Wat is de beste aanhef om te gebruiken bij het schrijven van brieven en e-mails? Een brief beginnen met de juiste toon is belangrijk in formele schriftelijke of e-mailcorrespondentie, zoals een Voorblad of een bedankbriefje. Daarom is de begroeting die u gebruikt in deze correspondentie van belang. Voor informele communicatie kan uw aanhef minder formeel zijn.
Maak uzelf vertrouwd met algemene begroetingen om u te helpen het juiste niveau van vertrouwdheid en respect over te brengen in elke professionele situatie.
Richtlijnen voor het kiezen van aanhef
De aanhef is de begroeting aan het begin van een brief of e-mailbericht. Omdat de aanhef het eerste is dat een recruiter, rekruteringsmanager of een andere zakelijke contactpersoon doet kijk, het is belangrijk dat de begroeting een toon zet die door de persoon als gepast wordt geïnterpreteerd ontvanger.
Geschiktheid hangt af van:
- Hoe goed je de ontvanger kent
- Of u nu een schriftelijke of gedrukte brief of een e-mail verstuurt
- Het type brief dat u verstuurt
Over het algemeen geldt: hoe beter u de persoon kent en hoe informeler de correspondentie, hoe minder formeel de aanhef die u kunt gebruiken.
Aanhef in e-mails is doorgaans minder formeel dan die in geschreven of gedrukte brieven.
Formele briefaanhef
Groeten (of goedemorgen, goedemiddag): Beschouw deze opties als een iets formelere versie van 'Hallo' en 'Hallo'. Ze zijn geschikt voor formele geschreven of gedrukte brieven en e-mails aan mensen die u niet kent (of alleen terloops kent). Overweeg ze bijvoorbeeld te gebruiken bij het versturen van een nieuwsbrief naar een andere afdeling.
Beste: Deze aanhef is geschikt voor de meeste soorten formele schriftelijke of e-mailcorrespondentie. U kunt het gebruiken, ongeacht of u de persoon kent of niet en of de ontvanger van de brief een supervisor of een zakenrelatie is. "Beste" wordt vaak gebruikt in begeleidende brieven, vervolgbrieven en ontslagbrieven aan werkgevers. Werkgevers gebruiken het ook in acceptatie- en afwijzingsbrieven aan sollicitanten.
Voor wie het aangaat: Dit wordt gebruikt in formele schriftelijke of e-mailcorrespondentie wanneer u de specifieke persoon aan wie u schrijft niet kent. U kunt "Aan wie het aangaat" gebruiken wanneer u een vraag stelt over een baan waarop u wilt solliciteren of wanneer u solliciteert naar een baan, maar u weet niet de naam van de persoon die de zoektocht naar kandidaten leidt.
Informele briefgroeten
Hallo: Hoewel het een universele begroeting is, is "Hallo" over het algemeen alleen geschikt voor e-mailcorrespondentie. Ook daar mag je het alleen gebruiken in informele correspondentie met mensen met wie je al een professionele relatie hebt opgebouwd (bijvoorbeeld een bedankbrief aan een leidinggevende).
Hoi: Deze informele variant is alleen geschikt voor de meest informele e-mailcorrespondentie met mensen die u goed kent. Overweeg het bijvoorbeeld te gebruiken in een bedankbriefje aan een naaste collega.
Probeer de naam te vinden van een specifieke persoon in de afdeling waarmee u contact wilt opnemen. (Probeer een bedrijfswebsite of LinkedIn te gebruiken om een specifiek contact te vinden.) Het gebruik van de naam van de persoon geeft een persoonlijk tintje aan het bericht.
Hoe een aanhef te volgen
Voeg na de openingszin die aangeeft dat u bekend bent met de persoon (zoals 'Geachte') de eervolle vermelding en de naam van de ontvanger toe (zoals 'Mrs. Hudson" of "Doctor Zhivago"), een naam (voor- of voor- en achternaam, zoals "Abby" of "Peter Parker"), of een generieke titel ("Sir" of "Madam"), afhankelijk van uw relatie met de ontvanger.
Als je de persoon goed kent
Als je de persoon goed genoeg kent om de voornaam te gebruiken (bijvoorbeeld een huidige collega of supervisor), volg dan de aanhef met alleen de voornaam ("Beste Jamison").
Wanneer u de persoon niet kent
Als je de persoon niet goed kent, gebruik dan meneer/mevrouw. Achternaam, of Mr./Ms. Voornaam Achternaam. Als uw contactpersoon een genderneutrale naam heeft (zoals Taylor Brown) en u weet niet zeker of u dat bent als je een vrouw of een man aanspreekt, volg je de openingszin met de volledige naam van de persoon ("Beste Taylor Bruin").
Voor een potentiële werkgever
Gebruik voor een potentiële werkgever of leidinggevende altijd de heer of Mevr. tenzij u specifiek gevraagd is om de voornaam van de persoon te gebruiken.
Generieke groeten
De aanhef "Geachte heer of mevrouw" of "Aan wie het aangaat" kunnen door sommigen als achterhaald worden opgevat, maar het is beter om conservatisme te kiezen bij het behandelen van correspondentie binnen het bedrijfsleven relaties. Over het algemeen kan het geen kwaad om overdreven formeel te zijn, terwijl uw professionaliteit in twijfel kan worden getrokken als u voor een informele begroeting kiest.
Geslacht aanpakken
U kunt de juiste geslachtstitel gebruiken (zoals 'Meneer' of 'Mevrouw') als u het geslacht van de persoon weet, maar niet de naam. Hoewel u uw brieven altijd zo specifiek mogelijk moet adresseren, kunt u, als u het geslacht van de persoon niet kunt achterhalen, hun voor- en achternaam gebruiken: Beste Rory Smythe. Gebruik "Geachte heer of mevrouw" als laatste redmiddel.
Meerdere mensen aanspreken
Bij het aanspreken van meerdere mensen zijn bovenstaande groeten en begroetingen nog steeds van toepassing. U moet echter de namen van alle ontvangers opnemen als er drie of minder namen zijn.
Je kunt 'Hoi, Rick en Jen' of 'Beste Mary, Bob en Sue' schrijven. Maar als er meer dan drie namen zijn of als u de voorkeur geeft aan een groepsbegroeting, gebruik dan "All" of "Team" achter de naam ("Hallo allemaal" of "Beste team").
Onderbrekende begroetingen
Aan het einde van de begroeting moet u een komma of een dubbele punt plaatsen. Al het volgende is bijvoorbeeld acceptabel:
- Geachte mevrouw Brown:
- Geachte mevrouw Brown,
- Lieve Sarah:
- Lieve Sarah,
Dat gezegd hebbende, de dubbele punt is de meer formele optie, waardoor het geschikt is voor zowel schriftelijke als e-mailcorrespondentie. De komma daarentegen is een iets informelere keuze, waardoor hij geschikter is voor e-mails of informele geschreven of gedrukte brieven.
Wanneer overschakelen naar minder formele begroetingen
Houd er rekening mee dat bepaalde openingstermen in uw eerste een professionele toon overbrengen correspondentie kan een stijve toon overbrengen als deze in volgende berichten wordt gebruikt, op welk moment u de persoon beter.
Overweeg om formele termen zoals "Beste" of "Groeten" te reserveren voor het eerste aanspreekpunt en schakel vervolgens over naar meer bekende begroetingen en begroetingen (zoals "Hallo opnieuw") e-mails.
Verander ook de aanhef naarmate uw relatie met een zakelijk contact zich verdiept. Zodra een potentiële werkgever bijvoorbeeld supervisor wordt, kunt u overstappen van 'Beste' naar 'Hallo'. En als uw contactpersoon zich afmeldt met zijn voornaam en u aanspreekt met uw voornaam, dan kan dat beantwoorden.
Effectieve brieven schrijven
Een begroeting is een belangrijk onderdeel van formele correspondentie die de ontvanger aantrekt en een professionele toon zet. Er valt echter meer te leren over het schrijven van zakelijke brieven dan welke aanhef u moet gebruiken.
Je overall verbeteren vaardigheden voor het schrijven van zakelijke brieven zal u helpen een overtuigende kern van de brief op te stellen, zodat u dat interview kunt krijgen, een passende bedankbrief kunt sturen en uiteindelijk zakelijke contacten kunt winnen. Verwijzen naar voorbeelden van zakelijke brieven kan u helpen uw schrijfvaardigheden te evalueren en te perfectioneren.
Belangrijkste leerpunten
- De aanhef zet de toon. Kies een geschikte brief op basis van de manier van communiceren, hoe goed je de ontvanger kent en wat voor soort brief je verstuurt.
- Gebruik waar mogelijk de naam van de persoon. Als u er niet achter kunt komen wat het is, is "Aan wie het aangaat" of "Geachte heer of mevrouw" geschikt.
- Na verloop van tijd kunnen begroetingen minder formeel worden. Als je met iemand correspondeert, kan 'Beste meneer Smith' veranderen in 'Hallo, Bob'. Volg de leiding van de persoon met wie je communiceert. Bij twijfel is het beter om de fout te maken te formeel te zijn in plaats van te informeel.
