Ben je bezig met een project? Of behoort wat u doet tot de dagelijkse bedrijfsvoering van uw bedrijf? Beide zijn vereist in een organisatie en zijn even geldig, maar het helpt om te begrijpen waar u aan werkt, zodat u beter kunt zien waar het in de algemene strategie past.
Er zijn vijf belangrijke verschillen tussen projectwerk en normaal werk (vaak afgekort als BAU). Met deze richtlijnen in gedachten zou het gemakkelijk moeten zijn om te zien of u aan projecten of BAU-werk werkt, of beide.
Tijdgebonden vs. Voortdurende
Projecten hebben een begin-, midden- en einddatum en zijn eenmalig. Dit is de projectlevenscyclus. In feite is het meest bepalende kenmerk van een project dat het een einde heeft. Gedurende deze tijd werken de projectmanager en het team aan het project. Aan het einde wordt het team meestal ontbonden.
BAU is aan de gang. U kunt natuurlijk een functie sluiten of een proces stopzetten als het niet langer nodig is voor het bedrijf, maar zelfs dat gebeurt meestal als een project. Een BAU-functie produceert doorlopend werk zonder voorzienbare einddatum.
Veranderaars vs. ID's wijzigen
Er is een verschil in de manier waarop met verandering wordt omgegaan in project- en BAU-werk. BAU-teams identificeren de noodzaak van verandering en projectteams implementeren die verandering.
Omdat BAU-teams het bedrijf runnen, zijn zij ook de eersten die weten wanneer de bestaande processen niet werken en niet langer nuttig zijn. Wanneer dat gebeurt, identificeren ze de noodzaak van verandering.
Een manager kan, als onderdeel van een strategische beoordeling, voorstellen welke veranderingen er nodig zijn om een eenheid zijn doelen te laten bereiken. Of een teamlid kan een wijzigingsvoorstel doen. Aan de andere kant van het spectrum heb je misschien een volledige businesscase opgesteld door een senior manager om veranderingen door te voeren die nodig zijn om hun divisie te helpen haar jaarlijkse doelstellingen te halen. Degenen die in BAU-rollen werken, realiseren zich misschien ook dat verandering essentieel is vanwege verschuivingen in het regelgevingskader of als onderdeel van het concurrentielandschap voor de organisatie.
Projectteams helpen bij het implementeren van al deze noodzakelijke veranderingen. Projecten leveren verandering aan en via de BAU-functies met behulp van projectmanagement. Dit gebeurt meestal nadat het project een businesscase en een goedkeuringsproces van het senior management heeft doorlopen.
Beheren vs. Risico beperken
Om de normale werking effectief te laten zijn, zult u merken dat de BAU-teams alle risico's voor de bedrijfsvoering proberen te beperken. Ze werken om de onzekerheid uit het bedrijfsleven te halen voor een betere organisatorische stabiliteit en herhaalbare processen.
Omdat ze uniek en onzeker zijn, vereisen projecten een zekere mate van risico. Het bedrijf maakt een kleine sprong in het onbekende door gewoon een project te doen, omdat het verandering introduceert en iets levert dat er voorheen niet was.
Projectteams benaderen risico dus op een andere manier dan BAU-teams. Projectmanagers proberen risico's te beheersen - zowel positieve als negatieve - om de beste resultaten te krijgen. Dat kan het beperken van risico's zijn om te proberen de kans dat het gaat gebeuren te beperken, maar het omvat ook andere risicobeheerstrategieën.
Kapitaal vs. Geen kapitalisatie van kosten
Projecten kunnen meestal worden gekapitaliseerd, en vaak kan BAU dat niet zijn, omdat u afhankelijk bent van bedrijfskosten voor uw lopende zaken zoals gewoonlijk. Met andere woorden, de boekhoudkundige behandelingen voor projecten en andere taken zijn verschillend.
Projectfinanciering heeft vaak betrekking op het in gebruik nemen van een bedrijfsmiddel, wat betekent dat de kosten kunnen worden geactiveerd. In sommige gevallen, afhankelijk van waar ter wereld u zich bevindt en uw lokale boekhoudregels, kunt u zelfs projectkosten onder de streep nemen.
BAU-kosten worden normaal gesproken beschouwd als bedrijfsuitgaven en worden bijgehouden in de winst- en verliesrekeningen van het bedrijf.
Projectfinanciering en bedrijfsfinanciering in het algemeen is een zeer gespecialiseerd gebied, dus het is altijd het beste om advies in te winnen van uw financiële experts voordat u een oordeel velt over wat wel en niet moet worden gekapitaliseerd in uw organisatie. Boekhoudregels verschillen per land en zelfs per organisatie waar individuele bedrijven bepaalde processen en werkwijzen hebben.
Crossfunctioneel vs. Functionele Teams
Ten slotte is er een groot verschil in de samenstelling van project- en BAU-teams. Bij projecten zijn meestal multidisciplinaire teams van deskundigen betrokken die zijn samengebracht om een bepaalde output te leveren.
Projectteams bestaan uit mensen die bepaalde rollen vervullen. Dit zijn geen functietitels, maar functies binnen het project met duidelijke verantwoordelijkheden. De belangrijkste rollen in een projectteam zijn:
- Project sponsor
- Projectleider
- Senior leverancier (de organisatie die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van het werk, dit kan een intern team zijn zoals IT of een externe aannemer of leverancier)
- Klant (dit kan een interne klant zijn, zoals een andere afdelingsmanager, of, in een klantenserviceorganisatie, de klant voor wie u het project levert)
- Vakexperts (mensen die voor de duur van het project of een deel ervan in het team zijn gebracht en die hun expertise gebruiken om bij te dragen aan het succes van het project).
BAU-werk daarentegen wordt beheerd door functionele teams. Ze zijn op zichzelf experts, maar gegroepeerd als een divisie. Er is normaal gesproken minder cross-functionele overlap met andere afdelingen, en ze hebben gedefinieerde doelen en een visie voor de rol die de afdeling speelt in het bedrijf. Een voorbeeld is een klantenserviceteam dat werkt als onderdeel van een grotere klantenserviceafdeling die telefoontjes en e-mails van klanten over uw product afhandelt.
Er kan enige overlap zijn omdat mensen van BAU-teams worden opgeroepen om deel te nemen aan projectteams.
BAU en projectconflicten
Projectwerk en BAU-werk kunnen mooi naast elkaar zitten, maar er is vaak spanning. Het gebeurt omdat projecten proberen de status quo te veranderen.
Ten tweede, als je mensen vraagt om lid te worden van je projectteam, kunnen ze last hebben van een loyaliteitsconflict. Ligt hun eerste verantwoordelijkheid bij hun dagelijkse baan of bij het project? Duidelijke doelstellingen en een sterke betrokkenheid van het management bij het project kunnen hierbij helpen, evenals het openhouden van de communicatielijnen zodat ze weten wat de prioriteiten moeten zijn.
Ten derde is het draaiende houden van het bedrijf altijd de prioriteit. Het heeft implicaties voor projectteams die mogelijk hun financiering zien verminderen, belangrijke middelen terugtrekken naar BAU rollen en tijdschema's vertraagd omdat het moeilijk is om de dagelijkse activiteiten van de organisatie draaiende te houden focus.
