Jei turite mažą verslą, anksčiau ar vėliau turėsite sekti kasdienes įmonės išlaidas, kai kursite savo įmonę nuo pat pradžių.
Pradedant veiklą, tai gali atrodyti nereikalinga, nes mažesnės kapitalo išlaidos gali pasirodyti nereikšmingos ir turėti mažai įtakos jūsų verslui. Tačiau kuo anksčiau pradėsite reguliariai tvarkyti verslo išlaidų ataskaitą, tuo mažiau darbo turėsite atlikti mokesčių sezono metu ir tuo metu, kai jūsų apyvartinis kapitalas yra mažas.
Kas yra verslo išlaidų ataskaita?
Jei pavadinimas yra koks nors požymis, atrodo, kad verslo išlaidų ataskaitose būtų stebimas kiekvienas jūsų centas išleisti vadovaudami savo įmonei, tačiau nors tai iš dalies tiesa, jie tai nėra tiksliai yra. Išlaidų ataskaitos iš esmės yra formos, kuriose nurodomi visi pinigai, išleisti kelionėms, maitinimui, nakvynei, mokymams, nenumatytiems mokesčiams ir pramogos, kurias darbuotojas ar įmonės savininkas perka iš savo kišenės, o ne naudodamasis anksčiau pateikta per diem.
Forma arba ataskaita pildoma reguliariai (paprastai kas mėnesį arba kas ketvirtį), tada pateikiama įmonei
Priežastys, kodėl reikia naudoti verslo išlaidų ataskaitą
Išlaidų ataskaitos gali būti varginantis darbas, tačiau galiausiai jos atitinka įmonės interesus finansinio ginčo ar audito atveju. Reguliariai teikdami šias ataskaitas galite užtikrinti, kad jūs ir jūsų darbuotojai tinkamai sudarant biudžetą išlaidoms, būtinoms, kad jūsų verslas būtų finansiškai apsaugotas, taip pat įmonės moralė ir geranoriškumas.
Nė vienas darbuotojas (ar įmonės savininkas) niekada nenorėtų naudoti savo asmeninių lėšų darbui, kuriam yra pasamdytas už atlyginimą, atlikti. Taigi, laikant ir pildant išlaidų ataskaitą, visos susijusios šalys yra geresnėje finansinėje padėtyje nei leidžiant tokias išlaidas prisiimti darbuotojui ar savininkui, o ne įmonei.
Jei esate individualus verslininkas arba vadovaujate labai mažam verslui, išlaidų ataskaitos gali atrodyti kvailos, bet vėlgi, jie yra tokie pat svarbūs jūsų įmonei, kaip ir tokios korporacijos kaip „Apple“ arba „Apple“ darbuotojui Disney. Stebėti, kur išleidžiate savo lėšas, kad užsiimtumėte savo smulkaus verslo profesine veikla, yra jūsų verslo dalis fiskalinė kontrolė ir turėtų būti naudojama pateikiant mokesčius, siekiant tiksliai įvertinti, kiek pinigų jūsų įmonė išleido per visą laikotarpį metų.
Kaip sudaryti jūsų verslui pritaikytą išlaidų ataskaitą
Atskiros pramonės šakos gali diktuoti, ką jūsų smulkaus verslo išlaidų ataskaitų formos turi turėti, atsižvelgiant į tai, kokios išlaidos yra standartinės jūsų įmonės verslui. Pavyzdžiui, jei daugelis jūsų darbuotojų užsiima pardavimu ir tikimasi, kad jie retkarčiais išves potencialius ir nusistovėjusius klientus pietums ar vakarienei, jūsų verslo išlaidų ataskaitos formoje turėtų būti nurodyta galimybė pardavimo komandos nariui pateikti kvitą maistas ir pramogos bei išsami informacija apie išlaidas, kad jiems būtų kompensuota suma, išleista laimėti ir pavalgyti klientas. Todėl maitinimo įrašas arba kodas turėtų būti standartinis jūsų įmonės išlaidų ataskaitos formoje.
Kitas pavyzdys, kaip efektyviai pritaikyti smulkaus verslo išlaidų ataskaitas pagal jūsų poreikius, yra leisti kodą arba įrašą, skirtą mokymo ar konferencijų mokesčiams. Daugelyje pramonės šakų šiandien būtina neatsilikti nuo naujų technologijų, mąstyti apie grupes ir atnaujinti sertifikatus, kad išliktume konkurencingi. Jei jūsų įmonė reguliariai neįtraukia tokių renginių ir seminarų į metinį biudžetą, tada Įtraukti šią parinktį į pritaikytą išlaidų kompensavimo ataskaitą yra patogu ir protinga pasirinkimas.
Bendrųjų verslo išlaidų ataskaitų šablonus ar pavyzdžius galima lengvai rasti internete, bet kiekvieną mažą verslas yra unikalus, todėl turėtumėte pabandyti modifikuoti bet kokius šablonus, kad atspindėtų jūsų konkrečią įmonę poreikiai. Kartais šie šablonai yra tik spausdinto popieriaus formatu, o kiti yra skaitmeniniai. Bet kuriuo atveju nepamirškite įsitikinti, kad visos prašomos kompensuoti išlaidos yra pagrįstos sąskaita faktūra arba kvitu. Tai ne tik patikima priemonė jūsų buhalterinėms byloms, bet ir gali prireikti, jei prireiktų mokesčių audito.
Jei niekada anksčiau nenaudojote išlaidų ataskaitos ir negalite nuspręsti, ar norite naudoti popierinę formą, ar internetinę parinktį, pradėkite su popierine ataskaita, kol įprasite ją užpildyti prieš pereidami prie debesies pagrįstos paslaugos arba skaitmeninės taikymas.
Žemiau pateikiamas pagrindinės smulkaus verslo išlaidų ataskaitos pavyzdys:
Šis šablonas gali būti supaprastintas, tačiau jame pateikiama mažiausia informacija, kurią turėtų stebėti jūsų įmonės išlaidų ataskaitos, ir jį galima lengvai modifikuoti, kad būtų įtraukta daugiau kategorijų ar įvairių įvykių. Darbuotojai, kurie dažnai keliauja į konferencijas, linksmina klientus ar dalyvauja keliuose mokymo seminaruose ir Kiekvienais metais sesijose turėtų būti galima įvesti visą mėnesio (ar ilgesnio) informaciją forma.
Jei aukščiau pateiktas šablonas yra per elementarus, paprasta internetinė paieška gali atskleisti didelį popierinių ir skaitmeninių išlaidų ataskaitos variantų pasirinkimą. Jei jus domina debesyje pagrįstos išlaidų ataskaitų sekimo paslaugos, įmonės, pvz Įgyti, Zoho išlaidos, ir Rydoo siūlo populiarias sistemas, kurios leidžia paprastai ir intuityviai įrašyti išlaidas.
Kaip kontroliuoti savo smulkųjį verslą
Smulkaus verslo savininkams būtų protinga pradėti naudoti išlaidų ataskaitas, kai tik jie galės pradėti savo įmonę. Be to, kad jie suteikia jums galimybę sekti, kur bet kuriuo metu eina jūsų smulkaus verslo pinigai, jie leidžia jums pasiruošti mokesčių sezonui. ir neatsilikti nuo audito, taip pat užtikrina, kad darbuotojai jaučiasi vertinami, žinodami, kad jų įmonė padengia išlaidas, patirtas, kol jie buvo susitelkę į savo darbą. darbo vietų.
Sėkminga įmonė yra ta, kurioje fiskalinė kontrolė yra tvirtai užtikrinta įmonės savininko rankose, o sukurta verslo išlaidų ataskaitų sistema gali padėti tai pasiekti.
