Sunku planuoti renginio biudžetą be gero supratimo apie išlaidas, kurias patirsite. Tai atrodo akivaizdu, tačiau su tuo susijusios išlaidos renginio planavimas gali būti iš įvairių vietų. Kai tik manote, kad nustatėte visas savo išlaidų kategorijas, pasirodo kita, kuri grąžins jus į piešimo lentą.
Kad taip nenutiktų jums, kurdami biudžetą naudokite šį renginio planavimo išlaidų planą.
Renginio vietoje išlaidos
Tai apima išlaidas ir mokesčius, kuriuos paprastai ima renginio vieta. Dažnai tai yra brangiausia kategorija, kurią taip pat lengviausia nuspėti, nes iš anksto gausite oficialią išlaidų sąmatą. Nepamirškite atsižvelgti į kintamąsias išlaidas, kurios keičiasi atsižvelgiant į jūsų lankomumo skaičių. Maitinimas yra kintamų išlaidų pavyzdys, nes jums reikiamo maisto kiekis, o vėliau ir kaina, didėja kiekvieną kartą papildžius vakarėlį.
Čia pateikiamas renginio vietoje išlaidų sąrašas, kurį galite įtraukti į savo biudžetą:
Vietos išlaidos
Tai yra patalpų išlaidos:
- Kambario nuoma
- Užstatas
- Draudimo apsauga
- Parkavimas
Maistas ir maitinimas
Štai viskas, kas susiję su valgymu ir gėrimu:
- Patiekalai
- Gėrimai
- Barmeno/serverio darbo mokesčiai
- Mokesčiai ir paslaugų / arbatpinigių mokesčiai
Garso/vaizdo
Tai yra jūsų pristatymo išlaidos:
- Mikrofonai
- Ekranai ir projektoriai
- Interneto ryšys
- Kita specializuota įranga
Trečiųjų šalių pardavėjai
Ši kategorija reiškia visas prekes ir paslaugas, kurias tiekia pardavėjai už renginio vietos ribų. Kiekvienas iš jų jums atsiskaitys atskirai, todėl svarbu atidžiai stebėti kiekvieną pardavėją. Skaičiuoklės naudojimas padės sutvarkyti pardavėjo kontaktus ir išlaidas, susijusias su jų paslaugomis.
Renginių nuoma
Šios išlaidos yra susijusios su viskuo, ko jums reikia pateikti:
- Patalynė, stalo grindjuostės ir kėdžių užvalkalai
- Palapinės, pastatymas ir pramogų atrakcionai
- Fiziniai daiktai nepateikti renginio vietoje
- Darbas ir pristatymas nustatymui / išardymui
Dekoro pardavėjai
Kad viskas atrodytų gerai, reikės išlaidų:
- Akcentinis apšvietimas
- Gėlės ir centrinės detalės
- Balionai
Pramogos
Nepamirškite mokesčių, susijusių su:
- Muzikantai arba DJ
- Garsiakalbio mokesčiai
- Sutartiniai motociklininkai (maistas, apgyvendinimas, transportas)
Gamybos išlaidos
Gamyba apima visus darbuotojus ir išteklius, reikalingus renginio planavimui ir vykdymui. Šios išlaidos pradedamos skaičiuoti nuo tada, kai yra susapnuotas renginys, ir tęsiasi tvarkant dokumentus po įvykio. Trumpai tariant, ši kategorija reiškia renginio organizavimo, dalyvių pritraukimo ir administracinių elementų valdymo išlaidas.
Rinkodara ir registracija
Ši kategorija gali pridėti išlaidas už:
- Spausdinimo ir interneto dizaino darbai
- Skelbimai
- Kvietimai
- Registracijos valdymas
Planavimas ir organizavimas
Renginiams reikalingi žmonės, o išlaidos apima:
- Renginių planuotojo mokesčiai
- Ne visą darbo dieną dirbantys ir laikini darbuotojai
- Biuro reikmenys
- Ryšio išlaidos
- Kelionės išlaidos
Administracinės išlaidos
Nepamirškite dokumentų ir išlaidų, susijusių su:
- Samdomo darbuotojo pavedimai
- Buhalterinės apskaitos išlaidos
- Legalūs mokesčiai
- Konsultantų mokesčiai
Išlaidų perviršis ir skubios pagalbos fondai
Nėra stebuklingo skaičiaus, ką turėtumėte atidėti neplanuotoms išlaidoms, tačiau reikia tikėtis netikėtumų. Kai kurie renginių planuotojai siūlo numatyti biudžetą 5–10% daugiau nei numatomos išlaidos, o kiti pasirenka apvalų skaičių. Didesniems renginiams, žinoma, reikėtų skirti daugiau, nes vienam asmeniui apmokestinama priežiūra gali siekti tūkstančius dolerių.
Šios apžvalgos tikslas – supažindinti jus su įvairiomis renginių planavimo išlaidomis, kurios gali atsirasti. Kiekvienas renginys yra unikalus, todėl jūsų gali būti daugiau ar mažiau išvardytų elementų. Svarbu žinoti, iš kur bus gaunamos išlaidos. Nepastebėjimas išlaidų, susijusių su konkrečiu pardavėju ar kategorija, gali pakenkti jūsų biudžetui, tačiau blogiausiu atveju visiškai pamirštama apie išlaidas, kol nebus gauta sąskaita.
