Je steekt veel tijd en energie in het vinden en aannemen van de juiste persoon. Je moet evenveel moeite doen om ervoor te zorgen dat ze slagen. Onboarding is de manier om dat te doen. Onboarding is het proces van het integreren van een nieuwe werknemer in het bedrijf en het geven van de tools, informatie en introducties die ze nodig hebben om te slagen in hun nieuwe baan.
Het onboardingproces
Het onboarding-proces begint al voordat u iemand in dienst neemt. Het gaat door wanneer u de persoon in dienst neemt en wanneer deze begint te werken. En een goede onboarding gaat nog even door nadat de nieuwe medewerker in dienst is getreden.
Begin voordat u inhuurt
Of u nu een nieuwe functie aanneemt of een werknemer vervangt die is vertrokken, de eerste fase van onboarding begint zodra u de bevoegdheid krijgt om aan te nemen. Het is wanneer u ervoor zorgt dat de fysieke omgeving gereed is. Dit zijn dingen die elke werknemer nodig heeft, dus u kunt ze van tevoren doen, want ze zullen hetzelfde zijn, ongeacht wie u inhuurt.
Maak de fysieke ruimte gereed
Is er een kantoor of bureau toegewezen? Is het in goede staat? Als er een slot op zit, de sleutel daar? Is er een telefoon? Is de telefoon aangesloten?
Zorg dat de computer of andere benodigde hulpmiddelen gereed zijn
Kun je de computer nu instellen of moeten ze ervoor tekenen als ze beginnen? Zorg ervoor dat IT een computer beschikbaar en geoormerkt heeft voor uw nieuwe medewerker. Zorg ervoor dat ze de computer configureren met alle software en toegangsrechten die de persoon in deze functie nodig heeft.
Is er een checklist?
Veel bedrijven hebben checklists die u door deze stappen kunnen leiden. Als die van jou dat niet doet, kun je er zelf een maken uit deze lijst.
Voordat de nieuwe werknemer begint
Nadat je de nieuwe medewerker hebt geselecteerd en voordat de persoon begint, zijn er meer dingen die je kunt doen om de onboarding succesvoller te maken.
Krijg hun persoonlijke informatie
U hebt de naam van de persoon, het burgerservicenummer, enz. uit hun toepassing. Zorg ervoor dat u weet hoe ze willen worden aangesproken (wil de persoon bijvoorbeeld Bob of Robert heten).
Breng de ondersteuningsafdelingen op de hoogte
Informeer Personeelszaken (HR), Salarisadministratie, Facilitaire Zaken, Informatietechnologie (IT) en iedereen die de naam, titel, rapporterende supervisor en startdatum van de nieuwe werknemer moet weten. Neem contact met hen op om ervoor te zorgen dat ze zich van tevoren voorbereiden op de aankomst en onboarding.
Voeg ze toe aan distributielijsten
Zorg ervoor dat IT de benodigde e-mailaccounts aanmaakt en voeg vervolgens de nieuwe persoon toe aan de e-maildistributielijsten waarop ze moeten staan. U wilt dat de nieuwe medewerker de juiste e-mail ontvangt zodra deze begint.
Controlelijst?
Nogmaals, er kan een checklist zijn voor elk van deze verschillende afdelingen. Zo ja, zorg dan voor een kopie en gebruik deze om er zeker van te zijn dat ze zich voorbereiden. Zo niet, verzin er dan zelf een en deel het met hen.
Wanneer de nieuwe werknemer begint
Er is meer van het onboardingproces dat moet worden voltooid zodra de werknemer begint. Van het verwelkomen tot het invullen van het benodigde papierwerk en het inrichten van hun nieuwe werkplek.
Het komt erop neer
Hoe eerder u begint met het onboarding-proces voor een nieuwe medewerker, hoe groter de kans dat u de nieuwe medewerker snel en goed in het bedrijf integreert.
