Als beheerders, besteden we te veel van onze dag aan het proberen meer werk in minder tijd te stoppen. Een veel voorkomende reactie van overwerkte professionals op alle niveaus is proberen te multitasken door meerdere activiteiten tegelijkertijd uit te voeren. Het probleem is dat multitasking werkt niet.
Waarom multitasken niet de meest effectieve aanpak is
Stel je bijvoorbeeld voor dat als je 's ochtends je tanden poetst, je begint na te denken over de agenda voor een grote vergadering later op de dag. Er is niet veel van de verwerkingskracht van je hersenen nodig om je tanden te poetsen, en misschien kun je je concentreren op de agenda terwijl je je ochtendtandenreiniging mechanisch uitvoert.
Maar hoe zit het met twee taken die meer van de capaciteit van uw hersenen vergen? Misschien ben je aan het telefoneren terwijl je het ontbijt klaarmaakt. U kunt beide taken correct uitvoeren, maar de kans op fouten als gevolg van onoplettendheid is groot.
Chunking als alternatief voor multitasking
"Chunking" beschrijft hoe het gebruik van het menselijk geheugen werkt. Het is belangrijk om dit concept te onthouden als we kijken naar het tegelijkertijd uitvoeren van verschillende taken. We schakelen er eigenlijk tussen in plaats van ze tegelijkertijd te doen (hoewel het in het geval van tandenpoetsen kan lijken alsof ze gelijktijdig zijn).
Stel je voor dat je aan de telefoon bent als iemand je kantoor binnenkomt. Ze vragen om uw advies of een snelle beslissing over een kwestie. Je stopt even met luisteren naar de persoon aan de telefoon, scant het briefje voor je, krabbelt een antwoord en gaat terug naar het telefoongesprek. U deed de twee activiteiten (telefoongesprek en persoonlijk gesprek) niet tegelijkertijd.
Je deed eigenlijk drie taken achter elkaar: begon het telefoongesprek, voerde het persoonlijke gesprek en hervatte het telefoongesprek. Net als in het ontbijtvoorbeeld hierboven, had je ze allebei beter kunnen doen, en in minder totale tijd, als je ze na elkaar had gedaan in plaats van tegelijkertijd. De reden is dat wanneer u aan elke taak begint, u zich erop moet concentreren en aan de slag moet.
De ineffectieve opstarttijd van multitasking
Toen je het telefoongesprek begon, moest je erover nadenken, het telefoonnummer zoeken en bellen. Als je werd onderbroken, moest je uitzoeken wat de persoon van je wilde om een beslissing te kunnen nemen. Als u het telefoongesprek hervatte, moest u tenslotte onthouden waar u was gebleven. Je had misschien zelfs moeten zeggen: "Oeps sorry, er kwam iemand binnen. Wat zei je?"
Hoe meer starts en stops je gedurende de dag maakt, hoe meer van deze tijdrovende opstartmomenten je hebt. Deze momenten zijn niet-productieve tijd. Als je een dagelijkse rapportage moet maken, is het opstartmoment waarschijnlijk vrij kort in vergelijking met de rapportage die je alleen per kwartaal doet. Maar als je dat rapport aan het opstellen bent en je wordt gestoord, heb je elke keer bijna evenveel tijd om op te starten.
Stel dat u bijvoorbeeld in 30 minuten een rapport kunt schrijven zonder onderbrekingen. Het kan echter enkele uren duren als er gedurende de dag ongeplande taken en onderbrekingen opduiken. Deze aanzienlijke vertraging wordt vaak niet zozeer veroorzaakt door de daadwerkelijke onderbrekingen als wel door de tijd die nodig is om het rapport steeds opnieuw te starten.
Waarom je Chunking zou moeten proberen
Oké, soms moet je multitasken. Uw baan kan operationeel zijn, dus wat is beter dan multitasken? Chunking is beter voor productiviteit.
Chunking is het concept van het opdelen van je dag in grotere stukken in plaats van te reageren op constante onderbrekingen. Hoe meer tijd u kunt besteden aan specifieke taken, hoe minder opstartmomenten u zult hebben en hoe hoger uw efficiëntie. Doordat je minder tijd kwijt bent aan opstartmomenten, heb je meer tijd en krijg je meer gedaan. Als een bonus, omdat je je kunt concentreren op de enige taak die voorhanden is, zul je het beter doen.
Als zijbalk, project managers ontdekten lang geleden de kracht van deze techniek en creëerden hun eigen versie van "chunking" via het work breakdown structure-proces.
Hoe te beginnen met Chunking op het werk
Dus, hoe kun je beginnen met chunken?
- Begin klein tot je er gevoel voor hebt. Kies een enkele taak, misschien uw wekelijkse rapport.
- Zet de 30 minuten opzij waarvan je weet dat het gaat duren.
- Sluit je deur of hang een bord op met "Genius at work" of iets dergelijks en concentreer je dan op het rapport en niets anders dan het rapport.
- Negeer de telefoon.
- Controleer geen e-mail.
- Schrijf het rapport maar.
Probeer hetzelfde met telefoontjes, werknemersvergaderingen en andere reguliere activiteiten. Concentreer u, deel uw dagen uit en na een paar weken oefenen zult u zich efficiënter voelen en efficiënter zijn.
Het komt neer op
Verspil niet zoveel tijd aan multitasken. Maak in plaats daarvan jezelf meer efficiënt en productiever door te chunken. Hoewel de term onhandig is, is het concept effectief.
Bijgewerkt door Art Petty
