Documentatie is het geschreven en bewaarde verslag van de arbeidsgebeurtenissen van een werknemer. Deze records bestaan uit overheids- en wettelijk verplichte elementen, documenten vereist door het bedrijfsbeleid en praktijk, documenten voorgesteld door de beste praktijken op het gebied van personeelszaken, en het formeel en informeel bijhouden van gegevens over tewerkstelling evenementen.
Documentatie over een dienstverband
De documentatie van een werknemer is een schriftelijk verslag van zijn of haar acties, discussies, prestatie coaching incidenten, getuige zijn van beleidsschendingen, disciplinaire maatregelen, positieve bijdragen, beloning en erkenning, onderzoeken, het niet behalen van vereisten en doelen, prestatie-evaluatie, en meer.
Beschouw arbeidsdocumentatie als uw geschiedenis van de relatie van een werknemer met uw organisatie - ten goede en ten kwade.
Door deze gegevens bij te houden, kunnen de werkgever en werknemer een geschreven geschiedenis bewaren van de gebeurtenissen en discussies die plaatsvonden rond een specifieke gebeurtenis. Documentatie van de arbeidsrelatie biedt een schriftelijke vastlegging die nodig kan zijn om dergelijke acties als werknemer te ondersteunen
Documentatie over werknemers, indien nodig, is over het algemeen zowel positief als negatief. Het is feitelijk, niet veroordelend. Het beschrijft gebeurtenissen zoals ze zich voordoen, niet gebaseerd op de meningen en gedachten van de toeschouwer over de gebeurtenis. De documentatie beschrijft ook de acties die zijn ondernomen in opmerkelijke gevallen, zoals het verstrekken van formele erkenning aan werknemers of het nemen van disciplinaire maatregelen.
Vergeet niet dat u documentatie moet maken die zo dicht mogelijk bij het moment van het incident ligt, zodat de gegevens tijdig, gedetailleerd en nauwkeurig zijn.
In een gerechtelijke procedure is documentatie over de prestaties van een werknemer in het verleden vaak cruciaal voor de uitkomst die de werkgever van de gebeurtenis ervaart. Het doel is een eerlijk beeld te geven van de prestaties van de werknemer zonder zich puur te richten op de negatieve gebeurtenissen.
Soorten documentatie
Beleid, procedures, de Werknemers handboek, En prestatie ontwikkelingsplannen zijn ook vormen van documentatie die vastleggen verwacht gedrag van medewerkers en werkplekvereisten om een ordelijke, eerlijke werkplek te behouden waarin werknemers weten wat er van hen wordt verwacht.
Records zijn ook de schriftelijke verklaringen van de beschuldigde, de aanklager en getuigen van vijandige gebeurtenissen op de werkplek waarbij sprake is van wangedrag van werknemers, zoals seksuele intimidatie of een andere ernstige overtreding.
Deze documentatie bevat ook permanente documenten, zoals de ondertekende sollicitatiebrief, schriftelijk Werkgeversreferenties, sollicitatiemateriaal zoals cv's en begeleidende brieven, en antecedentenonderzoeken. Afgezien van de personeelsdossier personeelszaken, ander papierwerk zoals de I-9 formulier (dat verifieert of de werknemer in aanmerking komt om in de VS te werken) wordt ook bijgehouden, evenals medische dossiers, FMLA-dossiers, enzovoort.
Documentatie kan ook informeel zijn, zoals het verslag van een manager van zijn of haar besprekingen met een werknemer gedurende een jaar. Het is belangrijk dat beheerders deze documentatie bij te houden over al hun rapporterende medewerkers. Geen enkele werknemer mag worden uitgekozen vanwege prestaties voor het documenteren. Dit anders behandelen van de ene werknemer dan de anderen kan later als discriminatie worden opgevat.
Documentatie kan formeel zijn en bij de werknemer worden bewaard personeelsdossier. Van werknemers wordt verwacht dat ze deze documentatie ondertekenen om te bevestigen dat ze een exemplaar hebben ontvangen en dat ze de inhoud in hun geheel hebben doorgenomen. De handtekening van de werknemer betekent niet dat hij akkoord gaat met de verklaringen in de documentatie.
Gebruik van documentatie
Documentatie van kritieke incidenten, of deze nu positief of negatief zijn, wordt ook aanbevolen, zodat managers een overzicht hebben van de prestaties van werknemers over een bepaalde periode.
Organisaties kunnen de documentatie die ze bewaren op andere manieren gebruiken. Dit kunnen procedures, werkinstructies en computersoftware-instructies zijn, om er maar een paar te noemen, maar voor de human resources-functie zijn dit de gebruikelijke toepassingen van documentatie. Het volgende gedeelte bevat instructies voor het documenteren op gepaste wijze.
Voorbeelden van prestatiedocumentatie
Documentatie over de prestaties van een werknemer stelt u in staat om dit te doen discipline, beëindigen of eerlijk promoten, belonen en herkennen medewerkers. Zonder documentatie is het moeilijk en mogelijk riskant voor de werkgever om voor een van deze acties te pleiten.
De werkgever moet mogelijke beschuldigingen over de discriminerende behandeling van werknemers. Afgezien van alle wettigheid, willen goede werkgevers een werkomgeving creëren die eerlijk en consistent is en de doelen en carrièreplannen van werknemers ondersteunt.
Deze omgeving wordt ondersteund door de professionele documentatie van de manager over de prestaties van de medewerkers - zowel lovend gedrag als acties die gecorrigeerd of verbeterd moeten worden. Hoe deze te documenteren, is eerder in detail besproken. De volgende situaties geven u meer voorbeelden van geschikte documentatie.
Documenteren van te laat komen en verzuim
Fout:
Mark komt meestal te laat op zijn werk. Mark mist te veel werk.
Rechts:
1 april: Mark meldde zich ziek en miste acht uur werk.
4 april: Mark arriveerde om 10.00 uur op zijn werk, twee uur te laat vanaf zijn geplande starttijd.
6 april: Mark maakte een afspraak met de dokter en bleef daarna thuis om een nieuwe oven te laten installeren.
12 april: Mark meldde zich ziek en miste acht uur werk.
Prestaties documenteren
Fout:
Maria is onbetrouwbaar. Ze doet bijna nooit wat ze beloofd heeft te doen.
Rechts:
2 mei: Mary beloofde dat de eerste versie van het productvoorstel ter beoordeling beschikbaar zou zijn tijdens de wekelijkse vergadering van vandaag. Mary produceerde geen ontwerpdocument zoals verwacht. Ze zei dat ze het te druk had gehad en dat de mensen van wie ze hulp nodig had, niet bij haar terug waren gekomen.
De manager antwoordde: Welke hulp had u nodig? Informatie? Wie heeft u niet teruggebeld en wat had u van hen nodig?
Carl en Michael moesten Mary op de hoogte houden van hun vorderingen.
Waarom heb je het zo druk dat je geen tijd had om je belofte na te komen? Gaat te veel verplichtingen aan met beperkte uren om ze na te komen.
Wat kan ik doen om je te helpen?
Wanneer stelt u het conceptdocument ter beoordeling ter beschikking?
Ten slotte
Deze voorbeelden geven een overzicht van hoe effectieve documentatie eruitziet versus documentatie die verkeerd is geschreven. Volg dit advies om beleid, prestaties en gebeurtenissen op uw werkplek effectief en legaal te documenteren.
Houd er rekening mee dat de verstrekte informatie, hoewel gezaghebbend, niet gegarandeerd is voor nauwkeurigheid en wettigheid. De site wordt gelezen door een wereldwijd publiek enarbeidswetten en de regelgeving verschilt van staat tot staat en van land tot land. Alsjeblieft zoek juridische hulp, of hulp van staats-, federale of internationale overheidsmiddelen, om er zeker van te zijn dat uw juridische interpretatie en beslissingen correct zijn voor uw locatie. Deze informatie is voor begeleiding, ideeën en hulp.
