Personalo byla yra darbdavių išsaugota byla istorijos ir statuso dokumentacija visų darbo santykių su atskiru darbuotoju. Darbdavys saugo šiuos įdarbinimo dokumentus personalo byloje dėl trijų priežasčių.
- Kaip darbdavys norite turėti patogią ir sutvarkytą tikslią informaciją, kai dėl bet kokios priežasties jums reikia prieigos prie informacijos. Keičiasi skubios pagalbos kontaktai, darbuotojų adresai, sekimas veiklos vertinimai, drausminius raštus, darbuotojo pripažinimas, o paraiškų įdarbinti medžiaga yra informacijos, kurią darbdavys norės greitai gauti, pavyzdžiai.
- The darbdavys turi saugoti dokumentus apie personalo klausimus toks kaip darbuotojų atranka, našumas, darbo istorija, atlyginimo pagrindimas ir vidinės reklamos programos, kad būtų tik keletas. EEOC ieškinys, ieškinys ar net poreikis pateisinti darbuotojo paaukštinimo ar paaukštinimo nebuvimą reikalauja, kad darbdavys rinko ir saugojo tokio tipo darbuotojų dokumentus.
- Federalinės ar valstijų vyriausybės reikalauja, kad darbdaviai saugotų kai kuriuos darbuotojų įrašus. Darbuotojo informacijos tvarkymas personalo byloje yra prasmingas prieigai, teisiniam atitikimui ir pasirengimui.
Personalo bylų tipai
Darbdavys paprastai tvarko kelių tipų personalo bylas, skirtas verslo reikmėms, darbuotojų konfidencialumui, medicininiam privatumui, ir dėl teisės aktų laikymosi. Nėra įstatymo, nurodančio, kiek bylų darbdavys privalo saugoti –kai kurie įstatymai apima darbuotojų prieigą prie failų ir kita su personalo bylomis susijusi praktika.
Tačiau yra daug įstatymų ir geriausios personalo praktikos, susijusios su darbuotojų konfidencialumu, kurie reglamentuoja personalo bylų turinį ir tai, kas turi prieigą prie šios informacijos. Tai yra personalo bylos, kurias saugo dauguma JAV darbdavių. (Pasaulio įstatymai ir praktika gali skirtis.)
- Personalo byla: Tai yra pagrindinė darbuotojo byla, kurioje yra darbo santykių istorija.
- Darbo užmokesčio failas: Visoms darbo užmokesčio problemoms, susijusioms su atlyginimu ir išmokomis, norite turėti atskirą bylą. Jūs nenorite suteikti savo darbo užmokesčio darbuotojams prieigos prie personalo informacijos.
- Darbuotojo medicininė byla: 1996 m. federalinis sveikatos draudimo perkeliamumo ir atskaitomybės įstatymas (HIPAA) reikalauja, kad darbdaviai saugotų darbuotojų medicininius įrašus kaip konfidencialius. Daugelis darbdavių šiuos failus laiko užrakintus failų stalčiuje užrakintoje spintoje.
- I-9 Darbuotojo formos: Turite turėti atskirą failą visiems darbuotojams (ne vienam darbuotojui) I-9 formos nes nenorite, kad vyriausybės darbuotojai, įgalioti tikrinti šias formas įvairiomis aplinkybėmis, peržiūrėtų jūsų pagrindines, konfidencialias darbuotojų personalo bylas.
Darbuotojų prieiga prie personalo bylų
Darbuotojams leidžiama prieiti prie savo darbuotojų personalo bylų vadovaujant ir prižiūrint žmogiškųjų išteklių skyriaus personalui. Darbuotojų personalo bylos yra laikomos darbdavio nuosavybe kuris yra atsakingas už jų priežiūrą ir apsaugą.
Personalo bylos politikos pavyzdys
Toliau pateikiamas personalo bylos politikos pavyzdys, skirtas naudoti jūsų įmonėje. Jame aptariami įvairūs rekomenduojami failai ir kas turėtų turėti prieigą prie kiekvieno failo.
Personalo bylų politikos pavyzdys
Bendrovė tvarko tris kiekvieno darbuotojo bylas.
Personalo bylos
A personalo byla išlaikomas kiekvienam (Jūsų įmonės pavadinimas) darbuotojui. Šiose personalo bylose yra konfidencialūs dokumentai, jas tvarko ir tvarko žmogiškųjų išteklių skyriaus darbuotojai.
Prieiga prie šios bylos yra tik personalo personalui ir daroma prielaida, kad kiekvieno darbuotojo vadovas tvarko savo bylą su dokumentais, susijusiais su darbuotojo darbo rezultatais.
Įprasti dokumentai, esantys personalo byloje, yra prašymas įdarbinti, šeimos pagalbos susisiekimo forma, dokumentuota drausminių nuobaudų istorija, gyvenimo aprašymas, darbuotojo žinynas ir at-willemdarbdavio pasirašymo lapai, esama asmeninė informacija, ir rašytinius veiklos vertinimus.
Ne visose personalo bylose yra tie patys dokumentai, bet kiekvienoje personalo byloje yra keletas tokių pačių dokumentų.
Darbo užmokesčio failai
Taip pat tvarkomi darbo užmokesčio apskaitos failai; darbo užmokesčio bylose yra darbuotojo darbų istorija, skyriai, atlyginimų pasikeitimai ir pan. Prieiga prie darbo užmokesčio dokumentų gali tik atitinkami apskaitos ir personalo darbuotojai.
Darbuotojo medicininė byla
Taip pat tvarkoma darbuotojo medicininė byla. Medicininės bylos turinys nėra prieinamas niekam, išskyrus žmogiškųjų išteklių paskirtus darbuotojus ir darbuotoją, kurio įrašai saugomi byloje. Jūsų įmonės pavadinime) medicininės bylos yra saugiai saugomos ir konfidencialios.
Darbuotojų failų peržiūra
Darbuotojas gali peržiūrėti savo personalo bylą susisiekęs a Žmogiškųjų išteklių personalas asmuo įprastomis darbo valandomis. HR darbuotojai suplanuos susitikimą, kurio metu darbuotojas galės peržiūrėti savo bylos turinį. Nė vienas darbuotojas negali keisti ar pašalinti iš savo personalo bylos dokumentų, kuriuos reikia peržiūrėti dalyvaujant personalo darbuotojui.
Klausimai arba rūpesčiai dėl personalo failų turinio ir prieigos
Jei turite klausimų ar neaiškumų dėl rekomenduojamų failų turinio arba galimybės juos pasiekti, susisiekite su personalo skyriaus darbuotoju,
Atsakomybės apribojimas: atkreipkite dėmesį, kad pateikta informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito viso pasaulio auditorija ir darbo įstatymai ir taisyklės įvairiose valstijose ir šalyse skiriasi. Prašau kreiptis teisinės pagalbos, arba pagalba iš valstijos, federalinių ar tarptautinių vyriausybinių išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra teisingi jūsų vietai. Ši informacija skirta gairėms, idėjoms ir pagalbai.
