Ze zijn niet altijd ieders favoriet, maar vakantiefeesten zijn een hoofdbestanddeel van de meeste bedrijven. Ze zijn ook een geweldige kans als ze zorgvuldig worden gepland. Als u de taak heeft gekregen om het jaarlijkse kerstfeest voor uw bedrijf te plannen, moet uw doel zijn om het meeste uit uw speciale evenement te halen en tegelijkertijd de kosten beheersbaar te houden. Door zorgvuldig te evalueren hoe je dit feestfeest het beste kunt benaderen en uitvoeren, kun je een beleving creëren dat verhoogt niet alleen het moreel van het bedrijf, maar verhoogt ook de werknemerstevredenheid en het behoud van medewerkers in de hele bord.
Het is belangrijk om bij de basis te beginnen: welk thema moet het feest hebben, waar moet het plaatsvinden, hoeveel mensen komen er, wanneer mocht het gebeuren, en welk eten en drinken er tijdens de gelegenheid wordt geserveerd - voordat we verder gaan met gespecialiseerde planning en evenement executie.
Bepaal de basisprincipes voor uw vakantiebedrijfsfeest
Natuurlijk moet u, net als bij elk ander evenement of project, een projectplan maken waarin de evenementdetails voor het vakantiefeest van de werknemer worden geïdentificeerd. Thema, locatie, tijd, datum, aantal gasten, selectie van eten en drinken, decor en evenementenagenda moeten allemaal worden overwogen voordat u begint met het uitvoeren van uw evenement.
Elk goed feest heeft deze kernelementen nodig om succesvol te zijn, maar niet alles hoeft in steen gebeiteld te worden voordat je begint met het vastleggen van de details (zoals het beveiligen van een locatie, een cateraar boeken, of het plannen van een agenda).
Hoewel er veel manieren zijn om deze beslissingen te benaderen, en keuzes over ideeën op een hoger niveau, zoals thema en timing, vallen vaak op leidinggevenden van het bedrijf in plaats van de evenementproducent, is het het beste om met een team samen te werken om te beslissen welke details geschikt zijn voor uw specifieke bedrijf.
Kies de meest effectieve tijd om uw evenement te houden
De beste tijd om een personeelsfeestje te houden is waarschijnlijk tijdens de lunchpauze. Historische feestdaggegevens van Batalia Winston toont een groeiende trend in deze richting, aangezien bijna de helft van de bedrijfsevenementen in 2013 plaatsvond tijdens de lunchpauze.
Helaas heeft misschien niet iedereen de mogelijkheid om deel te nemen aan het evenement, omdat iemand achter moet blijven om de telefoontjes van klanten te beantwoorden en de zaken draaiende te houden. Maar een lunchpauze-evenement beperkt de kosten en vermindert de verplichtingen op de persoonlijke tijd en verplichtingen van werknemers.
Als je besluit om met een avondevenement te gaan, moet je overwegen welke avond het beste is. Hoewel sommigen misschien denken dat vrijdag de beste keuze is omdat de meeste werknemers een weekend vrij zijn, is dat ook zo ook de meest populaire dag van de week in restaurants en andere gelegenheden, met andere woorden, de duurste tijd. Er zijn maar weinig organisaties die zondagavond willen overwegen, dus het lijkt erop dat de volgende beste optie maandagavond is, omdat het meestal de langzaamste avond is in restaurants.
Overweeg een feest te organiseren in het laagseizoen
In plaats van standaard naar het jaarlijkse kerst- of Thanksgiving-feest te gaan, kunt u overwegen een evenement dat speciaal is bedoeld voor waardering door werknemers, wanneer niets anders het kantoor verstopt kalender?
Begin oktober en eind januari zijn mooie tijden om een jaarlijks waarderingsfeest te houden. Off-site locaties zijn meer beschikbaar en u kunt geld besparen op cateringkosten en feestpakketten tijdens een evenement buiten het seizoen.
Een nadeel van het organiseren van een jaarlijks waarderingsfeest in plaats van een traditioneel kerstfeest is dat werknemers zich deze traditie misschien niet zo gemakkelijk herinneren. Er is misschien een beetje extra hype nodig om ervoor te zorgen dat mensen het in hun agenda noteren.
Kies een team om het evenement te helpen uitvoeren
De kwaliteit van uw planningsteam hangt rechtstreeks samen met het kaliber van uw evenement. Het is belangrijk om het juiste team te vinden en leden te selecteren die bedreven zijn in het maken van een gedenkwaardig samenzijn.
Een kleinere groep individuen zal de planning waarschijnlijk doelmatiger en kosteneffectiever maken, maar veel organisaties betrekken een grote commissie van individuen zodat de stemmen van meer werknemers vertegenwoordigd zijn in de het plannen van het evenement. Aangezien het plannen van een feest tijd kost van de reguliere werkverantwoordelijkheden van de leden, is het waarschijnlijk het beste om een zo klein mogelijk team samen te stellen dat nog steeds representatief is voor uw bedrijf in het algemeen.
Ongeacht de grootte, u moet personen selecteren op basis van hun vermogen om andere werknemers positief te beïnvloeden. Een benoeming in het planningsteam kan ook als beloning of stimulans worden gebruikt. Die van de organisatie evenementenplanner moet samenwerken met een gemachtigde leider op het gebied van human resources of marketing - iemand die bevoegd is om het plan goed te keuren - om deze beslissingen te helpen nemen en de beste leden van het team te kiezen.
Maak een kosteneffectief feestmenu voor de feestdagen
Als het erom gaat te kiezen wat u uw werknemers te eten geeft tijdens uw vakantiefeest, kunnen een aantal trucs geld besparen en toch een uitstekende maaltijd bieden. Vergulde maaltijden zijn vaak voordeliger dan buffetten, en ze zorgen voor een elegantere presentatie dan wanneer iedereen in de rij staat en zichzelf bedient.
Natuurlijk, jouw menu moet het thema van uw evenement versterken en u moet proberen items te kiezen die uw thema bevatten evenementkleuren of -merk, maar dat betekent niet dat u duur vakantielinnengoed en andere hoeft te huren decor.
Bescheiden items of vers fruit selecteren voor centerpieces, alcoholgebruik beperken en hosten op een locatie die standaard is decoraties voor de feestdagen en prijsopties voor eten zijn allemaal uitstekende manieren om kosten te besparen en tegelijkertijd uw werknemers een goede ervaring te bezorgen.
Beslis over alcoholconsumptieniveaus en -limieten
Al jaren beperken organisaties om uiteenlopende redenen de alcohol op vakantiefeesten cap is een van de gemakkelijkere manieren om het budget te beheersen en beperkt de afleiding van de boodschap van het evenement.
Toch willen de meeste werknemers niet naar een bedrijfsfeest waar geen enkele vorm van alcoholische drank aanwezig is. Om deze reden wilt u uw drankselectie verkleinen of zelfs goedkope signature cocktails maken om de kosten te verlagen en het niveau van dronkenschap laag te houden.
U kunt ook overwegen om het menu te beperken tot alleen wijn, de bar eerder te sluiten of alleen drankjes aan te bieden tijdens de maaltijd om de kosten verder te verlagen en het risico te beperken dat werknemers te baldadig worden bij een bedrijf evenement. In ieder geval moet u zeker uw verzekeringspolis controleren om er zeker van te zijn dat u gedekt bent als er zich problemen voordoen alcohol gebruik.
Herinner werknemers aan de juiste etiquette
Het beste advies voor iedereen die een vakantiefeest bijwoont, is ervoor te zorgen dat u het zich herinnert etiquette om te komen en anderen zich op hun gemak te laten voelen. Maar het is ook een goed idee om eventuele specifieke basisregels vooraf in een kantoorbrede memo op te nemen.
Etiquette fouten te vermijden op het vakantiefeest zijn onder meer het vermijden van overmatig drinken, eten, klagen, te vroeg aankomen of te laat vertrekken, het dragen van ongepaste kleding en het meenemen van buitensporige gasten - dit alles kan niet alleen de ervaringen van anderen op het evenement beïnvloeden, maar ook bedrijfskosten.
Hoewel een jaarlijks bedrijfsfeestje bedoeld is om het team bij elkaar te brengen en de remmingen rond de werkplek te verminderen, herinner uw gasten daaraan ze vertegenwoordigen nog steeds het bedrijf, zelfs wanneer ze dit evenement na het werk bijwonen, en daarom wordt verwacht dat ze zich gedragen op een manier die geschikt is voor de werkplaats.
Overweeg een cadeau-uitwisseling op te zetten
Over het algemeen nemen veel organisaties een uitwisseling van geschenken tussen werknemers op tijdens hun vakantiefeesten. Als de organisatie echter groter is, kan dit misschien het beste op afdelingsniveau worden overgelaten in plaats van op het evenement voor alle medewerkers. Het kan moeilijk zijn om op zo'n schaal te organiseren, vooral als je bepaalde afdelingen en hun medewerkers niet kent.
Als er echter een geschenk wordt uitgewisseld, is het een goed idee voor de gastheer of organisator om een financieel plafond op de geschenken te zetten - misschien $ 10 - om lastige problemen met betrekking tot de prijs van geschenken te voorkomen.
Daarnaast het opzetten van een "witte olifant" of een soortgelijke vorm van all-inclusive cadeau-uitwisseling waar iedereen in het bedrijf voor is uitgenodigd deelnemen op individueel niveau kan organisatorische nachtmerries helpen voorkomen waarbij de ene gast geen cadeau krijgt omdat een ander het is vergeten neem er een mee.
Overweeg of fondsenwerving geschikt is voor uw evenement
Voedsel-, kleding- en speelgoedinzamelingen maken deel uit van de cultuur in veel organisaties, en sommige moedigen zelfs gelddonaties aan. Overweeg echter of uw bedrijfsbrede waarderingsfeest voor werknemers de juiste locatie is voor een mogelijkheid om geld in te zamelen.
Hoewel het erg handig is om een bepaald doel voor het kerstfeest onder de aandacht te brengen, kan het nuttig zijn voor de organisatie om alleen niet-contante geschenken en donaties in natura aan te moedigen die de liefdadigheidsinstelling ten goede kunnen komen ondersteund. Op deze manier krijgt iedereen de mogelijkheid om een geschenk aan te bieden tegen een waarde die past bij zijn eigen persoonlijke budget.
Evalueer leverancierssponsoring voor uw evenement
Sommige mensen denken misschien dat ze een verkoper krijgen sponsoren is een geweldige manier om de kosten van hun jaarlijkse vakantiefeest te compenseren; evenementplanners en hun klanten willen zich misschien concentreren op het feestdoel van het waarderen van werknemers in plaats van kosten uit te besteden aan gesponsorde leveranciers.
Werknemers hebben vaak het gevoel dat de kosten voor deze speciale evenementen moeten worden gedekt uit het exploitatiebudget van een werkgever. Als de organisatie het zich niet kan veroorloven om een waarderingsevenement voor haar werknemers te organiseren of als het geen deel uitmaakt van de bedrijfsplan om welke reden dan ook, dan mag de werkgever geen externe inkomsten zoeken om de kosten te dekken sponsoring.
