De tijd dat bijna iedereen van 9 tot 5 werkte, is voorbij. Veel werkgevers verwachten dat u verbonden en beschikbaar bent, zelfs als u niet op kantoor bent. De werklast is zwaarder en de eisen aan productiviteit zijn hoger.
Om dit alles te bereiken, moeten medewerkers slimmer en efficiënter werken dan ooit. Het kan voor velen resulteren in een burn-out, maar het wordt een kans voor anderen om te innoveren en zich te onderscheiden van de massa. U kunt uw stressniveau verlagen en uw werkprestaties verbeteren als u de juiste combinatie van tijdmanagementpraktijken toepast.
Stel voortgangsdoelen in
Absolute perfectie bereik je zelden, en dat is sowieso bijna altijd niet nodig. Perfectionisme kan leiden tot micromanagement, slechte relaties met collega's, uitstelgedrag, lage productiviteit, depressie, stress en angst.
De meest succesvolle mensen zijn degenen die tevreden zijn als een taak met de best mogelijke inspanning is voltooid. Ze bewaren hun behoefte aan perfectie voor echt belangrijke dingen.
Door jezelf regelmatig te dwingen elke vooruitgang, hoe klein ook, te erkennen, voel je je positiever en energieker.
U zult altijd productiever zijn als u zich richt op vooruitgang in plaats van op perfectie.
Gebruik batchverwerking
Voortdurend uw e-mail, voicemail en andere berichten controleren en beantwoorden, onderbreken uw werkdag en uw gedachtegang alleen maar. Het kan de productiviteit belemmeren, vooral in banen die creatieve, innovatieve of Strategisch denken.
Leer om in batches op inkomende berichten te reageren en overweeg ze slechts twee of drie keer per dag te controleren, tenzij het bijhouden ervan natuurlijk een integraal onderdeel is van uw werk. Probeer zelfs dan tijden in te plannen om in te checken. Blijf anders vrij.
Maak gebruik van het principe "Doen, Delegeren, Verwijderen of Bestanden" voor het afhandelen van e-mails, brieven, rekeningen, sms-berichten, spraakberichten en andere verzoeken.
Integreer technologie die u al kent...
U bent waarschijnlijk bekend met een aantal computerprogramma's en mobiele apps die de tijd voor het uitvoeren van bepaalde taken kunnen halveren. Neem even de tijd om te zien hoe sommige van deze programma's of tools uw professionele werk kunnen versnellen of verbeteren. Veel van deze software wordt vaak onderbenut.
Wennen om technologie een onderdeel van uw werkdag te maken, kan in het begin onhandig aanvoelen, vooral als u ouderwets bent, maar uw productiviteit zou veel hoger moeten zijn als u eraan went.
...en leer nieuwe technologie
Zoek naar softwaretoepassingen met de hoogste productiviteit en investeer wat tijd in uw eentje om ze te leren. Veel van deze programma's bieden gratis of tegen lage kosten tutorials aan. Sommige bedrijven betalen voor u om gecertificeerd te worden in bepaalde softwareprogramma's.
Talrijke digitale tools kunnen u helpen bij het organiseren van een breed scala aan klant- en productgegevens, zodat u deze snel en gemakkelijk kunt oproepen. Overweeg ook om een persoonlijk planningsprogramma te gebruiken waarmee u agenda's, takenlijsten, werkplannen en contactlijsten kunt bijhouden en organiseren.
Krijg hulp van uw team
Je hoeft het niet allemaal zelf te doen. Sommige van de taken die u normaal gesproken voor uzelf reserveert, kunnen andere mensen uitvoeren, vooral als u in een team werkt. Als u wat extra tijd neemt om met anderen te bespreken wat er moet gebeuren, kan blijken dat sommige van uw verantwoordelijkheden onder een andere functieomschrijving vallen.
Overweeg welke taken je met anderen zou kunnen delen, en dan langzaam begin met het verpakken van een aantal van hen uit. Het stelt u in staat om u te concentreren op zaken met een hoge prioriteit, terwijl u uw collega's de kans geeft om te groeien en te schitteren.
Wees niet bang om "nee" te zeggen
Leer waar mogelijk beleefd maar resoluut af te wijzen als iemand je vraagt iets te doen dat niet jouw prioriteit is. Herinner jezelf eraan dat nee zeggen tegen één ding je de vrijheid geeft om "ja" te zeggen tegen iets anders dat belangrijker is en je tijd en vaardigheden waard is.
Het is veel waarschijnlijker dat je iemand teleurstelt door niet alles op je bord af te maken dan door te weigeren extra taken op je te nemen.
Neem een pauze
Zelfs de drukste mensen moeten hun hoofd leegmaken en af en toe hun benen strekken. Neem af en toe een adempauze van vijf tot tien minuten. Gebruik die tijd om een stevige wandeling buiten of zelfs op kantoor te maken. Doe wat rek- en strekoefeningen, of loop een paar keer de trap op en af. Drink water. Eet een gezonde snack.
Even weggaan van je werk zal je lichaam ontspannen en je geest verjongen. Misschien merk je zelfs dat je minder uitgeput bent als je na sluitingstijd thuiskomt.
Vraag om hulp
Lijd niet in stilte als je overweldigd bent en het je onnodige stress bezorgt. Wees in ieder geval zo veel mogelijk transparant naar je collega's en leidinggevenden. Onhoudbare werksituaties kunnen meestal worden verlicht als u duidelijk communiceert over wat er speelt.
Hoe sneller u uw teamleden kunt informeren, hoe beter. Je zou werkdrukproblemen moeten kunnen voorzien als je al een tijdje aan het werk bent. Niets is erger dan beseffen dat je het net voor een enorme deadline niet gaat halen.
Het komt neer op
Gebruik technologie om uw productiviteit te verhogen: Profiteer van productiviteitsverhogende programma's en apps.
Vraag om hulp: Wees niet bang om te vragen of je hulp nodig hebt bij een project of hulp bij het omgaan met stress op het werk.
Neem een pauze: Een pauze van zelfs maar een paar minuten kan je helpen om je te heroriënteren en weer op het goede spoor te komen als je je overweldigd voelt.
Praat met een professionele adviseur: Praat met een professional of therapeut als het bereiken van een evenwichtig leven een uitdaging voor je blijft of als je chronische stress op het werk ervaart. Als uw werkgever een programma voor werknemersondersteuning (EAP) heeft, controleer dan hoe het programma kan helpen.
