De inkoopkaart of P-kaart is een vorm van bedrijfscreditcard die wordt uitgegeven aan werknemers die vervolgens goederen en diensten kunnen aanschaffen zonder dat u de transactie via de traditionele inkoopprocedure hoeft te verwerken, zoals het gebruik van inkoopaanvragen of inkoop bestellingen.
Er zijn een aantal verschillende inkoopkaartprogramma's; sommige hebben alleen betrekking op het gebruik van door het bedrijf goedgekeurde verkoper, terwijl andere toestaan dat elke leverancier wordt gebruikt. De aankopen die een medewerker doet met een inkoopkaart zijn over het algemeen klein en van lage waarde. Veel negatieve reacties over inkoopkaartprogramma's zijn specifiek gericht op misbruik van de kaart door medewerkers. De voordelen van inkoopprogramma's zijn echter veel groter dan de risico's en kosten die gepaard gaan met het uitvoeren van het programma.
Voordelen van inkoopkaarten
De regering van de Verenigde Staten ontdekte dat aankopen van minder dan $ 2500 slechts 2 procent van de totale overheidsuitgaven uitmaakten, maar wel 85 procent van alle aankopen. Omdat de administratieve kosten van deze kleine aankopen vaak hoger waren dan de daadwerkelijke dollaruitgaven, nam het gebruik van inkoopkaarten bij veel overheidsdiensten toe. Een overheidsinstantie, het Ministerie van Handel, schatte dat het gebruik van inkoopkaarten bespaarde ze meer dan $ 22 miljoen per jaar aan administratieve kosten en de vermindering van inkoopverwerking tijd. Door het gebruik van de kaarten konden inkoopafdelingen hun inspanningen concentreren op de 15 procent van de totale inkoopuitgaven die goed zijn voor 98 procent van de totale uitgaven.
Uitvoeren van interne controles
Het misbruik van inkoopkaarten is voorpaginanieuws, maar dit misbruik komt vooral voor bij de overheid afdelingen, vertonen vaak een hoge dollarwaarde die echter minder dan de helft van een procent van de totale uitgaven. Toch komt misbruik voor, maar het kan worden beheerst door de juiste interne controles te implementeren om verspilling en misbruik te verminderen.
Een sterke directievoering is cruciaal voor een succesvol inkoopkaartprogramma. Het management moet duidelijk definiëren wat het toegestane gebruik van de kaart is en boetes definiëren en opleggen voor achterstallige betalingen, fraude en misbruik. Natuurlijk moeten de backoffice-procedures en -middelen aanwezig zijn om de controles te implementeren. Als er niet genoeg middelen zijn om misbruik van toegangskaarten te monitoren en aan te pakken, zal het misbruik doorgaan en toenemen, aangezien het gebrek aan betrokkenheid bij het programma wordt gezien door de gebruikers.
Wie krijgt een kaart?
Een ander negatief punt in aankoopkaartprogramma's is dat bedrijven denken dat ze kaarten moeten geven aan al hun werknemers die aankopen doen. Dit is niet het geval; het krijgen van een inkoopkaart is vertrouwen schenken. Een bedrijf moet de gebruiker van de kaart kunnen vertrouwen, aangezien deze in feite het geld van het bedrijf uitgeeft. Er moet een goedkeuringsproces zijn waar werknemers moeten worden geselecteerd, beoordeeld en goedgekeurd. Als een werknemer een slechte kredietwaardigheid heeft, moet hij dan een inkoopkaart van het bedrijf krijgen?
Bestedingslimieten opleggen
Zoals bij elke creditcard, moet er een kredietlimiet voor de gebruiker zijn. Creditcardmaatschappijen geven kaarthouders een limiet op basis van hun betalingsvermogen. Voor inkoopkaarthouders moeten bedrijven de kaarthouders een bestedingslimiet geven die past bij hun positie en hun waarschijnlijke uitgaven. Een persoon die als IT-analist werkt, hoeft bijvoorbeeld alleen printerinkt en kleine computerrandapparatuur aan te schaffen, wat in totaal misschien maar een paar honderd dollar per jaar kost. De bestedingslimiet voor deze werknemer moet dit weerspiegelen en hem mag geen algemene bestedingslimiet van $ 2.500 worden gegeven die aan alle IT-medewerkers kan worden gegeven. Uitgavenlimieten moeten periodiek worden herzien, zodat werknemers een passend niveau krijgen op basis van hun werkelijke uitgaven.
