Terwijl sommigen zouden beweren dat een opgeruimd, georganiseerd bureau beter is voor productiviteit, veiligheid en conventies, beweren velen dat een rommelig, ongeorganiseerd bureau een sterker middel is voor creativiteit.
Als u probeert te beslissen of u al dan niet een clean desk-beleid in uw bedrijf wilt implementeren, hangt het antwoord af van uw bedrijf en uw werknemers. Hier zijn verschillende vragen die u in de goede richting zullen helpen.
Hoe ziet een Clean Desk-beleid eruit?
Er zijn veel manieren om een clean desk policy te voeren. U kunt een beleid instellen waarin staat dat alle werknemers een schoon bureau zonder papieren moeten hebben als ze 's avonds naar huis gaan. Of u kunt een regel hebben die persoonlijke items verbiedt en zegt dat werknemers alles moeten opbergen waar ze niet actief aan werken. Redenen hiervoor kunnen uiteenlopen, maar een belangrijk argument voor een clean desk-beleid is een beleid dat tot doel heeft gevoelige of geheime informatie te beschermen.
U kunt kiezen wat volgens u geschikt is voor de behoeften van uw bedrijf, maar houd rekening met: Wat u doet als een organisatie, hoe u uw product of dienst levert en wie voor u werkt, spelen allemaal zwaar op de besluitvormingsproces.
Handelt u in vertrouwelijke informatie?
Natuurlijk heeft elk bedrijf vertrouwelijke informatie. U wilt niet dat uw financiële gegevens onbeheerd blijven liggen, en u wilt ook niet dat uw inloggegevens in het zicht blijven. Moet je ook altijd bewaren plannen voor prestatieverbetering achter slot en grendel.
Sommige bedrijven hebben te maken met meer vertrouwelijke informatie dan andere, en deze informatie moet verborgen blijven, zelfs voor de ogen van andere werknemers of de nachtschoonmaakploeg. Uw clean desk-beleid dekt deze documenten en al het andere waarvan u niet wilt dat mensen het zien.
Ontmoet u klanten in uw kantoor?
U hoeft niet hetzelfde clean desk-beleid te hebben voor elk gebied in uw bedrijf. Als u bijvoorbeeld klanten heeft die regelmatig de frontoffice bezoeken, heeft u mogelijk een strenger clean desk-beleid nodig voor dat gebied. U wilt niet alleen vertrouwelijk materiaal veiligstellen, maar misschien wilt u ook dat bureaus er opgeruimd uitzien wanneer bezoekers arriveren.
Werkplekken die vol staan met persoonlijke spullen kunnen een onprofessionele uitstraling geven. Het kan dus gemakkelijker zijn om een regel te maken die zegt dat er geen persoonlijke spullen op bureaus zijn toegestaan, in plaats van de hele dag toezicht te houden op uw werkplek.
Voor backoffice mensen, uiterlijk is veel minder kritisch. Als de enige mensen die zich ooit op de financiële afdeling wagen huidige werknemers zijn, dan wilt u ze misschien toestaan hun bureau te houden zoals ze willen.
Is creativiteit belangrijk?
Een studie uit 2013, uitgevoerd door psychologisch wetenschapper Kathleen Vohs, concludeerde dat een rommelig bureau de creativiteit verhoogde en de verbeelding bevorderde. Deelnemers kwamen met meer creatieve ideeën nadat ze in een rommelige omgeving hadden gewerkt dan degenen die in een schone en ordelijke omgeving werkten. Andere deelnemers waren meer bereid om nieuwe producten uit te proberen wanneer onderzoekers ze op een rommelige manier introduceerden omgeving, terwijl ordelijke omgevingen aanzetten tot conventies, gezonde voedselkeuzes en het in het algemeen spelen ervan veilig.
Er zijn ups en downs in de psyche van werknemers bij het kiezen van de status van uw kantoor. Hoewel gezonde tussendoortjes goed zijn voor iedereen, wil je de creativiteit van je medewerkers niet kwijtraken. Als u uw kunstafdeling bijvoorbeeld vertelt om bureaus netjes en opgeruimd te houden, kan dit leiden tot een lagere kwaliteit van het werk.
Hoe zijn de prestaties van werknemers?
Een topmedewerker die niet in vertrouwelijke informatie handelt (of die een deur heeft die op slot gaat) zal misschien niet vriendelijk zijn voor uw eis dat ze elke avond elk stukje papier weglegt. Door elke medewerker te laten werken in een omgeving die bij hem past, ben jij dat ook hun succes aanmoedigen.
Als u een werknemer heeft die het moeilijk heeft met een rommelig bureau, kan het implementeren van een clean desk-beleid helpen bij zijn prestaties.
Onthoud, schoon betekent niet georganiseerd en rommelig betekent niet wanordelijk.
Een medewerker die aan het einde van de dag alles in een la veegt, is niet per se productiever dan een medewerker met een rommelig maar onderhouden bureau.
Het komt neer op
Neem uw beslissing over een clean desk-beleid op basis van de werkelijke behoeften van uw bedrijf en werknemers, en niet op basis van een geïdealiseerd beeld van hoe een kantoor eruit zou moeten zien. Gelukkige, productieve medewerkers zijn wat u nodig hebt - soms helpt een clean desk-beleid u daar te komen, en soms niet.
