Effectieve vergaderingen zijn interessante, energieke evenementen waarbij teamleden samenwerken om beslissingen te nemen of problemen op te lossen. Helaas lijken te veel van de vergaderingen die we bijwonen precies het tegenovergestelde. De slechtste vergaderingen brengen de tijd in een stroomversnelling en laten iedereen mentaal en emotioneel uitgeput en meer dan een klein beetje gefrustreerd achter. Het verschil zit in de manier waarop de vergaderingen worden gepland en uitgevoerd.
De beste managers begrijpen het belang van deze evenementen en ze begrijpen dat het organiseren van een geweldige vergadering planning en weloverwogen inspanning vergt. Dit artikel biedt tien tips om u te helpen profiteren van deze waardevolle samenwerkingstijd met uw team. Hier zijn tips om uw teamvergaderingen te versterken.
Heb een positieve houding ten opzichte van vergaderingen
Het is het allerbelangrijkste dat een manager als leider kan doen om teamvergaderingen te verbeteren. Het is verbazingwekkend hoeveel managers er trots op zijn om hun afkeer van vergaderingen te verkondigen, maar om significante resultaten te behalen resultaten, problemen oplossen, beslissingen nemen, informeren, inspireren, samenwerken en motiveren, managers moeten ermee werken mensen.
Dat betekent af en toe die mensen samenbrengen in een kamer of in een telefonische vergadering en met ze praten. Managen gaat niet over op kantoor zitten met de deur dicht en e-mails versturen. Probeer als leider vergaderingen te zien als de manifestatie van leiderschap. Het is leiderschapsshowtime, niet iets om bang voor te zijn, zoals een reis naar de tandarts.
Onthoud dat u eigenaar bent van de vergadering
Delegeer de agendaplanning niet aan een administratief medewerker of een ander teamlid. Als leider is dat zo jouw vergadering om te plannen en uit te voeren. Om jezelf in de juiste gemoedstoestand te brengen, stel en beantwoord je de volgende vraag: "Wat wil ik dat mensen na deze bijeenkomst hebben geleerd, bereikt of opgelost?"
Bereid altijd een agenda voor
Alles wat u ooit zult lezen over effectieve werkvergaderingen bevat advies over het opstellen van een agenda. Toch zijn we allemaal naar een vergadering gekomen waar geen agenda te vinden was. Het plannen van de agenda helpt bij het focussen en identificeren van de prioritaire onderwerpen voor de vergadering.
Vraag om input op de agenda
Hoewel het de primaire verantwoordelijkheid van de manager is om de agenda te ontwikkelen, kunnen teamleden worden uitgenodigd om agendapunten bij te dragen. Stuur een paar dagen voor de vergadering een oproep voor ideeën.
Het spannender maken
Breng een beetje variatie in het formaat. Hier zijn een paar dingen die je kunt doen geef uw teamvergaderingen meer pit:
- Nodig gastsprekers uit
- Vier iets
- Houd een "lerende rondetafel" - laat teamleden om de beurt elkaar iets leren
- Bekijk een Ted Talk die relevant is voor de vergaderagenda
- Organiseer een teambuildingactiviteit
- Verander van locatie (overweeg om de vergadering off-site te houden)
- Breng wat leuk of interessant eten mee
- Houd een vergadering met één agendapunt
- Vraag om razendsnelle updates
- Betrek het team bij het brainstormen
- Wissel van stoel of wissel af iets om de eentonigheid te doorbreken
Zorg voor wat "witte ruimte" voor spontane creativiteit en betrokkenheid
Stop niet zoveel items op de agenda dat je moeite hebt om het af te ronden. Laat in plaats daarvan aan het einde wat ruimte over voor spontane discussies. Als de vergadering eerder eindigt, laat dan iedereen vroeg gaan. Iedereen waardeert gevonden tijd ook.
Gebruik teamvergaderingen om samen te werken
Probeer in plaats van alleen informatie te delen, een probleem op te lossen of met de groep samen te werken om tot een beslissing te komen. Ja, het is uitdagend en kan rommelig zijn, maar daar halen we de meeste waarde uit vergaderingen.
Verlichten
De leider van een vergadering zijn, gaat niet over het pronken met autoriteit of het misbruiken van macht. Iemand bestraffen omdat hij te laat is voor het team is hier een voorbeeld van. Houd een gevoel voor humor en uw nederigheid.
Opvolgen
Houd actiepunten bij en zorg ervoor dat mensen doen wat ze zeggen dat ze gaan doen. Het is frustrerend om bij de volgende vergadering te verschijnen en erachter te komen dat de helft van het team niet de moeite heeft genomen om te doen wat ze in de laatste vergadering hebben toegezegd. Follow-up voor de vergadering en individuen verantwoordelijk houden voor hun verplichtingen.
Wees een rolmodelleider
Teamvergaderingen zijn geen tijd om je waakzaamheid te laten verslappen en samen met je team te ontspannen. Houd jezelf en je team aan de hoogste gedragsnormen, wat inhoudt dat je geen flauwe grappen maakt, teamleden uitscheldt, cynisme en sarcasme uitspreekt of andere afdelingen of het management uitscheldt. Denk na over het soort leider als wie je bekend wilt staan en kom dan naar elke vergadering wezen die leider.
Het komt neer op
Een kans om je team te ontmoeten en met je team samen te werken is iets vreselijks om te verspillen. Het is absoluut noodzakelijk dat u de discipline ontwikkelt om vergaderingen te plannen en te leiden die mensen waarderen en initiatieven vooruit te helpen.
