Als je een carrière overweegt als evenementenplanner, hetzij als een onafhankelijke entiteit, hetzij bij een bedrijf voor evenementenplanning, zorg ervoor dat u geschikt bent voor de functie. Het meest succesvol evenementenplanners hebben een indrukwekkende reeks vaardigheden. Hieronder staan vijf vaardigheden voor het plannen van evenementen waar je regelmatig naar zult streven. Deze vaardigheden kunnen je succes maken of breken.
Evenementplanners zijn zeer georganiseerd
Bij het plannen van evenementen zit het succes in de details. En dat zijn er veel! Het in één keer bijhouden van talloze taken, meerdere leveranciers en constant veranderende takenlijsten - terwijl u uw klant tevreden houdt - kan voor sommigen een uitdaging zijn en voor anderen ontmoedigend.
Wezen goed georganiseerd is een must voor succesvolle evenementenplanning. Voor degenen die takenlijsten in hun persoonlijke leven maken en beheren, kan georganiseerd zijn vanzelfsprekend zijn. Voor anderen die moeite hebben om deadlines te onthouden of om naar de stomerij te gaan, kan het meer moeite kosten om georganiseerd te zijn.
Evenementenplanners kunnen één evenement tegelijk beheren of in de planningsfase van meerdere evenementen tegelijk zijn. Sommige evenementen, zoals jaarlijkse conferenties, vergen meer dan een jaar planning, dus evenementenplanners moeten op de lange termijn georganiseerd blijven.
Organisatietools voor evenementenplanners zijn er in overvloed, van software die registratie bijhoudt tot sjablonen voor formulieren en spreadsheets. Een evenementenplanning controlelijst dat voor elk project op maat wordt gemaakt, is een van de meest waardevolle tools die u kunt hebben, ongeacht uw natuurlijke organisatorische capaciteiten.
Zoek een organisatiesysteem uit dat het beste bij je past, want georganiseerd zijn is van cruciaal belang voor een carrière in het plannen van evenementen.
Evenementplanners zijn knap
Wat hebben alle evenementen gemeen? Mensen. Succesvolle evenementenplanners zijn knap, boeiend, goede gesprekspartners en uitstekende luisteraars. Evenementenplanning is een sociaal vak, waarbij het resultaat – het evenement zelf – een groep mensen omvat, groot of klein. Mensen begrijpen en het leuk vinden om met ze te praten, hoort bij het werk.
Dit betekent niet dat je als evenementenplanner het grootste deel van je dag doorbrengt met klantenlunches en cocktails drinkt op sociale evenementen. Het plannen van evenementen is hard werken, en veel daarvan wordt besteed aan een bureau met een telefoon of computer; een persoonlijke houding is echter een must bij het aanpakken van een van deze algemene taken voor het plannen van evenementen:
- Onderhandelen met hotels
- Menu's bespreken met horecamanagers
- Ontmoeting met verkopers
- Je evenementideeën pitchen bij een potentiële klant
- Altijd en overal netwerken
- Aansturen van evenementenmedewerkers
- Werken aan uw evenement en omgaan met gasten en werknemers
In het dagelijks leven herinneren de meesten van ons zich de prettige, behulpzame mensen met wie we omgaan, en die interactie kan een ervaring voor beide partijen veel constructiever maken. Weten hoe je je moet verhouden tot verschillende persoonlijkheden, hoe je contact kunt maken met iemand en een positieve indruk kunt maken, zijn de sleutels tot succes. Niemand wil werken met of iemand helpen die moeilijk is om mee te praten, moeilijk te begrijpen of op welke manier dan ook onbeleefd en onprofessioneel is, dus overweeg persoonlijk te zijn als een essentiële vaardigheid voor het plannen van evenementen.
Luister en communiceer duidelijk
Uitstekend communicatie vaardigheden zijn essentieel in veel beroepen. Bij het plannen van evenementen kan miscommunicatie resulteren in tal van problemen voor zowel de evenementenplanner als de klant, en een eenvoudig misverstand kan catastrofale gevolgen hebben. Daarom is het vermogen om te luisteren cruciaal, zodat u de behoeften van de klant begrijpt.
Hier zijn een paar voorbeelden van communicatie en hoe deze vaardigheden voor het plannen van evenementen worden gebruikt bij het plannen van evenementen:
Geschreven communicatie:
- Schrijven evenement voorstellen voor een potentiële klant
- Materialen maken om uw bedrijf op de markt te brengen
- Schrijven van contracten voor klanten en leveranciers
- Het opstellen van bedankbriefjes voor gastsprekers en VIP's
Verbale communicatie:
- Het vermogen om de reikwijdte en het doel van een evenement uit te leggen
- Uw ideeën effectief overbrengen aan een supervisor, klant of leverancier
- Het begrijpen en verwerken van verstrekte informatie, zoals de zorgen van een klant of vragen van een cateraar
- Vakkundig onderhandelen over hoteltarieven, contactgegevens of extra's van een leverancier
Evenementplanners zijn creatief
Succesvolle evenementenplanners hebben ideeën - veel. En met die creativiteit komt het vermogen om het idee om te zetten in iets tastbaars. Evenementenplanners kunnen een visie nemen en deze tot leven brengen. Van het ontwikkelen van een uniek thema voor een feest tot het bedenken van een betaalbare decoratieoplossing voor een klein budget, creativiteit is essentieel bij het plannen van een evenement.
Creativiteit speelt ook een rol bij het oplossen van problemen. Creatief kunnen denken om oplossingen voor problemen te ontwikkelen, kan een positieve invloed hebben op het succes van uw evenement.
Evenementplanners zijn multitaskers
In verschillende stadia van het evenementplanningsproces zijn er tal van taken die moeten worden beheerd. U onderhandelt mogelijk over een hotelcontract, ontmoet een klant om potentiële gastsprekers te bespreken, boekt een cateraar, interviewt verhuurbedrijven en onderzoekt entertainmentopties. En dat is maar voor één evenement. Voeg in één keer meerdere evenementen toe aan de planningsfase en het eindresultaat is een jongleeract. Succesvolle evenementenplanners moeten weten hoe ze effectief kunnen multitasken en hoe ze veel aspecten van het evenement tegelijkertijd kunnen laten verlopen zonder de bal op een van die taken te laten vallen.
Succes bij het plannen van evenementen ligt in het vermogen om prioriteiten te stellen en je op elke taak te concentreren zonder afgeleid te worden door andere dingen of overweldigd te raken door de talloze details die je aandacht nodig hebben. Kalm, gefocust en flexibel blijven zijn eigenschappen van de succesvolle multitasker.
