Freelancers hebben volledige controle over hun belastingsituatie, meer dan degenen die in loondienst werken. Maar onafhankelijkheid kan een prijs hebben. Freelancers hebben te maken met een zwaardere belastingdruk en hebben meer verantwoordelijkheden voor het bijhouden van gegevens dan werknemers.
Voor freelancers en andere zzp’ers gelden enkele bijzondere fiscale omstandigheden. Belastingplanning voor zelfstandigen begint met begrijpen hoe u in de eerste plaats wordt belast.
Onafhankelijke contractant vs. Medewerker
Een freelance professional is een onafhankelijke contractant. De IRS heeft het volgende te zeggen over de regels die aannemers onderscheiden van werknemers:
"U bent geen onafhankelijke contractant als u diensten verricht die gecontroleerd kunnen worden door een werkgever (wat wordt er gedaan en hoe wordt het gedaan). Dit geldt ook als u vrijheid van handelen krijgt. Waar het om gaat, is dat de werkgever het wettelijke recht heeft om de details van de uitvoering van de diensten te controleren."
Het kan zijn dat een werkgever je opdraagt om je op maandag om 9.00 uur te melden en een bepaald rapport op te stellen. Als freelancer kun je contractueel overeenkomen om dat rapport op maandag te leveren, maar wanneer je dat daadwerkelijk doet, is aan jou.
Er zijn ook andere regels voor het definiëren van onafhankelijke contractanten, met betrekking tot hoe de werknemer wordt betaald en of ze bedrijfsvoordelen ontvangen.
Belastingen op inkomen uit zelfstandige arbeid
Zelfstandigen worden belast op hun netto-inkomen als zelfstandige: hun bruto-inkomsten verminderd met hun fiscaal aftrekbare beroepskosten. Dit nettobedrag wordt dan twee keer belast: een keer voor de reguliere federale inkomstenbelasting en een keer voor de zelfstandigenbelasting.
Dit klinkt onheilspellend, maar dat is het niet nogal hoe slecht het ook klinkt. Freelancers betalen dezelfde federale inkomstenbelastingtarieven op hun inkomen als werknemers. De zelfstandigenbelasting is wat een extra hap uit de inkomsten van freelancers haalt.
De belasting op zelfstandigen omvat Medicare- en socialezekerheidsbelastingen. U zou de helft van deze belastingen betalen en uw werkgever zou de andere helft betalen als u voor een werkgever zou werken. Maar freelancers zijn hun eigen baas, dus moeten ze beide helften van deze belastingen zelf betalen in de vorm van de zelfstandigenbelasting.
Belastingtarieven en drempels voor zelfstandigen
De belasting op zelfstandigen functioneert ongeveer als een vlaktaks. Eén maat voor iedereen: iedereen betaalt hetzelfde percentage aan Medicare en sociale zekerheid. Maar de socialezekerheidsbelasting is alleen van toepassing op inkomsten tot $ 137.700 in 2020 en $ 142.800 in 2021.
De socialezekerheidsbelasting is 12,4% van het netto-inkomen tot aan de drempel of "loongrondslag" en de Medicare-belasting is 2,9% van het totale netto-inkomen. Freelance professionals betalen deze volledige percentages. Werknemers betalen respectievelijk 6,2% en 1,45% en hun werkgevers betalen diezelfde bedragen.
Schema opstellen en archiveren SE
De IRS heeft een formulier voor het berekenen van de belasting voor zelfstandigen - Schema SE, dat u moet indienen bij uw belastingaangifte Formulier 1040.
Als er hier goed nieuws is, is het dat u een aftrek boven de lijn kunt claimen voor de helft van uw belastingplicht voor zelfstandigen op schema 1 van uw formulier 1040. Maar u moet nog steeds de totale zelfstandigenbelasting invoeren die u hebt berekend op schema SE op schema 2 van uw 1040.
Schema opstellen en archiveren C
U kunt uw netto-inkomen bereiken door schema C in te vullen met uw formulier 1040. Dit formulier is de "Winst of verlies uit bedrijf (eenmanszaak), "en u moet het ook bij uw belastingaangifte indienen. U bent een eenmanszaak als u geen werknemer bent en geen juridische stappen heeft ondernomen om uw bedrijf in een andere vorm op te zetten, zoals een bedrijf.
Schema C bestaat uit vijf delen. Tel al uw freelance-inkomsten op in Deel I. Vermeld geen inkomen dat u mogelijk heeft verdiend en dat is gerapporteerd op een W-2. Dit is het inkomen van werknemers en wordt apart belast op uw formulier 1040.
Veel aannemers freelancen naast een reguliere baan. Schema C heeft alleen betrekking op inkomsten die zijn ontvangen voor diensten die zijn uitgevoerd als een onafhankelijke contractant.
U kunt nu uw zakelijke kosten optellen en aftrekken van uw totale inkomen in Deel II. De delen III tot en met V behandelen enkele unieke uitgaven die u al dan niet heeft, zoals inventaris- of autokosten.
Na het invullen van uw schema C, heeft u uw netto inkomen als zelfstandige. U voert dat nummer in op Schedule SE, Schedule 1 en uw Form 1040.
Geschatte belastingbetalingen
Uw werkgever zou elke loonperiode inkomstenbelasting, socialezekerheidsbelasting en Medicare-belasting op uw loon inhouden en indienen dat geld namens u aan de federale overheid, samen met zijn eigen bijdrage aan uw sociale zekerheid en Medicare. Maar nogmaals, eenmanszaken zijn hun eigen baas, dus ze moeten dit allemaal zelf regelen.
De Belastingdienst geeft er de voorkeur aan dat u dit op basis van omslag doet. Freelancers moeten het hele jaar door belastingbetalingen doen door geschatte belastingen af te dragen. Dit kan een cashcrisis in april helpen voorkomen, tenminste als u het goed inschat, omdat alle laatste belastingbetalingen de meeste jaren vóór de belastingdeadline van 15 april moeten zijn betaald.
Geschatte belastingen zijn per kwartaal verschuldigd. De vervaldata voor belastingjaar 2021 zijn 15 april, 15 juni, 15 september en 15 januari 2022. Het is belangrijk om deze belastingbetalingen te plannen en te budgetteren.
De IRS heeft de gebruikelijke deadline voor belastingaangifte en betaling van 15 april verlengd tot 17 mei 2021 vanwege omstandigheden die verband houden met de pandemie. Belastingbetalers in Texas, Oklahoma en Louisiana hebben tot 15 juni 2021 de tijd vanwege een aangifte van een winterstormrampgebied.
Een aantal tips
Zakelijke aftrekposten spelen uiteraard een belangrijke rol bij het helpen van freelancers om hun federale belastingen onder controle te houden. Hoe meer legitieme, kwalificerende uitgaven u heeft, hoe lager uw belastbaar inkomen zal zijn.
Die stapel papier die u vorige week voor uw kantoor kocht, is aftrekbaar van de belasting. Maak er een gewoonte van om al uw bonnetjes op te slaan, zowel op papier als met een smartphone-app. Elke keer dat u geld uitgeeft, zou het een schokkerige reactie moeten zijn. Bewaar ook creditcard- en bankafschriften.
Ga eens per week met alles zitten terwijl al die aankopen en betalingen nog vers in je geheugen zitten. Zoek ze uit. Wat waren zakelijke uitgaven? Welke waren persoonlijk?
Schema C bevat regels voor enkele van de meest voorkomende aftrekkingen om u te helpen, zodat u er geen enkele mist, en u kunt ook andere aftrekken, zelfs als ze daar niet verschijnen, zolang ze maar 'gewoon en noodzakelijk' zijn. Dit betekent dat de meeste anderen in uw branche de dezelfde uitgaven die u doet en dat u geen inkomen zou kunnen genereren zonder er geld aan uit te geven - of u zou in ieder geval niet zoveel geld verdienen als u niet.
Een typische strategie voor belastingplanning voor freelancers begint met het bijhouden van inkomsten en uitgaven naarmate het jaar vordert, en vervolgens het berekenen van geschatte belastingen. Dan kunt u uw fiscale planning verfijnen, bijvoorbeeld door te investeren in een pensioenregeling of door uw afschrijvingsmethoden te optimaliseren. U kunt de IRS sturen wat u verwacht aan het einde van het jaar verschuldigd te zijn.
U kunt vaker dan elk kwartaal belasting betalen. Sommige freelancers hebben ontdekt dat het voor hun budget gemakkelijker kan zijn om maandelijks geschatte betalingen naar de IRS te sturen, en dit is prima.
Nadat u hebt berekend hoeveel u per kwartaal verschuldigd bent, deelt u dat aantal door drie en maakt u dat bedrag elke maand over. Het kan gemakkelijker zijn om $ 400 per maand te betalen in plaats van $ 1.200 per kwartaal als uw inkomen relatief regelmatig is en niet te veel fluctueert van maand tot maand.
U kunt er ook een gewoonte van maken om een percentage voor belastingen in te houden op elke betaling die u ontvangt een eenmanszaak en dat geld op een aparte rekening apart zetten totdat u klaar bent om de regering.
