Dokumentai yra labai svarbūs norint priimti tinkamą sprendimą
Žmogiškųjų išteklių ir užimtumo pasaulyje dokumentai apie darbuotojo veiklą gali padaryti arba palaužti jūsų galimybes disciplina, nutraukti, arba sąžiningai reklamuoti, apdovanoti ir pripažinti darbuotojus.
Dokumentai yra labai svarbūs vadovams ir personalo darbuotojams, nes reikia rimtai pasistengti, kad viską įrašytumėte įvykių jūsų darbuotojų įdarbinimo istorijoje – tiek teigiamų, tiek neigiamų incidentų spektaklis.
Čia rasite viską, ko reikia vadovams ir personalo darbuotojams, norint kruopščiai dokumentuoti darbuotojų veiklą.
Kodėl turėtumėte dokumentuoti darbuotojo veiklą
- Tai patvirtina dokumentai buvo aptarti veiklos klausimai su darbuotoju laiku ir glaustai.
- Dokumentuose pateikiama istorija darbuotojo tobulėjimas arba nesugebėjimas pagerinti veiklos rezultatų su laiku. Tai yra chronologinė ir tikslus darbuotojo veiksmų, vadovo veiksmų ir įvykių aprašymas jiems vykstant.
- Dokumentai pateikia įrodymų, patvirtinančių valdymo sprendimus nepalankus veiksmas, pavyzdžiui, drausmė arba nutraukimas su darbuotoju.
- Dokumentai įrodo, kad darbuotojas nusipelno paaukštinimo ar galimybių, palyginti su kitais darbuotojais, kurie taip pat yra tinkami.
- Dokumentuose pateikiami įrodymai, pateisinantys atlyginimo didinimą, sumažinimą arba kodėl darbuotojas negavo padidinimo.
- Iškilus ieškiniui, pilna ir išsami dokumentacija gina darbdavio interesus. Dokumentacija gali paremti vadovybės veiksmus atleisti iš darbo nevykusį darbuotoją. Tai taip pat gali įrodyti, kad darbuotojas buvo atleistas dėl priežasčių, kurios yra teisėtos, o ne kitos pavyzdžiui, neteisėta diskriminacija.
Ką dokumentuoti
Vadovai turi dokumentuoti darbuotojų veiklą, tiek teigiamą indėlį, tiek veiklos nesėkmes. Jie turi tiksliai dokumentuoti, ką darbuotojas padarė ir pasakė ir ką vadovas padarė ir pasakė atsakydamas susitikimo ar pokalbio metu.
Turite dokumentuoti visus pokalbio metu sudarytus susitarimus, užsibrėžtų tikslų, reikalingi ir tikėtini patobulinimai bei tobulinimo tvarkaraštis. Dokumentuose taip pat turėtų būti įsipareigojimai, kuriuos vadovas prisiima padėti darbuotojui.
Kaip dokumentuoti
Dokumentai turėtų būti parašyti susitikimo ar pokalbio su darbuotoju metu arba iškart po jo. Niekada neturėtumėte praleisti pokalbio su darbuotoju užsirašyti tą dieną, kai tai iš tikrųjų įvyko. Laukimas vėliau ar kitą dieną turi įtakos dokumentacijos kokybei, nes ji pagrįsta tuo, ką prisimenate.
Viena iš baisiausių klaidų, kurias daro vadovai, yra tikėjimas, kad prireikus gali atkurti darbuotojų konsultavimo istoriją. Nė vienas HR asmuo, turintis padoraus, savalaikio dokumentavimo patirties, niekada neapgauna atkurto įrašo. Vadovai, kurie rekonstruoja iš atminties, savo įmonei kelia nereikalingą ir nepriimtiną riziką, nes sugalvota istorija neatlaikys galimo ieškinio.
Jums reikia, kad dokumentai atrodytų profesionalūs, tvarkingi ir tvarkingi. Rašykite dokumentus taip, lyg kalbėtumėte apie įvykių istoriją trečiajai šaliai. Niekada nežinote, kas vieną dieną gali perskaityti jūsų dokumentus, todėl įsitikinkite, kad jie atspindi jūsų profesionalumą. (Kokteilinės servetėlės nugarėlė, vokas ar lipnus lapelis nėra profesionalūs dokumentai.)
Jūsų dokumentai turėtų būti perduoti naujajam darbuotojo vadovui, jei darbuotojas įsigyja naują darbą (arba jūs gaunate) jūsų organizacijoje. Kad prisimintumėte ir praneštumėte naujam darbuotojo vadovui, kiekviename dokumente turite įrašyti darbuotojo vardą ir pareigas, savo vardą ir pareigas bei visą datą.
Rašykite faktinius, teisingus, teisėtus, objektyvius, išsamius ir nuoseklius dokumentus. Venkite nuomonių (Maikas yra aplaidus. Alisa yra tinginė. Tomas man melavo.), pravardžiavimas, redakcinis rašymas (Jonas yra durnas. Markas turi požiūrio problemų.) ir etikečių klijavimas (Marija neatsakinga. George'as nėra komandos žaidėjas.).
Taip pat venkite bandyti interpretuoti darbuotojo elgesį. (Maršai ši užduotis neturi patikti. Panašu, kad Paula yra per galvą.) Sumažinkite aprašomųjų žodžių, pvz., būdvardžių ir prieveiksmių, vartojimą (lėtai, nerūpestingai, nelaimingas, nuotaikingas, grubus). Nurodykite konkretų darbuotojo elgesį ir veiksmus, o ne savo nuomonę ar jo interpretaciją.
Kokie dokumentai turi būti pateikti
Vėlesnėje dokumentacijos peržiūroje reikalingas tikslus pokalbio įrašas. Laikykitės faktų ir užsirašykite tik tai, ką pasakėte jūs ir ką pasakė darbuotojas. Įsitikinkite, kad jūsų dokumentai yra nedviprasmiški ir kad juose būtų aiškūs faktai. (Bet kokioje galimoje teisinėje situacijoje dėl bet kurio iš dokumentuotų įvykių klaidų kyla įtarimų dėl visos likusios dokumentacijos.)
Galiausiai įrašykite visus susitarimus, įsipareigojimus, terminus, reikalingus patobulinimus, registracijos taškus ir kitą informaciją, kuri gali ištrūkti iš atminties. Įsitikinkite, kad nustatėte terminų ir terminų datą ir laiką, kad nekiltų nesusipratimų.
Žinokite savo personalo skyriaus dokumentacijos politiką, kuri nurodys, kokius dokumentus reikia patalpinti darbuotojo personalo byla Neabejotinai turėtų būti įtraukti visi drausminių veiksmų dokumentai.
Kur dokumentuoti ir saugoti dokumentus
Kadangi dokumentai apie darbuotojus yra konfidencialūs ir privatūs darbuotojui, turite pasirūpinti kad bet kokie dokumentai liktų konfidencialūs vadovui, personalo personalui ir, galbūt, kitam darbuotojui vadovas. Taigi nerekomenduojama dėti dokumentacijos į bendrą kompiuterio diską. Ranka rašytus dokumentus ir išspausdintus vadovo dokumentus geriausia laikyti užrakintoje saugykloje.
Esmė
Jei laikysitės šių gairių, kai einate į HR prašyti pagalbos drausminant, atleidžiant ar perkeliant darbuotoją į darbą su geresnis potencialus pritaikymas, HR padės išspręsti problemą arba pagerinti situaciją. Kai HR liepia dokumentuoti, dokumentuoti, dokumentuoti arba jie negali jums padėti; turėsite padengti visas savo bazes.
Atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito viso pasaulio auditorija irdarbo įstatymai ir taisyklės įvairiose valstijose ir šalyse skiriasi. Prašau kreiptis teisinės pagalbos, arba pagalba iš valstijos, federalinių ar tarptautinių vyriausybinių išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir pagalbai.
