Wanneer iemand besluit een restaurant te openen, vooral voor de eerste keer, wordt hij meestal gedreven door een passie voor eten in combinatie met een toewijding aan gastvrijheid. Hoewel een goede chef-kok zijn en een winnende persoonlijkheid hebben, twee belangrijke ingrediënten zijn, zijn dat niet de enige. Als een klein bedrijf failliet gaat, is dat vaak tijdens het eerste jaar en meestal vanwege slechte zakelijke beslissingen en praktijken. Wanneer u een restaurant start, is het opzetten van een goed boekhoudsysteem van het grootste belang om uw bedrijf de best mogelijke overlevingskans te geven.
Het ontwikkelen van een boekhoudsysteem voor restaurants is vergelijkbaar met het opzetten van een boekhoudsysteem voor een klein bedrijf, maar er zijn belangrijke verschillen waarmee rekening moet worden gehouden. Restaurants hebben kleine winstmarges, dus het is essentieel om op de hoogte te blijven van hun key performance indicators (KPI's).
Hoe een restaurantboekhoudsysteem werkt
Uw boekhoudsysteem houdt alle financiële transacties van het restaurant bij en bereidt rapporten voor op basis van die financiële transacties transacties, verzamel de juiste informatie voor belastingen en vat informatie voor u samen in een formaat dat u kunt begrijpen.
Met behulp van die informatie kunt u de financiële beslissingen voor uw restaurant nemen die uw uitgaven minimaliseren, uw winst maximaliseren en uw klanten tevreden houden. Zonder een restaurantboekhoudsysteem zou dit allemaal een warboel zijn en zou u niet over de informatie beschikken om u te helpen de beste beslissingen te nemen.
Volg deze stappen om een eenvoudig boekhoudsysteem voor restaurants op te zetten.
Stappen om een boekhoudsysteem voor restaurants te implementeren
Huur een boekhouder of accountant in
Tenzij u een accountant of boekhouder bent, samen met een chef-kok of restauranteigenaar, heeft u hulp nodig bij het opzetten van een restaurantboekhoudsysteem. Zelfs de kleinste coffeeshops moeten een financiële administratie bijhouden, zodat ze hun belastingaangifte kunnen doen en goede beslissingen kunnen nemen om het bedrijf draaiende te houden.
U zou moeten overwegen om een interne boekhouder in te huren en de boekhoudkundige diensten uit te besteden.
Er is een verschil tussen boekhouden en boekhouden. Boekhouden is het proces van het vastleggen van financiële transacties en het organiseren van bonnen en andere documentatie. Boekhouding is ondertussen de praktijk van het analyseren van de informatie die door de boekhouder wordt verstrekt en het ontwikkelen van rapporten om de cijfers begrijpelijk te maken voor een niet-zakelijk georiënteerde persoon. Een andere optie is om zelf de boekhouding te doen en alleen een accountant aan te houden. Het is een pluspunt als je een boekhouder en accountant kunt inhuren die bekend is met de horeca.
Kies Boekhoudsoftware
Er zijn een aantal robuuste boekhoudsoftware voor restaurants. U wilt er een kiezen die gemakkelijk te leren en te gebruiken is, maar die krachtige rapportage- en financiële analysefuncties biedt. U moet rekening houden met software die winst- en verliesrekeningen (inkomsten) en andere financiële overzichten genereert. De software moet ook functies voor voorraadbeheer hebben en moet worden geïntegreerd met salarisadministratiesoftware als u de salarisadministratie intern uitvoert.
Andere belangrijke functies zijn facturering, debiteuren- en crediteurenbeheer, personeelsplanning en menuplanning om er maar een paar te noemen.
De complexiteit van uw restaurant en zijn aanbod zouden moeten helpen bij het bepalen van de software die u aanschaft. Uw boekhouder of accountant kan u adviseren over het softwarepakket dat u het beste kunt kiezen.
De salarisadministratie van restaurants is ingewikkeld met verschillende salarissen, fooien en wisselende werkschema's. Het is vaak een goed idee om besteed uw salarisadministratie uit aan uw accountant of naar een salarisadministratie. Doe je de salarisadministratie in eigen beheer, dan moet je kiezen salarissoftware. Hetzelfde geldt voor fiscale planning en voorbereiding.
Selecteer uw boekhoudmethode
U moet een aantal beslissingen nemen die hand in hand gaan met het kiezen van uw boekhoudsoftware. Eerst moet u beslissen of u enkelvoudige of dubbele boekhouding gebruikt om uw boeken te ordenen. Omdat in de restaurantindustrie inventaris wordt aangehouden, is dubbel boekhouden meestal aan te raden.
U moet ook beslissen of u contant of transactieboekhouding wilt gebruiken. Boekhouding op transactiebasis geeft u een nauwkeuriger financieel beeld, omdat inkomsten en uitgaven worden geregistreerd zodra er transacties plaatsvinden.
Kies een Point-of-Sale (POS)-systeem voor Cash Management
Een verkooppunt (POS) is de plaats waar een klant betaalt voor zijn maaltijd en andere producten of diensten die hij in een restaurant heeft gekocht. Restaurants hebben bepaalde functies nodig in hun POS-software, zoals het bijhouden van verkopen. Sommige POS-pakketten kunnen helpen bij het opstellen van menu's en tijdregistratie voor werknemers. Restaurants hebben ook POS-software nodig met sterke voorraadbeheerfuncties voor zowel de front-of-house als de backoffice. De software kan zelfs helpen bij het opstellen van de salarisadministratie.
Het kassasysteem van een restaurant zou een toetsenbord bij de kassa moeten hebben vanwege het grote aantal creditcardtransacties. Klanten kunnen dan hun creditcard gebruiken om een contactloze transactie te doen.
Stel het rekeningschema van het restaurant samen
Het rekeningschema is een lijst van alle vijf categorieën rekeningen die de resultatenrekening en de balans vormen. Deze rekeningen zijn activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven. Geld stroomt in en uit deze rekeningen tijdens de normale gang van zaken. Wanneer u geld uitgeeft of geld verdient, debiteert en crediteert u deze rekeningen op de juiste manier volgens boekhoudkundige principes.
Elk van deze accounts heeft subaccounts die branchespecifiek zijn. Een rekeningschema voor een restaurant zal bijvoorbeeld anders zijn dan een rekeningschema voor andere soorten bedrijven. Zie onderstaand voorbeeld:
Als u investeert in boekhoudsoftware voor restaurants, helpt dit u bij het opzetten van een geschikt rekeningschema voor uw restaurant.
Hoe de geldstroom van het restaurant te volgen
Er zijn specifieke rekeningen in een rekeningschema die vooral belangrijk zijn voor restaurants. Houd het volgende goed in de gaten:
Loonlijst
Misschien wel de meest problematische rekening in restaurants is de salarisadministratie. Restaurantmedewerkers kunnen zowel fulltime als parttime werken met verschillende beloningen. Het is aan te raden om uw salarisadministratie uit te besteden of hiervoor in ieder geval specifieke salarissoftware te gebruiken.
Inventaris
In een restaurant bestaat je inventaris uit twee brede klassen: eten en voorraden. Houd uw inventaris bij, zodat u niet te veel heeft, wat als verspilling zal eindigen, of te weinig, wat uw verkoop zal schaden. U wilt uw gemiddelde dagelijkse voorraad zo laag mogelijk houden zonder tekorten te veroorzaken. Uw POS-software is van onschatbare waarde om u te helpen uw voorraad bij te houden.
Crediteuren
Crediteuren is wat u uw leveranciers verschuldigd bent en staat vermeld op uw balans. Wanneer u een factuur ontvangt, voert u deze in uw boekhoudsoftware in. Zo kom je niet te laat met het betalen van je rekeningen. Een goede relatie met uw leveranciers en leveranciers helpt uw bedrijf soepel te laten verlopen.
Geldstroom
Houd bij hoeveel contant geld uw bedrijf binnenkomt en verlaat. Het is handig om uw cashflow op dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse basis te kennen. Door zowel een kasbudget als een kasstroomoverzicht te ontwikkelen, kunt u uw kasstroom volgen.
verkoop
Het is belangrijk voor een restauranteigenaar om te weten hoeveel van uw omzet uit eten komt en hoeveel uit dranken. U kunt dit verder opsplitsen in eetmaaltijden, afhaalmaaltijden en zelfs in verschillende menu-items door uw boekhoudsoftware te gebruiken.
Prijs van de verkochte goederen
De kosten van verkochte goederen (COGS) in een restaurant bestaan uit al het voedsel en de benodigdheden die zijn gebruikt om de items op uw menu te maken. U moet COGS onderscheiden van de andere kosten van het runnen van een bedrijf, zoals huur en nutsvoorzieningen of bezettingskosten. Het rekeningschema voor een restaurant vermeldt alle bezettingskosten als uitgaven, terwijl voedsel en benodigdheden worden vermeld onder COGS.
Welke rapporten zijn belangrijk voor restaurantboekhouding
Er zijn rapporten die specifiek zijn voor restaurantboekhouding en andere rapporten die alle kleine bedrijven moeten bijhouden voor zowel belastingen als verantwoording. De restaurantspecifieke rapporten schetsen uw KPI's. Deze rapporten kunnen meestal worden gegenereerd door de boekhoudsoftware van het restaurant en de POS-software:
- Dagelijks verkooprapport: Met dit rapport kunt u uw verkopen van week tot week of van maand tot maand vergelijken om te zien hoe uw restaurant het doet voordat u de kosten aftrekt.
- Voedsel kosten: U moet zien hoeveel voedsel kost in vergelijking met de totale opbrengst van de verkoop van voedselproducten. Uw kassasysteem levert deze cijfers.
- Bewoningskosten: Deze kosten, zoals huur en nutsvoorzieningen, zijn uw vaste lasten en veranderen niet veel.
- Prima kosten: dit rapport vergelijkt uw arbeidskosten plus COGS met uw omzet. Doorgaans vormen arbeidskosten, inclusief salarisadministratie en personeelsbeloningen, ongeveer 30% van de omzet. De primaire kosten in een restaurant vormen het grootste deel van uw uitgaven. Houd de prime-kosten goed in de gaten, want daar kunt u het meeste geld besparen.
- Bedrijfskosten: Deze uitgaven zijn alles wat niet wordt gedekt door prime cost en bezettingskosten, zoals bijvoorbeeld marketing- en advertentiekosten.
Dit zijn de rapporten die elk klein bedrijf zou moeten bijhouden:
- Winst-en verliesrekening: De resultatenrekening is uw winst- en verliesrekening. Het toont uw uitgaven over een periode zoals een maand of een kwartaal. De resultatenrekening geeft een overzicht van uw inkomsten in vergelijking met uw uitgaven.
- Balans: De balans laat zien wat het bedrijf bezit (activa) en wat het verschuldigd is (passiva), evenals het eigen vermogen. Als u meer verschuldigd bent dan u bezit, moet u stappen ondernemen om uw inkomsten te verhogen en uw schuldenlast te verminderen.
- Kasstroomoverzicht: Het kasstroomoverzicht toont de instroom en uitstroom van de contanten binnen uw bedrijf. Het is een hulpmiddel van onschatbare waarde om uw geldbehoeften bij te houden.
