Projectmanagers hebben een moeilijke taak. Door de aard van hun rol nemen ze de verantwoordelijkheid op zich voor het vormen van een effectief team om nieuwe initiatieven na te streven en te laten slagen. Omdat projecten al het werk in een bedrijf kunnen omvatten, is elk project een nieuw avontuur.
Een van de belangrijkste factoren die het succes van projecten bevorderen, is de aanwezigheid van een effectieve, betrokken uitvoerende sponsor. Hoewel projectmanagers misschien weten dat uitvoerende sponsors veel doen om een project te helpen slagen, begrijpen veel leidinggevenden niet hoe ze kunnen helpen of wat ze moeten doen.
Verantwoordelijkheden van de uitvoerende sponsor
De uitvoerende sponsor is essentieel voor het succes van een project. Er zijn veel redenen waarom projecten mislukken, maar een gebrek aan draagvlak in een organisatie hoort daar niet bij. Uitvoerende sponsors moeten:
- Neem de verantwoordelijkheid op uitvoerend niveau voor de uitkomst van een project
- Charter het project en geef autoriteit aan de projectmanager en kernteamleden
- Ondersteun de zoektocht van het projectteam naar middelen en zichtbaarheid
- Zorgen voor de aanwezigheid en ondersteuning van effectieve teamwaarden, inclusief verantwoording en transparantie
- Ondersteun het team bij buitengewone moeilijkheden
- Verdedig het projectteam tegen organisatorische inmenging
- Blijf betrokken en geïnteresseerd
- Wees net zo verantwoordelijk als de projectmanager en teamleden als het initiatief mislukt
Aanwezigheid van uitvoerende sponsor
Bij afwezigheid van een ondersteunende uitvoerende sponsor vallen alle bovengenoemde verantwoordelijkheden bij degenen die al overbelast zijn projectleider, die doorgaans de invloed mist bij andere managers of leidinggevenden die mogelijk weerstand bieden aan het project.
Het ontbreken van een effectieve sponsor verhoogt het risico op projectproblemen, inclusief maar niet beperkt tot falen, suboptimale prestaties, hogere kosten- en kwaliteitsdoelstellingen en mogelijk een groter team onrust.
Simpel gezegd, de aanwezigheid van een effectief hoofdsponser is een positieve verschilmaker voor het project dat ze hebben gesponsord. Gezien het overduidelijke belang van de rol, zou het redelijk kunnen zijn om aan te nemen dat de meeste organisaties hun werk met uitvoerende sponsors serieus nemen.
Organisatorische behandeling van de rol
Hoewel het redelijk zou zijn om te verwachten dat de meeste bedrijven volwassen praktijken zouden vertonen rond de rol van de uitvoerende sponsor in een tijdperk waarin projectmanagementpraktijken goed ingeburgerd zijn, is de situatie precies de tegenovergestelde.
- Veel bedrijven hebben geen formele praktijken rond sponsoring door leidinggevenden
- Weinig bedrijven hebben een geformaliseerde opleiding of gestandaardiseerde beschrijving van de rol en verantwoordelijkheden van de sponsor
- Zeldzaam is het bedrijf dat training geeft aan hun uitvoerende sponsors
- Er is weinig consistente overeenstemming over de verantwoordelijkheid van de sponsor voor het succes van het project
- De meeste projectmanagers uiten hun frustratie over het gebrek aan steun van hun sponsors
Volgens het Project Management Institute in 2018 38% van de organisaties onderzocht had geen actieve uitvoerende sponsors voor projecten.
Hoewel de huidige praktijk van sponsoring door leidinggevenden ruimte voor verbetering laat, hebben projectmanagers geen andere keuze dan door te gaan met hun initiatieven. Er zijn echter enkele stappen die projectmanagers kunnen nemen om de broodnodige uitvoerende ondersteuning te werven.
Stappen om uitvoerende ondersteuning te krijgen
- Werven van een sponsor. Als uw project strategische implicaties heeft voor uw bedrijf, direct voor klanten of indirect door om efficiëntere en effectievere interne activiteiten ter ondersteuning van klanten mogelijk te maken, dient u een sponsor. Werk rechtstreeks samen met uw rapport-aan-manager of het hoofd van uw Project Management Office om het belang van het project te benadrukken en om hulp te vragen. Benadruk de rol en verantwoordelijkheden van de sponsor en wijs erop industrie onderzoek die een verband legt tussen projectsucces en effectieve sponsoring.
- Train je sponsor. Benadruk de rol van de sponsor als strategisch, niet tactisch of als boegbeeld. De meeste leidinggevenden komen in de rol van sponsor zonder formele training of zelfs context voor hun verantwoordelijkheden. Hoewel u zich in de ietwat ongemakkelijke rol bevindt van het opleiden van een leidinggevende, zullen de meeste van deze personen uw context en begeleiding waarderen. De kwesties van verantwoordelijkheid, versterking van waarden en bescherming van het team moeten uw primaire focus zijn bij het in dienst nemen van uw executive sponsor.
- Betrek en betrek uw sponsor actief. De beste projectmanager en uitvoerende sponsorrelaties zijn zeer interactief. Het is belangrijk voor de twee partijen om een duidelijk communicatieprotocol op te stellen voor updates over projectactiviteiten en voor het signaleren van en reageren op noodsituaties. De projectmanager moet de uitvoerende sponsor aanmoedigen om status- of teamvergaderingen bij te wonen van tijd tot tijd om oprechte interesse te tonen en om te dienen als een actieve cheerleader voor de organisatie voor het team successen.
- Vraag om coachingondersteuning van je sponsor. Het is altijd nuttig om iemand met meer ervaring dan jij te hebben die je prestaties observeert en constructieve en positieve feedback geeft en coacht.
- Benut de sponsor zorgvuldig voor de grote problemen. Pas op dat u niet te veel beroep doet op uw sponsor voor tactische kwesties. Het beste gebruik van uw sponsor is het helpen veiligstellen van middelen, dienen als woordvoerder van het projectteam voor de bredere managementgroep en u helpen essentiële teamwaarden te versterken.
De laatste worp
De rol van de uitvoerende sponsor is een van de belangrijkste puzzelstukjes voor het succes van projectinitiatieven. Succesvolle projectmanagers begrijpen hoe belangrijk deze rol is en werken aan uitvoerende ondersteuning op het juiste niveau en met de juiste intensiteit.
Als de sponsor afwezig of vaag is, neem dan de verantwoordelijkheid op u om uw executive sponsors te rekruteren en/of op te leiden om u, uw team en uw bedrijf te ondersteunen voor succes.
