Gegevensback-up is cruciaal om de continuïteit van uw bedrijf te waarborgen. Als uw enige back-up zich op een enkele desktop-/laptopcomputer of mobiel apparaat bevindt en deze is verloren of gestolen, zijn uw bedrijfsgegevens verdwenen. En hebben papieren kopieën van bedrijfsgegevens is geen adequate gegevensbescherming; wat als uw bedrijfspand afbrandt of ernstig overstroomt? Opnieuw kunnen de gegevens die u nodig heeft om uw bedrijf voort te zetten, onherstelbaar verloren gaan.
Data verlies
Om Paul Simon te parafraseren: er zijn 50 manieren om uw gegevens te verliezen:
- Een harde schijf van een desktop/laptop of schade aan uw mobiele apparaat kan ertoe leiden dat uw gegevens niet meer kunnen worden hersteld
- Uw computer of telefoon kan worden gestolen - bedrijfsinbraken komen vaak voor en volgens statistieken van de FBI wordt 97% van de gestolen laptops/desktops nooit teruggevonden
- Gegevens kunnen per ongeluk worden verwijderd (of opzettelijk worden verwijderd door een ontevreden medewerker)
- Uw computer kan worden gekaapt door malware
- Uw online opslagaccounts kunnen worden gehackt
- Een ransomware-aanval kan uw bestanden ontoegankelijk maken totdat een aanzienlijke vergoeding is betaald
Een gegevensback-upregime is een must
Voor adequate gegevensbescherming moet u een gegevensback-upsysteem opzetten dat deze drie stappen volgt:
- Maak regelmatig een back-up van bedrijfsgegevens
- Maak back-ups op betrouwbare media of in de cloud
- Als u media gebruikt voor back-ups, bewaar de apparaten dan op een veilige, externe locatie
De basisregel voor de bescherming van zakelijke gegevens is dat als het verlies van de gegevens het zakendoen belemmert, u er een back-up van moet maken. Desktopsoftwareprogramma's kunnen indien nodig opnieuw worden geïnstalleerd, maar het herstellen van de details van transacties of zakelijke correspondentie is onmogelijk als die bestanden verloren gaan of onherstelbaar beschadigd raken.
Gegevensarchief versus gegevensback-up
Back-ups zijn normaal gesproken periodieke kortetermijnbeelden van gegevens voor noodhersteldoeleinden. Archivering daarentegen verwijst over het algemeen naar langdurige opslag van gegevens die niet langer regelmatig worden gebruikt, maar indien nodig kunnen worden hersteld (bijvoorbeeld een voltooid project of gegevens van een voormalige klant).
Maak een back-up van kritieke bedrijfsgegevens
Er zijn twee stappen voor een succesvolle gegevensback-up;
- Identificatie van de kritieke gegevens waarvan een back-up moet worden gemaakt
- Het uitvoeren van back-ups van de gegevens volgens een regelmatig schema
Wat moet er in een gegevensback-up staan? Van alle bestanden die u hebt gemaakt en/of gewijzigd, moet regelmatig een back-up worden gemaakt. Voor veel bedrijven omvat dit alles, van boekhoudbestanden tot e-mail.
Steeds meer zakelijke applicaties zijn beschikbaar via de cloud. Als u echter desktop-applicaties (niet-browser) gebruikt, kunnen deze opnieuw worden geïnstalleerd vanaf media of worden gedownload, en hoeft u dus geen back-up te maken.
Cloud opslag
Het gebruik van online back-upservices maakt het maken van back-ups van uw gegevens eenvoudig - en dat is slechts een van de redenen waarom cloud computing dat is ideaal voor kleine bedrijven. Maar cloudservices kunnen nog steeds kwetsbaar zijn voor gegevensverlies via hacking of sabotage door werknemers (denk aan het recente geval van het in Indianapolis gevestigde American College of Education, dat na het ontslaan van een IT-medewerker ontdekte dat hij voordat hij vertrok de beheerderswachtwoorden van de online accounts had gewijzigd, waardoor de universiteit geen toegang meer had tot hun gegevens). Het is geen slecht idee om af en toe lokale back-ups van cloudgegevens te maken.
Lokale gegevensback-ups
Als u uw gegevens lokaal opslaat (u maakt bijvoorbeeld geen gebruik van cloudopslag), kunt u uw back-ups vereenvoudigen door alle bestanden die moeten worden gearchiveerd op één schijf op uw computer te bewaren. Stel dat u een back-up moet maken van boekhoudbestanden, tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheets, foto's en e-mail.
Simpel gezegd Boekhouding, Microsoft Office (inclusief Outlook) en Paintshop Pro allemaal op een aparte schijf of onder een aparte map maakt het gemakkelijker om alle bestanden te archiveren die u daarmee hebt gemaakt of gewijzigd programma's. Het enige dat u hoeft te doen, is een back-up maken van het station of de map. Zodra u de kritieke gegevens hebt geselecteerd die u wilt archiveren, kunt u eenvoudig een back-upsoftwareprogramma installeren en gebruiken om uw bedrijfsgegevens volgens een regelmatig schema te archiveren.
Het wordt aanbevolen om elke nacht een back-up van uw gegevens te maken. Er zijn veel back-upsoftwareprogramma's beschikbaar waarmee u een schema kunt instellen waarmee automatisch een back-up van uw gegevens wordt gemaakt. Back-upsoftware die ook bestanden zipt en versleutelt, bespaart schijfruimte en verhoogt de gegevensbeveiliging.
Bewaar uw gegevensback-ups alleen op locatie als ze zijn opgeslagen in een brandveilige, onverwoestbare kluis. Investeren in een tapedrive of externe harde schijf en nauwgezet vasthouden aan een regelmatige back-up van gegevens schema helpt niet als al uw back-upkopieën van gegevens zich op één plek bevinden en die plek wordt getroffen ramp. Om echt veilig te zijn, moeten uw back-ups off-site worden opgeslagen. (Cloudback-up neemt deze zorg niet helemaal weg, maar is zeker beter dan veel fysieke locaties.)
Sommige bedrijven bewaren hun back-ups van gegevens in beveiligingsboxen bij banken. De vergoeding voor een kluis is fiscaal aftrekbaar als u een extra stimulans nodig heeft. Andere eigenaren van kleine bedrijven bewaren meerdere back-upkopieën van hun gegevens bij verschillende vrienden of familieleden thuis. Het maakt niet echt uit waar u ze bewaart, zolang de site die u kiest voor off-site gegevensback-up veilig is en u er regelmatig toegang toe hebt.
Online back-upservices
Zorg ervoor dat u gebruikt voor ultieme veiligheid sterke wachtwoorden, wijzig ze regelmatig en zorg ervoor dat de back-upbestanden versleuteld zijn (aangezien cloudopslag wordt gedeeld, versleutelen cloudproviders normaal gesproken gebruikersgegevens).
USB-drives (duim).
USB-sticks worden steeds groter in capaciteit en zijn ideaal voor snelle gegevensback-ups. Hoewel ze niet de capaciteit van externe harde schijven hebben, hebben ze snelle gegevensoverdrachtsnelheden en zijn ze zeer draagbaar. U kunt eenvoudig een back-up van gegevens maken op een USB-station en deze offsite meenemen. Omdat ze geen bewegende delen hebben, zijn USB-drives zeer betrouwbaar.
Externe harde schijven
Voor kleine bedrijven is het kopen en gebruiken van een externe harde schijf voor gegevensback-ups de aanbevolen methode. Externe harde schijven zijn niet duur in vergelijking met tapedrivesystemen. Ze zijn ook gemakkelijk te gebruiken; sluit gewoon de harde schijf aan op de USB-poort van uw computer. De meeste externe harde schijven worden geleverd met back-upsoftware.
Local Area Network (LAN)-opslag
Als u een lokaal netwerk (LAN) heeft, kunt u ook een back-up van bestanden maken op een andere computer of server. Als de back-upmachine zich echter op dezelfde locatie bevindt, kan deze kwetsbaar zijn voor diefstal of beschadigd raken door brand of overstroming. Om diefstal te voorkomen kan een server in een afgesloten kooi, kast of kast worden geplaatst.
Tape-opslag
Als u grote hoeveelheden gegevens wilt back-uppen (of regelmatig volledige gegevensarchieven wilt maken en bewaren voor langdurige opslag), zijn back-ups op tape de beste optie. Ze zijn zeer betrouwbaar en kunnen enorme hoeveelheden gegevens opslaan.
Maak er een back-up van of riskeer het te verliezen
Loop niet het risico uw bedrijfsgegevens kwijt te raken. De beste verdediging tegen zo'n ramp is een goede gegevensbescherming. Door een back-upsysteem te creëren dat regelmatig en regelmatig een back-up van uw bedrijfsgegevens maakt goed, zorgt u ervoor dat uw bedrijf alle stormen kan doorstaan die het tegenkomt en met zich meebrengt op. Onthoud - u kunt nooit teveel gegevensback-ups hebben!
