Terwijl een simpele takenlijst voldoende kan zijn om een kleine af te ronden projecten rond het huis als het gaat om project management, is meestal een meer gedetailleerd plan van aanpak nodig. Een van de meest populaire en praktische manieren om de timing van alle taken van een projecteren is om een Gantt-diagram te gebruiken.
Wat is een Gantt-diagram?
Een Gantt-diagram is een diagram dat alle verschillende subtaken van een project laat zien en hoe ze zich in de loop van de tijd tot elkaar verhouden.
Een Gantt-diagram toont alle taken die moeten worden uitgevoerd, de hoeveelheid tijd die elke taak wordt verwacht nemen, de tijdsbestekken waarin individuele taken moeten worden voltooid en de relatie tussen verschillende taken. Zo krijgt alles volgens schema gedaan, en u verspilt nooit tijd met wachten tot een taak is voltooid die al had moeten worden uitgevoerd.
Wat zijn de onderdelen van een Gantt-diagram?
Gantt-diagrammen zijn opgebouwd uit negen componenten.
-
Datums. Een van de belangrijkste componenten van een Gantt-diagram, de datums stellen projectmanagers in staat om niet alleen te zien wanneer het hele project zal beginnen en eindigen, maar ook wanneer elke taak zal plaatsvinden. Deze worden bovenaan de grafiek weergegeven.
- Taken. Grote projecten bestaan altijd uit een groot aantal deeltaken. Een Gantt-diagram helpt projectmanagers alle subtaken in een project bij te houden, zodat niets wordt vergeten of vertraagd. Taken worden aan de linkerkant weergegeven.
- Bars. Zodra de subtaken zijn opgesomd, worden balken gebruikt om het tijdsbestek aan te geven waarin elke taak moet worden voltooid. Dit helpt ervoor te zorgen dat elke subtaak op schema wordt uitgevoerd, zodat het hele project op tijd wordt voltooid.
- Mijlpalen. Mijlpalen zijn die taken die essentieel zijn voor de voltooiing en het succes van een project. In tegenstelling tot de kleine details, die ook gedaan moeten worden, geeft het voltooien van een mijlpaal een gevoel van voldoening en voorwaartse beweging. Op een Gantt-diagram worden mijlpalen weergegeven als ruiten (of soms een andere vorm) aan het einde van een bepaalde taakbalk.
- Pijlen. Hoewel sommige van uw taken op elk moment kunnen worden uitgevoerd, moeten andere worden voltooid voordat of nadat een andere subtaak kan beginnen of eindigen. Deze afhankelijkheden worden aangegeven door kleine pijltjes tussen de taakbalken op een Gantt-diagram.
- Taakbalken. Hoewel veel subtaken redelijk snel kunnen worden voltooid, zullen er genoeg momenten zijn waarop u in één oogopslag precies wilt zien hoe het met uw project gaat. De voortgang wordt weergegeven door de taakbalken te arceren om het deel van elke taak weer te geven dat al is voltooid.
- Verticale lijnmarkering. Een andere manier om de voortgang van uw project te volgen, is een verticale lijnmarkering die de huidige datum op de grafiek aangeeft. Het helpt u uw tijd effectief te beheren, omdat u in één oogopslag kunt zien hoeveel u nog moet doen en of u op schema ligt om het project op tijd af te ronden.
- Taak-ID. In de snelle zakenwereld van vandaag heb je waarschijnlijk meerdere taken tegelijk. Door de taak-ID in het Gantt-diagram op te nemen, kunnen alle betrokkenen snel de taak identificeren waar u het over hebt.
- Bronnen. Hoewel niet elk Gantt-diagram de namen vermeldt van de mensen die eraan zullen werken, als uw project dat zal zijn voltooid door een aantal individuen, het opsommen van namen en de taken die aan hen zijn toegewezen, kan ongelooflijk zijn behulpzaam. Door resources aan elke taak te identificeren en toe te wijzen, kunt u mensen, tools en vaardigheden effectief beheren om elk project op tijd af te ronden.
Projectmanagementtools en Gantt-diagrammen
Toen Gantt-diagrammen voor het eerst werden ontwikkeld, werden ze met de hand geschreven, waardoor het omslachtig was om het diagram te wijzigen of bij te werken. Gelukkig kunnen projectmanagers met de huidige projectbeheersoftware van vandaag eenvoudig taken toevoegen, aftrekken en wijzigen zonder dat ze het hele diagram met de hand hoeven aan te passen.
Er zijn veel populaire projectmanagementtools en -software die gebruik maken van Gantt-diagrammen of taakstructuren. Deze kunnen worden gebruikt voor uw zakelijke, persoonlijke en loopbaanontwikkelingsbehoeften.
Wanneer u een project beheert, moet u ervoor zorgen dat alle afzonderlijke taken tijdig en efficiënt worden voltooid. Een Gantt-diagram helpt u daarbij.
