Governance is misschien wel een van de drogere onderwerpen in projectmanagement, maar het is ook een van de belangrijkste. Het is de manier waarop het senior management weet dat hun teams goed werk leveren, en het stelt hen gerust dat het project verloopt zoals het hoort. Het biedt ook de checks and balances die managers nodig hebben om te weten dat geld wordt besteed op een manier die passend is en is afgestemd op de business case.
Uiteindelijk is het de verantwoordelijkheid van de projectsponsor om te zorgen voor een adequate governance, maar ook projectmanagers kunnen hierin een actieve rol spelen. Wat uw rol ook is, het helpt om projectbeheer te begrijpen en hoe het teams helpt hun doelen te bereiken.
Projectbeheer definiëren
"Governance", in termen van projectmanagement, verwijst naar het beleid, de processen, de normen, procedures en richtlijnen die bepalen hoe projecten worden geleid, uitgevoerd en gecontroleerd door uw organisatie. Het is het kader waarbinnen een project vordert. Het omvat de financiële aspecten van het project, evenals de logistiek, het personeel en de materialen die verband houden met het project.
Bestuur kan uitgebreid en "zwaar" zijn, met veel bureaucratie, of "licht", met minimaal toezicht. Managers moeten streven naar het juiste bestuursniveau voor hun omgeving en cultuur. Ervoor zorgen dat uw governancebeleid past bij het doel van het project, is een sleutelfactor om ervoor te zorgen dat het effectief is.
Bestuur begint aan de top. In grote bedrijven moet dit een commitment aan de projectgovernancerichtlijnen van het bestuur van het bedrijf omvatten. De houding en normen die van de bestuursleden worden verwacht, sijpelen door naar projectraden, projectleiders en teams.
Waarom projectbeheer ertoe doet
Uw projectsponsor en andere belangrijke belanghebbenden willen weten dat u het projectbudget op de juiste manier besteedt. Ze willen zien dat u de voortgang van uw project effectief volgt en indien nodig bijspringt om projectrisico's te beheren, maar de grondgedachte voor goed projectbeheer gaat verder dan dat.
Governance is niet alleen een interne aangelegenheid. Governance wordt geëist door opdrachtgevers, vooral die in de publieke sector. Overheden en toezichthouders vragen (en handhaven in sommige gevallen) bepaalde normen voor bepaalde projecten. Veel bedrijven moeten zich houden aan richtlijnen van externe wetgeving, zoals de Sarbanes-Oxley-wet, die is aangenomen in 2002 om van bedrijven te eisen dat ze bepaalde stappen ondernemen om nauwkeurige audits, verantwoordingsplicht en transparantie. Sterk projectbeheer is slechts een kleine manier om te bewijzen dat uw bedrijf effectief werkt en binnen de gespecificeerde richtlijnen en voorschriften voor uw branche.
Projectgovernance helpt u ook:
- Verbeter uw rendement op investering en volg die investeringen effectief
- Krijg buy-in voor projecten
- Vermijd veelvoorkomende oorzaken voor het mislukken van projecten door meer mogelijkheden te creëren om ze vroeg in het proces te herkennen
- Communiceer effectiever
- Introduceer standaardisatie tussen projecten, waardoor het gemakkelijker wordt om de prestaties te vergelijken
- Minimaliseer het risico
- Ontwikkel en motiveer medewerkers in een gestructureerde omgeving
Hoe projectbeheer eruit ziet
Dus hoe ziet goed projectbeheer eruit bij een project? Bepaalde activiteiten en kwaliteiten herken je als een project goed bestuurd wordt.
Er is een gedisciplineerde levenscyclus van projectmanagement dat omvat gedefinieerde punten voor goedkeuring. Dit zijn punten waarop de levensvatbaarheid van het project wordt besproken en een beslissing wordt genomen om al dan niet door te gaan met het werk.
Projecten hebben een duidelijke business caseen businesscases bevatten voldoende informatie om managementteams in staat te stellen de juiste beslissingen te nemen. Die beslissingen worden adequaat gedocumenteerd en gecommuniceerd.
Mensen die aan projecten werken hebben gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. De personen die deel uitmaken van het projectteam zijn ervaren en gekwalificeerd in hun relevante rollen. Processen en procedures moeten projectteams in staat stellen hun project te beoordelen en indien nodig om onafhankelijke ondersteuning te vragen.
Er is een cultuur van continu leren waarmee projectteams continu kunnen verbeteren en geleerde lessen kunnen bespreken in een schuldvrije omgeving.
Stakeholders zijn betrokken en hebben vertrouwen in het proces. De governance van een project is gekoppeld aan de governancestructuren in de organisatie als geheel. Het belangrijkste doel van projectgovernance is ervoor te zorgen dat projecten op de juiste manier worden uitgevoerd intrinsiek verbonden met financieel bestuur op bedrijfsniveau, bedrijfsrisicobeheer en meer.
Projectbeheer zou moeten naadloos aansluiten op uw huidige organisatieprocessen. Met andere woorden, creëer geen geheel nieuw financieel beheerproces als u er al een heeft die op andere gebieden werkt! Maak gebruik van wat er al is en pas bedrijfsprocessen aan om ze geschikt te maken voor gebruik in een projectomgeving.
5 Aandachtsgebieden voor Project Governance
Wanneer je je erin gaat verdiepen, realiseer je je dat projectbeheer alomtegenwoordig is in alle elementen van projectmanagement. Er zijn echter enkele belangrijke aandachtsgebieden waar governance bijzonder relevant is.
- Methodologieën en processen: deze helpen u betrouwbaar en duurzaam werk te leveren.
- Kennismanagement: Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat de organisatie leert van projectervaring. Kennismanagement is essentieel als u wilt voorkomen dat u meerdere keren dezelfde fouten maakt.
- Volwassenheid van projectmanagement: Naarmate het projectmanagement van uw organisatie volwassener wordt door ervaring, neemt ook uw vermogen om succesvol te leveren toe.
- Buy-in op senior niveau: de toewijding aan projectbeheer begint aan de top. Als je managementondersteuning hebt, zal dit door alle niveaus van het bedrijf stromen en zal de benadering van governance duurzamer zijn.
- Ondersteunende cultuur: Een cultuur van ondersteuning, niet van schuld, zorgt ervoor dat projectmanagers de juiste omgeving hebben om te gedijen. Een ondersteunende cultuur, geleid door het projectmanagementbureau of de projectdirecteur, zal projectmanagers helpen hun doelen en die van het project te bereiken.
Wat te doen als er geen bedrijfsstandaard is
Veel projectmanagers in kleinere organisaties bevinden zich bij het uitvoeren van projecten in een omgeving die ondersteunend is, en waar er is draagvlak voor het concept van projectmanagement, maar er is een gebrek aan formele organisatiestructuren van waaruit kan worden gevoed uit.
In die situatie, die niet exclusief is voor kleine organisaties, ontwerpt u uw projectbeheermodel helemaal opnieuw. Als er geen projectbeheerbenadering is die u uit de kast kunt halen en bij uw project kunt passen, moet u uw eigen aanpak bouwen.
Dat is niet zo moeilijk als het lijkt. Begin met het instellen van de basis:
- Maak een document "rollen en verantwoordelijkheden".
- Zorg dat je een projectsponsor hebt.
- Zorg voor een projectboard of stuurgroep en organiseer regelmatig vergaderingen waarvan je notulen maakt en verspreidt.
- Zet een risicomanagementproces op.
- Zet een verandermanagementproces op.
- Bouw punten in uw projectschema waar u de levensvatbaarheid van het project vergelijkt met de oorspronkelijke doelen van de business case (het einde van elke fase of fase is het natuurlijke punt om deze te stellen cheques).
