Voor de meeste organisaties, het allerbelangrijkste stuk van kantoorartikelen is de telefoon. Zakelijke telefoonsystemen beginnen meestal met een prijs van een paar duizend dollar, en de prijs stijgt evenredig met de toename van de omvang van het systeem en het aantal functies dat u wilt.
De hier besproken business class telefoonsystemen zijn voor kantoren met tien personen of meer.
Welke functies je nodig hebt
De functies die waarde toevoegen aan uw bedrijf en uw bedrijf met de wereld verbinden, zullen de totale kosten van het telefoonsysteem verhogen. De verkoper van een telefoonsysteem zal proberen je alle toeters en bellen te verkopen (dat is hun taak), maar u moet naar elke functie kijken en beslissen of het waarde zal toevoegen aan uw bedrijf of u zal redden geld.
Basis kenmerken
Hier zijn enkele van de meest voorkomende functies die beschikbaar zijn op een zakelijk telefoonsysteem. Elk merk is anders, dus vraag de verkoper om een volledige lijst met opties.
De automatische begeleider
- Conferentiefuncties toestaan dat twee of meer extensies verbinding maken om te delen in een gesprek. Meestal is de standaardwaarde twee. Vraag bij meer dan twee deelnemers wat het maximum aantal deelnemers is. Bij sommige systemen kunnen alleen interne toestellen worden aangesloten. Als u externe telefonische vergaderingen nodig heeft, vraag daar dan ook naar.
- Geautomatiseerde directory stelt bellers in staat om het toestelnummer van een werknemer op te zoeken door de eerste paar letters van hun naam in te voeren.
- Voicemail maakt het mogelijk berichten achter te laten voor medewerkers die niet beschikbaar of aan de telefoon zijn. Sommige systemen kunnen voicemailberichten doorsturen naar de e-mail van een werknemer en laten afzonderlijke voicemailapparatuur van derden communiceren met hun apparatuur. Afhankelijk van de prijs kan dit u geld besparen.
- Gesprek in de wacht is de mogelijkheid om een gesprek in de wacht te zetten terwijl de gebruiker zich met andere zaken bezighoudt. Meestal bij het systeem inbegrepen.
- Doorschakeling geeft de gebruiker de mogelijkheid om alle oproepen tijdelijk door te schakelen naar een ander toestel of naar voicemail.
- Sneltoets slaat veelgebruikte telefoonnummers op en stelt de gebruiker in staat deze met een druk op de knop te bellen. Het is een handige tijdsbesparing voor vaak gebelde nummers.
- opnieuw kiezen maakt het mogelijk om het laatst gebelde nummer opnieuw te kiezen met een druk op de knop.
- Oproepen stelt een gebruiker in staat om via een omroepsysteem te spreken om een medewerker op te roepen of mededelingen te doen.
- Muziek op pauze geeft uw bellers iets om naar te luisteren terwijl ze in de wacht staan. Het kan muziek zijn of vooraf opgenomen berichten die reclame maken voor uw bedrijf.
- Noodstroom zorgt voor een alternatieve stroombron gedurende 10 tot 60 minuten in het geval van een stroomstoring.
Geavanceerde functies
Geavanceerde functies zullen aanzienlijke kosten met zich meebrengen voor het totale systeem en zullen gedurende de levensduur van het systeem blijvende kosten met zich meebrengen. Dit kan echter worden gecompenseerd door te verminderen klantenservice en tijdbesparende voordelen die ze met zich meebrengen.
- Afgelegen locatie functie maakt eenvoudige verbindingen mogelijk met externe werknemers of kleine externe kantoren door simpelweg een intern toestelnummer te kiezen.
- Vind mij / volg mij stelt gebruikers in staat hun telefoon op verzoek door te schakelen naar een andere telefoon, mobiele telefoon, huistelefoon, secretaresse, enz.
- Computer Telefoon Integratie (CTI) stelt het telefoonsysteem in staat om te communiceren met een computersysteem. Voorbeelden hiervan zijn de mogelijkheid voor een gebruiker om op een telefoonnummer op het scherm te klikken en het telefoonsysteem automatisch het nummer te laten kiezen (vermindert verkeerde nummers en bespaart tijd); of het doorgeven van het telefoonnummer van een klant aan een computer wanneer deze belt om het account van de klant op te halen en op het scherm weer te geven voor de medewerker voordat hij de telefoon opneemt. Deze optie is erg prijzig.
Hoe groot het systeem zou moeten zijn
De volgende vraag die u moet beantwoorden, is waar u de telefoons wilt hebben. De volgende lijst identificeert veelvoorkomende plaatsen waar u een telefoonextensie wilt vinden:
- Receptioniste
- Elk kantoor
- Fax apparaat
- Creditcardterminals, datapoorten
- Vergaderruimte
- Winkel/magazijn vloer
- Openbare ruimtes (wachtkamer, gangen, entrees, etc.)
Vervolgens moet u bepalen hoeveel gelijktijdige telefoontjes het kantoor binnenkomen en verlaten. De som van inkomende en uitgaande gesprekken op een bepaald moment is het aantal lijnen (of trunks) dat u nodig heeft.
Gangbare configuraties zijn 3, 8, 12, 16, 24 of 48 lijnen. Grotere systemen hebben uitbreidingsslots zodat u op een later tijdstip meer lijnen kunt toevoegen. Vergeet niet rekening te houden met toekomstige groei (25% is niet ongebruikelijk). Belangrijk: onderschat je dit, dan krijgen bellers een bezettoon als alle lijnen bezet zijn.
Een telefoonsysteemdealer zoeken
Een dealer vinden is niet moeilijk. U kunt eerst op internet zoeken naar "Telefoonapparatuur en -benodigdheden" om een dealer bij u in de buurt te vinden.
Beurzen voor zakelijke en kantoortechnologie zijn ook goede plekken om te beginnen. U kunt niet alleen de verkoop- en ondersteuningsmensen ontmoeten, maar u kunt misschien ook een systeem uitproberen.
Ten slotte is de beste manier om rond te vragen. Vraag mensen die je kent die een bedrijf hebben met een kantoor. U kunt ook hun beoordeling krijgen van de kwaliteit van de apparatuur en het geleverde serviceniveau.
Berekening van de totale kosten
De totale kosten van het systeem zullen bestaan uit de volgende componenten:
- Basiseenheid / systeem is de eenheid die de hele telefooninfrastructuur bestuurt. De kosten zijn afhankelijk van het aantal functies dat u heeft, het aantal telefoontoestellen dat het aankan en het aantal lijnen dat van het telefoonbedrijf komt.
- Handsets / Bureausets zijn de units die op de bureaus staan of aan de muur zijn bevestigd. Ze zijn er in verschillende stijlen, mogelijkheden en prijzen. Prijzen kunnen variëren van $ 70 tot $ 1.000. Voorbeelden zijn Basic (goedkoopste), Mid-level, Executive/High-End, Receptionistensets (duurste) en Vergadertafels. Andere opties zijn handsfree headsets en draadloze verbindingen. De meeste handsets zijn eigen en werken alleen met een basissysteem van die fabrikant. Als u een bestaand telefoonsysteem vervangt, kunnen de kosten van alle nieuwe handsets (als u van merk verandert) een upgrade naar het eerstvolgende hogere model de enige betaalbare oplossing maken die u heeft.
- bedrading is de bloedvaten van de organisatie en mag niet worden gemarginaliseerd. Als u een kantoor bouwt, installeer dan extra bedrading en stopcontacten in elk gebied waarvan u denkt dat u in de toekomst een telefoon nodig heeft. De kosten zijn een fractie van de kosten als u later terug moet gaan en gaten in de plafonds en muren moet slaan. Als u het installeert in een gebouw met bestaande bedrading, laat de dealer dan de bedrading controleren op compatibiliteit voordat u het contract tekent.
- Installatie en initiële configuratie zal het meest tijdrovende deel van het project zijn. Telefoonsystemen werken niet direct uit de doos en zullen hoogstwaarschijnlijk moeten worden geïnstalleerd en in eerste instantie geconfigureerd door een getrainde technicus. Om zo snel mogelijk aan de slag te kunnen, moet u ervoor zorgen dat dit in het contract wordt opgenomen. Andere bespreekbare opties zijn onderhoud, toekomstige aanpassingen en training van uw medewerkers.
Het maken van de definitieve beslissing
De uiteindelijke beslissing rust op uw schouders. Verkopers van telefoonsystemen kunnen agressief zijn, maar vergeet niet dat u "de klant" bent en de baas bent. Om de beste prijs te krijgen voor het systeem dat u wilt, dient u uw vereisten aan verschillende bedrijven te bezorgen en hen te laten bieden op het project. Zorg ervoor dat u een gedetailleerd voorstel krijgt dat alle hierboven beschreven gebieden dekt. U krijgt geen vergelijking van appels met appels terug, dus vraag of de kosten van de functies afzonderlijk worden vermeld (of gedetailleerd, als ze zijn opgenomen als een pakket met functies). Zo kunt u bepalen wat de prijsverschillen veroorzaakt. Als u nog steeds niet zeker bent van een duidelijke leider, vraag dan om een demo op de site van een bestaande klant. Vergelijk ten slotte de voorstellen en kies degene die aan uw behoeften voldoet, groei mogelijk maakt en, belangrijker nog, waar u zich het prettigst bij voelt.
