Telefonas laiko planavimas yra svarbus, nes telefonas vis dar yra pagrindinė daugumos mažų įmonių komunikacijos priemonė. Tačiau didžiąją laiko dalį įmonės praleidžia naudojantis telefonu yra laiko švaistymas. Užuot bendravę su žmonėmis, su kuriais norime bendrauti skambindami, švaistome laiką kalbėdami su kitais žmonėmis ar aparatais, žaisdami nesibaigiančias telefono žymas.
Bet kas, jei galėtume tiesiog paskambinti ir pasikalbėti su žmonėmis, su kuriais norėjome pasikalbėti, pasakyti, ką norėjome pasakyti, ir judėti toliau? Įsivaizduokite, kiek daugiau produktyvus galėtume būti ir kiek laiko turėtume daryti kitiems dalykams.
Na, mes galime – ir tereikia iš anksto šiek tiek pasiruošti.
Atnaujinkite savo kontaktinę informaciją
Nesvarbu, ar jie tiekėjai, reguliariai klientų, arba rangovai, daugelis iš mūsų skambina tiems patiems žmonėms pakartotinai. Atnaujinkite savo kontaktinę informaciją naudodami laiką taupančią informaciją, kad negaištumėte laiko bandydami susisiekti su žmonėmis, kurie nėra pasiekiami.
Pavyzdžiui, jei žinote, kad konkretus asmuo, kurį norite pasiekti, pietauja nuo 13 iki 14 val. kam kiekvieną dieną gaišti laiką bandant jai paskambinti šiuo metu?
Programų numeriai, kuriais dažnai skambinate
Užprogramuokite numerius tiems, kuriems reguliariai skambinate, kad sutaupytumėte laiko jų paieškai.
Suplanuokite išeinančius skambučius
Prieš skambindami užsirašykite pagrindinį pokalbio tikslą ir pagrindinius dalykus, kuriuos norite aptarti. Tai padės jums laikytis reikalo, kai kalbate telefonu, ir užtikrinsite, kad viską aprėptumėte norite uždengti, sutaupydami laiko pokalbio metu ir išvengdami pakartotinio skambinimo, nes pamiršote kažkas.
Laikykite kontakto informaciją priešais save
Jei skambinate kam nors, kuris yra įtrauktas į jūsų kontaktų duomenų bazę, skambindami turėkite visą informaciją apie asmenį, kuriam skambinate. Nesvarbu, ar naudojate stalinį kompiuterį, mobilųjį įrenginį ar Rolodex, tai puiki atminties priemonė pokalbio metu. Be to, jei jums nereikės ieškoti kažko, pavyzdžiui, kliento vyro vardo, turėsite galimybę užsirašyti pastabas pokalbio metu ir sutaupysite dar daugiau laiko.
Naudokite garsiakalbį arba ausines
Žinoma, jei norite užsirašyti pastabas pokalbio metu (arba daryti ką nors kita, kai kalbate telefonu), būtina turėti gerą garsiakalbį arba ausines. Atlaisvinus rankas galima atlaisvinti daug laiko.
Palikite išsamų pranešimą
Jei pasieksite kažkieno atsakiklį arba balso paštą, palikite visą pranešimą, kuriame du kartus nurodykite savo telefono numerį ir nurodykite priežastį, kodėl skambinate. Pavyzdžiui, „Tai Susan Ward adresu (telefono numeris). Skambinu aptarti Jūsų projekto sąmatą. Šią popietę galite susisiekti su manimi (telefono numeris).
Nurodęs savo numerį du kartus, žinutės gavėjas turi daug didesnę galimybę jį teisingai sutvarkyti ir užsirašyti nepakartojant pranešimo.
Nepasiduokite telefono prievartai
Kai bandote ką nors pasiekti, o nepasiekėte, kyla pagunda perskambinti – galbūt kas pusvalandį! Bet jei išsiuntėte tinkamą pranešimą, nereikės gaišti laiko paliekant pasikartojančius pranešimus (ir pildant asmens atsakiklį ar balso paštą). Suteikite asmeniui, kuriam skambinate, pakankamai laiko perskambinti, pvz., iki kitos darbo dienos.
Užblokuokite telefono skambučių laiką
Suplanuokite telefono skambučius ir, jei įmanoma, atlikite juos vienu metu. Daugelis iš mūsų ne taip gerai atlieka kelias užduotis ir prarandame didelį produktyvumą, kai pereiname nuo vienos užduoties prie kitos. Taigi, jei konkrečią dieną turite atlikti tuziną skambučių, efektyviau juos visus skambinti per vieną valandą nei skambinti vieną ar du, o po valandos dar tris skambučius, o po 45 minučių – dar du kad.
Jei įmanoma, užsisakykite išeinančius telefono skambučius
Jei tai nebus greitas skambutis, kai pirmą kartą kam nors paskambinsite, prisistatykite, pasakykite jai, kodėl taip skambinate paskambinkite ir paklauskite jos, ar tinkamas laikas pasikalbėti, ar ji norėtų rezervuoti laiką aptarimui tai. Tada susitarkite, kad tuo metu jai paskambinsite. Taip galite ne tik sutaupyti laiko vietoje, bet ir sutaupyti laiko, kai paskambinsite asmeniui, nes abu būsite pasirengę aptarti problemą, dėl kurios iš pradžių skambinote.
Skambinkite telefonu geriausiu laiku
Tyrimai parodė, kad daugiau žmonių savo biuruose būna anksti ryte ir juos galima pasiekti nuo 8 iki 11 val.
