U hoeft niet ver te zoeken om artikelen van experts op het gebied van timemanagement te vinden. Ervaren goeroes en andere experts keuren bijeenkomsten af en stellen voor dat u deze vaak vermijdt, inkrimpt of er op een andere manier van afziet moeizame zakelijke tijdverspillers.
Toch moeten we elkaar soms gewoon ontmoeten. Tijdens vergaderingen zijn er enkele goed gedefinieerde methoden om een productieve vergadering te houden. Sommige technieken die u kunt gebruiken terwijl u deze methoden gebruikt, zullen uw vergaderingen productiever en soepeler maken.
Elimineer "Ga rond de tafel"-updates
Je kent deze ontmoeting. Stop achttien mensen in een kamer en eis dan dat iedereen een update deelt die typisch klinkt als pogingen om het bestaan te rechtvaardigen.
CEO's en senior leiders zijn berucht om het leiden van deze vergaderingen, omdat ze naïef geloven dat dit een geweldige manier is voor iedereen om te horen wat er in het bedrijf gebeurt. In werkelijkheid stemmen mensen meestal af en concentreren ze zich op het plannen van hun eigen update waar niemand naar zal luisteren.
U kunt in plaats daarvan relevant nieuws delen, waaronder financiële resultaten, grote gewonnen klanten of updates over organisatiebrede initiatieven. Verleng ook het aanbod voor individuen om belangrijke kwesties aan de orde te stellen.
Als er iets opmerkelijks en niet algemeen bekend is gebeurd, moet iemand dat delen. Als een groep hulp nodig heeft van een andere groep, meld het verzoek dan. Dwing anders niet alle aanwezigen om te delen.
Updates via technologie
U hoeft geen vergadering te beleggen voor iets dat u kunt opzoeken. Maak gebruik van de huidige technologische hulpmiddelen om ervoor te zorgen dat uw werkteams een actuele en zichtbare statusupdate bijhouden waar iedereen deze met een muisklik kan zien.
Als u moet vergaderen, halveer dan de geplande vergadertijd of gebruik agile benaderingen en houd korte "stand-up"-sessies. Wees draconisch over de uitweidingen en afleidingen die deze sessies verlengen. Focus op het delen van status' en van mensen eisen dat ze problemen buiten dit forum oplossen.
Ongestructureerde brainstormbijeenkomsten
Werk aan het definiëren van het brainstormonderwerp en deel het voorafgaand aan de sessie met genodigden. Verzamel hun input en consolideer en post het of deel het zonder toeschrijving aan de ideeën. Gebruik de livesessie om te springen en voort te bouwen op de ingediende ideeën, om ze aan de lijst toe te voegen.
Weersta de drang om ideeën in deze sessie te evalueren. Gebruik andere technieken die de socialisatiedruk minimaliseren, zoals hersenschrijven. En consolideer vooral de ideeën en creëer een niet-vergaderingsachtig proces om ze te evalueren. Als ze eenmaal naar behoren zijn geëvalueerd, archiveert u ze zodat u ze gemakkelijk kunt raadplegen in toekomstige sessies en situaties.
Diepgaande beoordelingen van operaties
Houd de diepe duiken en bedrijfsexamens privé en concentreer u op het delen van belangrijke operationele indicatoren, problemen en kansen. De groepsbijeenkomst is niet het moment of de plaats om een slecht presterend gebied of individu uit elkaar te halen.
Organiseer ter plekke een vervolgbijeenkomst, maar onderwerp niet iedereen aan uw zichtbare kruisverhoor over deze kwestie. Deins niet terug voor verantwoordelijkheid voor verbetering, maar elimineer de publieke schande van uw vergaderingen.
Verwijder spontane besluitvorming
Vreemd genoeg is de vergaderruimte een van de slechtste plekken voor snelle beslissingen. Een probleem voor het eerst aan de orde stellen en om een beslissing vragen, zet mensen voor de gek. Beslissingen vereisen meestal informatie en voorbereiding. Ze hebben misschien niet de juiste informatie voor zich, of zijn op de hoogte gebracht van de kwestie.
U kunt in plaats daarvan vóór groepsbijeenkomsten werken om de belangrijkste belanghebbenden te betrekken bij kwesties en opties. Vraag hun input, bied uw perspectieven en werk om gedeelde belangen te bemiddelen. Gebruik het vergaderforum om de belangen van de belanghebbenden te valideren en hun aanbevelingen te identificeren.
Hoewel u misschien nog steeds niet de onmiddellijke beslissing krijgt zonder nog een paar stappen, heeft u uw werkrelaties versterkt met uw werk voorafgaand aan de sessie en tijd bespaard in het proces.
Laatste gedachten
Mensen zijn van nature gemeenschappelijke wezens. Hoewel er verschillende technologische hulpmiddelen bestaan waarmee we verbinding kunnen maken zonder op dezelfde plek te zijn, helpt het soms om face-to-face te zijn.
Maak verstandig gebruik van deze tijd en toon uw respect voor deelnemers door vergaderingen te houden die de geïnvesteerde tijd minimaliseren en het delen van hoogwaardige informatie maximaliseren in een niet-bedreigende omgeving.
