Voorspelling van de kosten voor personeelsbeloningen voor het volgende jaar

Werkgevers vinden het misschien gemakkelijk om te budgetteren voor vaste vormen van werknemerscompensatie, namelijk werknemerssalarissen. Maar het is moeilijker om een ​​cijfer te geven aan niet-salarisvoordelen, zoals een ziektekostenverzekering, betaald verlof en pensioenregelingen.

Bereken met deze tips de geschatte kosten van personeelsbeloningen voor het komende jaar.

Waarom het voorspellen van een niet-salarisbudget belangrijk is

Er zijn een paar redenen waarom werkgevers een uitkering zouden moeten uitzoeken begroting voor werknemers vóór elk nieuw planjaar:

Blijf binnen het budget en voorkom dekkingsvervallen

Het kennen van de geschatte kosten van voordelen voor een werknemer is van vitaal belang voor elke organisatie, omdat het helpt om HR-budgetten voor secundaire arbeidsvoorwaarden veilig te stellen en ervoor te zorgen dat bedrijven genoeg geld op de bank hebben om uitkeringen te betalen en actieve dekking te behouden van plannen waar uw werknemers op vertrouwen op.

Hoe diepgaander de prognose, hoe beter een bedrijf voorbereid is en hoe minder financiële verrassingen het zal tegenkomen.

Houd u aan de gezondheidswetten

Volgens de bepaling inzake gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever (ACA) van de Affordable Care Act worden werkgevers geclassificeerd als van toepassing grote werkgevers (ALE's) moeten fulltime werknemers (en hun gezinsleden) een ziektekostenverzekering bieden Dat:

• Is betaalbaar
• Biedt "minimumwaarde" (een acceptabele minimumstandaard voor medische diensten)

Anders moeten ze een door de werkgever gedeelde verantwoordelijkheid betalen aan de IRS.

Door de geschatte kosten van voordelen voor een werknemer uit te zoeken, kunnen werkgevers evalueren of hun voorgestelde verzekeringsplan voldoet aan de ACA-vereisten. Als dit niet het geval is of als ze ervoor kiezen om geen plan aan te bieden, helpt dit werkgevers geld opzij te zetten om eventuele boetes te betalen.

Evalueer en versterk de huidige voordelen

Door elk jaar de kosten van personeelsbeloningen te schatten, kunnen bedrijven bepalen wat er in hun arbeidsvoorwaardenpakket zit, of het concurrerend is en of het voldoet aan de behoeften van hun personeel.

Als een bedrijf vaststelt dat zijn pakket niet robuust genoeg is, kan het dit vervangen door andere plannen die binnen het secundaire arbeidsvoorwaardenbudget passen.

Bepaal de classificatie van voltijdse werknemers

Een van de eerste stappen die een bedrijf moet nemen bij het voorspellen van een budget voor secundaire arbeidsvoorwaarden voor het komende planjaar, is bepalen hoeveel mensen er fulltime in dienst zijn. Dit helpt het bedrijf bij het bepalen van belangrijke aspecten van zowel het aanbod van secundaire arbeidsvoorwaarden als potentiële belastingverplichtingen.

Is het een ALE onder de ACA?

Als een bedrijf vaststelt dat het voldoende fulltime werknemers heeft om als een van toepassing zijnde grote werkgever (ALE) te worden beschouwd, weet het dat het onderworpen is aan de bepalingen inzake gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever als het zijn voltijdse werknemers geen adequate ziektekostenverzekering biedt.

Over het algemeen zijn ALE's werkgevers die het afgelopen jaar gemiddeld ten minste 50 voltijdse werknemers in dienst hadden.

Hoeveel werknemers hebben een verzekering nodig

De ACA vereist dat ALE's voldoende verzekeringsdekking bieden aan fulltime werknemers om te voorkomen dat ze een van de twee mogelijke betalingen voor gedeelde verantwoordelijkheid moeten betalen.

ALE's die willen voorkomen dat ze betalingen voor gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever moeten doen, moeten minimaal essentiële dekking bieden aan 95% of meer van hun voltijdse werknemers (en gezinsleden). Bovendien mogen geen fulltime werknemers premiekorting krijgen bij het afsluiten van een verzekering via de Zorgverzekeringsmarkt.

Er kan een boete verschuldigd zijn aan de Internal Revenue Service (IRS) als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan.

Sancties onder de ACA

De werkgeversaansprakelijkheidsvergoedingen worden berekend op basis van het aantal werknemers van een bedrijf. Het kennen van het aantal voltijdse werknemers kan bedrijven helpen de betaling te voorspellen die ze aan de IRS verschuldigd zijn. De IRS zal over het algemeen een bedrijf op de hoogte stellen als een betaling verschuldigd is.

Zodra een bedrijf weet hoeveel fulltime werknemers het heeft, kan het beginnen met het analyseren van de uitgaven voor secundaire arbeidsvoorwaarden.

Bereken de gemiddelde kosten van personeelsbeloningen

Houd bij het samenstellen van een vergoedingenbudget rekening met zowel verplichte als optionele vergoedingen. Tussen de twee voordelencategorieën bedroegen de werkgeverskosten gemiddeld $ 12,18 per uur dat een werknemer werkte en goed voor 31,2% van de totale werknemersvergoeding, volgens het Amerikaanse Bureau of Labor Statistics (BLS) gegevens.

Het is echter handig om te verwijzen naar de gemiddelde werkgeverskosten voor extralegale voordelen in deze twee categorieën als uitgangspunt voor een secundaire arbeidsvoorwaardenbudget.

Geschatte kosten van verplichte voordelen voor een werknemer

Verplichte voordelen zijn die welke werkgevers over het algemeen aan werknemers moeten verstrekken op grond van federale of staatswetten, waaronder:

• VAIS belasting:Dit is inclusief de werkgeversbijdrage van Sociale zekerheid en Medicare-belasting.
• Werkeloosheidsverzekering: Werkgevers moeten over het algemeen bijdragen aan zowel de federale als de nationale werkloosheidsverzekering.
• Werkvergoeding: De meeste bedrijven moeten betalen voor dit soort verzekeringen die werknemers helpen die ziek worden of gewond raken tijdens het werk.

Volgens BLS-gegevens bedragen de mediane uitgaven van werkgevers $ 2,26 voor elk uur dat een werknemer hiervoor heeft gewerkt wettelijk vereiste voordelen verspreid over bedrijven in de particuliere sector en de staat en lokaal regeringen. Dit is goed voor bijna 8,4% van de totale personeelskosten.

Voorspelling van het budget voor optionele voordelen

Optionele voordelen zijn alle voordelen die een werkgever niet wettelijk verplicht is aan zijn werknemers te bieden, waaronder:

• Verzekering: Ziektekostenverzekeringen vormen het grootste deel van de verzekeringskosten, maar levensverzekeringen en kortdurende en langdurige arbeidsongeschiktheid zijn ook veelvoorkomende personeelsbeloningen.
• Betaald verlof: Betaalde vakantie, wettelijke vakantiedagen, ziekteverlof en persoonlijke vrije tijd vallen onder deze categorie.
• Pensioen en sparen: Dit omvat toegezegd-pensioenregelingen zoals 401(k)-regelingen en bijbehorende werkgeversbijdragen.
• Aanvullend loon: Dit omvat overuren, ploegenverschillen en bonussen.

Werkgevers geven volgens BLS-gegevens ongeveer $ 5,71 uit per uur dat een werknemer heeft gewerkt voor deze optionele voordelen. Dit cijfer komt neer op ongeveer 21% van de totale werknemersvergoeding.

Bepaal kosten van voordelen versus kosten van boetes

Bedrijven kunnen bepalen of het meer zal kosten om werknemers voordelen te bieden of om de boetes te betalen die zijn opgelegd door de bepalingen van de ACA over gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever te overtreden.

Er zijn twee soorten sancties voor gedeelde verantwoordelijkheid van de werkgever onder de ACA:

• Minimale essentiële dekking: Bedrijven zijn deze betaling over het algemeen verschuldigd als ze geen minimale essentiële dekking bieden aan 95% of meer van de voltijdse werknemers (en nabestaanden) en als een of meer voltijdse werknemers de premiekorting krijgen bij het afsluiten van een verzekering via de Marktplaats. De betaling bedraagt ​​jaarlijks $ 2.000 per fulltime werknemer, exclusief de eerste 30 fulltime werknemers.
• Betaalbare minimale essentiële dekking met minimale waarde: Bedrijven die minimale essentiële dekking bieden aan werknemers, zijn dit type betaling meestal nog steeds verschuldigd voor elke voltijdse werknemer die een belastingvoordeel krijgt bij het kopen van een Marketplace-verzekering. De jaarlijkse betaling is $ 3.000 voor elke voltijdse werknemer die het belastingkrediet kreeg.

Daarentegen kost ziektekostenverzekering werkgevers ongeveer $ 2,55 per uur dat een werknemer werkt, volgens BLS-gegevens.

Voor sommige bedrijven, met name bedrijven met een klein voltijds personeelsbestand, kan het betaalbaarder zijn om de boetes te betalen dan om uitkeringen voor voltijdse werknemers te betalen.

Werk het budget bij met toeslagen of wijzigingen

De volgende stap bij het voorspellen van een niet-salarisbudget is het herzien van het arbeidsvoorwaardenpakket dat het bedrijf momenteel aan zijn werknemers biedt. Een personeelsafdeling moet bepalen of het pakket voldoende is voor haar medewerkers of dat er iets vervangen of toegevoegd moet worden.

Als u iets toevoegt aan of wijzigt in het secundaire arbeidsvoorwaardenpakket (u wilt bijvoorbeeld besparen met een hoog eigen risico of een tandartsverzekering toevoegen) verzekeringsplan), zorg ervoor dat u de cijfers voor het plan kraakt en de overeenkomstige regel(s) wijzigt of toevoegt aan uw uitkeringsbudget voor de komende jaar.

Andere voordelen die uw pakket vandaag misschien mist, zijn:

• Visie verzekering
• Flexibele uitgavenrekeningen
• Vrijwillige uitkeringsprogramma's
• Wellness voordelen

Als optionele voordelen hoeft geen van deze items door het bedrijf te worden aangeboden, maar moet er rekening mee worden gehouden bij het opstellen van een alomvattend budget voor personeelsbeloningen voor het komende jaar.

Overleg met een HR-adviseur

Het voorspellen van een budget voor personeelsbeloningen wordt vaak afgehandeld door iemand op de HR-afdeling van een bedrijf. Als die persoon in de problemen komt bij het voorspellen van personeelsbeloningen, of het nu gaat om het selecteren van een geschikte gezondheidszorg plan of planning voor de komende jaren, kunnen zij overleggen met de eigen HR-adviseur van het bedrijf of een externe adviseur.

Een HR-adviseur in huis zal echter toegankelijker zijn. HR-adviseurs kunnen alle vragen beantwoorden die een bedrijf kan hebben als het gaat om personeelsbeloningen, waardoor het gemakkelijker wordt om een ​​kogelvrij budget op te stellen.

Presenteer de prognose

Zodra het budget voor personeelsbeloningen is gemaakt, kan het worden gepresenteerd aan de persoon in het bedrijf die het laatste woord heeft over het budget, of dit nu een HR-primeur is of een van de leidinggevenden van het bedrijf. Ze zullen het budget bekijken, eventuele toevoegingen of aftrekkingen doen en het vervolgens ondertekenen, zodat het nieuwe en verbeterde secundaire arbeidsvoorwaardenpakket het komende jaar door werknemers kan worden gebruikt.