš tau pradedant
Norėdami pradėti, iš savo tvarkaraščio išvalykite šiek tiek laiko ir sutelkite dėmesį į planuojamą renginį. Tada išvalykite mintis. Rimtai. Nereikia žvilgtelėti į telefoną ar atsakyti į el. Turite įsivaizduoti šį įvykį nuo pradžios iki pabaigos be pertraukų ar blaškymosi, kad galėtumėte efektyviai suplanuoti visas užduotis, kurias reikia atlikti.
Pasiruošk
Pagalvokite apie planuojamą renginį ir užsirašykite visas detales, kurios yra patvirtintos: kliento vardas ir kontaktinė informacija, renginio data, vieta, dalyvių skaičius ir kt. Išimkite kalendorių ir paryškintomis raidėmis pažymėkite jame įvykio datą. Surinkite bet kokią kitą svarbią medžiagą – nuotraukas vieta, sąrašas maitintojai susisiekti – tai yra šio įvykio dalis.
Eiti atgal
Būdas pradėti rašyti renginio planavimo kontrolinį sąrašą yra dirbti atgal.
Svečiai įvykį patiria kaip vienos ar kelių dienų susirinkimą, kuriame viskas vyksta vienu metu. Tarsi gyvas pasirodymas, kuris pasirodo scenoje ir yra gražiai išpildytas. Renginių planuotojai žiūri į įvykius kaip į mažesnių įvykių seriją, kuri dera kaip dėlionės detalės ir baigiasi galutiniu įvykiu. Taigi, kaip planuotojai, pradedame nuo pradžių. Tai yra kelios savaitės ar mėnesiai iki tikro įvykio.
Pradėkite nuo pradžios
Spręsdami, nuo ko pradėti rengti renginio planavimo kontrolinį sąrašą, pagalvokite apie tvirtą renginio pagrindą. Prieš pasirinkdami spalvų schemas ir užsakydami gėles, turite susipažinti su pagrindiniais dalykais. Nuo sutarčių pasirašymo iki derybų dėl kambarių bloko viskas turi būti įrašyta į jūsų kontrolinį sąrašą, nesvarbu, koks didelis ar mažas. Svarbiausia yra pirmiausia pasirūpinti visomis užduotimis, kurias galima atlikti iš anksto, kad jūsų tvarkaraštyje būtų daugiau laiko tiems darbams, kurie atliekami arčiau įvykio datos.
Keletas elementų, kuriuos reikia įtraukti į renginių planuotojo kontrolinį sąrašą, pavyzdžiai:
- Pasirašykite sutartis (su klientu, vieta, pardavėjais ir kt.).
- Patvirtinkite datą ir laiką su vieta
- Išsinuomokite pramogas (grupę, garsiakalbį ir kt.)
- Saugus viešbučio blokas
- Pašto kvietimai
- Pasirinkite meniu
- Pasamdykite padavėjas
- Patvirtinkite svečių skaičių
- Svetainės apžvalga
- Patvirtinkite kambario nustatymą
Leisti papildomo laiko
Su kiekvienu renginio kontrolinio sąrašo elementu pridėkite papildomo laiko. Jei kvietimų išsiuntimo data yra kovo 15 d., įtraukite elementą į savo sąrašą, kad kvietimai būtų paruošti išsiųsti kovo 8 d., prieš savaitę. Tai suteikia jums šiek tiek papildomo laiko, jei kas nors nepavyktų su kvietimais arba atsiliktumėte nuo grafiko dėl kitos priežasties.
Į savo kontrolinį sąrašą įtraukite priminimus
Neužtenka į kontrolinį sąrašą įrašyti „pasirašyti sutartį su maitinimo įstaigomis“, o baigus pažymėti langelį. Turėsite įsitikinti, kad maitinimo įmonė gavo sutarties kopiją ir grąžino jums pasirašytą kopiją. Taigi kiekvieną didelį elementą įtraukite į kontrolinį sąrašą, įtraukite priminimą. Pavyzdžiui, „Kreipkitės į maitinimo įstaigą dėl sutarties“. Pridėkite kitą, vėlesnį priminimą, kuriame rašoma „Gauta pasirašyta sutartis iš maitinimo įstaigos. Neretai sprendžiate užduotį ir manote, kad ji atlikta, kai ją iš tikrųjų atlikote tik jūs pusėje.
