Wat is de beste manier om een brief te schrijven? Werken papieren brieven nog of is e-mail een betere optie? Er is niet één beste manier om te communiceren. In sommige gevallen is het zinvol om via e-mail te communiceren, in andere gevallen moet u traditionele getypte, gedrukte en ondertekende brieven verzenden.
Welke u kiest, hangt af van met wie u communiceert en het doel van uw correspondentie.
E-mail is sneller en gemakkelijker, maar sommige e-mailberichten worden nooit geopend en afhankelijk van wie u bent schrijven naar en waarom u schrijft, kan het zijn dat u een getypte en ondertekende brief moet mailen of zelfs moet uploaden online.
Het type bericht dat u kiest, hangt af van met wie u communiceert en het doel van uw correspondentie.
Richtlijnen voor het schrijven van professionele brieven en e-mails
Hier vindt u richtlijnen voor het schrijven van brieven en e-mailberichten, inclusief het schrijven, opmaken en proeflezen van uw brieven, met voorbeelden van verschillende soorten zakelijke brieven.
Wat u in een brief of e-mail moet opnemen
Ongeacht hoe u communiceert, goedgeschreven brieven bevatten verschillende secties. Wat u in elke sectie opneemt en hoe het document is opgemaakt, is afhankelijk van of u een getypte brief of een e-mailbericht verzendt.
Deze gids voor het schrijven van brieven bevat wat er in elk deel van een brief moet worden vermeld, hoe getypte en e-mailcommunicatie moet worden geadresseerd en ondertekend, briefformaten en -lay-outs, en voorbeelden en sjablonen.
Delen van een brief
- Contactgegevens
- Aanhef (groet)
- Hoofdtext van brief
- Sluitend
- Handtekening
Contactgegevens
Hoe u uw contactgegevens opneemt, is afhankelijk van hoe u uw brief verstuurt. Wanneer u een e-mailbericht verzendt, staan uw contactgegevens aan het einde van het bericht in plaats van bovenaan de pagina.
Aanhef voorbeelden
De aanhef is het begroetingsgedeelte van uw brief. Hier is een lijst met voorbeelden van aanhefbrieven die goed werken voor professionele correspondentie.
Hoofdtext van brief
De hoofdtekst van uw brief bevat verschillende paragrafen.
- De eerste alinea moet een inleiding bevatten en een korte uitleg van uw reden om te schrijven.
- De tweede alinea (en eventuele volgende alinea's) moet uw redenen om te schrijven nader toelichten.
- De laatste alinea moet de lezer om actie vragen, als u iets vraagt, of aangeven hoe u dit gaat opvolgen.
Zorg ervoor dat het doel van uw brief duidelijk is. De lezer moet weten waar u om vraagt en hoe hij of zij u kan helpen. Of, als u diensten of hulp aanbiedt, wat u de lezer kunt bieden.
Sluitend
Een brief wordt afgesloten met een term als "Met vriendelijke groet" of "Met vriendelijke groet", gevolgd door een komma, gevolgd door uw handtekening als u een getypte brief verstuurt. Als u een e-mailbericht verzendt, typt u gewoon uw naam na het sluiten. Hier is een lijst met voorbeelden van het sluiten van brieven die geschikt zijn voor zakelijke en werkgerelateerde correspondentie.
Handtekening
De finishing touch van uw brief is uw handtekening, die in een e-mailbericht uw contactgegevens zal bevatten.
- Hoe een brief te ondertekenen
- Hoe een e-mailhandtekening in te stellen
Hoe een brief te adresseren
Het is belangrijk om de persoon aan wie u schrijft formeel aan te spreken, tenzij u hem of haar heel goed kent. Hier leest u hoe u een brief adresseert, inclusief generieke informatie die u kunt gebruiken als u geen contactpersoon bij het bedrijf heeft.
Uw correspondentie opmaken
Nu u alle informatie hebt die u moet opnemen, bekijkt u het standaardformaat voor brieven en e-mailberichten:
- Brief Formaat
- Formaat e-mailbericht
Richtlijnen voor het schrijven van brieven
De volgende stap is om je brief op te poetsen, zodat er voldoende ruimte is tussen alinea's en de boven- en onderkant van de pagina. U wilt ook een leesbare, professionele stijl en lettergrootte selecteren. Wat u zegt, hangt af van de reden waarom u schrijft, dus zorg ervoor dat u uw brief afstemt op uw persoonlijke en professionele situatie.
Hier zijn stapsgewijze handleidingen voor het schrijven van verschillende soorten brieven, inclusief paginamarges, lettertypen, spatiëring en details over wat u moet opnemen, samen met voorbeelden van elk.
- Hoe schrijf je een sollicitatiebrief
- Hoe schrijf je een sollicitatiebrief
- Hoe een referentiebrief te schrijven
- Hoe schrijf je een ontslagbrief
- Hoe schrijf je een bedankbrief
- Richtlijnen voor berichten en uitnodigingen op LinkedIn
- Richtlijnen voor professionele e-mailberichten
Voorbeelden en sjablonen
Het gebruik van een sjabloon is een geweldige manier om uw eigen brief of e-mailbericht te starten, omdat u begint met het basisformaat. Vul gewoon uw gegevens in het daarvoor bestemde gedeelte van de brief in.
Het is ook nuttig om naar voorbeelden te kijken, omdat u dan ideeën krijgt voor wat u in uw eigen correspondentie kunt zeggen.
Lettervoorbeelden
Voorbeelden van brieven, waaronder zakelijke brieven, begeleidende brieven, bedankbrieven voor sollicitatiegesprekken, vervolgbrieven, acceptatie van een baan en afwijzingsbrieven, ontslagbrieven, waarderingsbrieven, zakelijke brieven en meer briefvoorbeelden en Sjablonen.
Voorbeelden van e-mailberichten
Voorbeelden van e-mailberichten voor werk, zoeken naar werk en zakelijke e-mailberichten, plus e-mailsjablonen, voorbeelden van geformatteerde berichten en voorbeelden van onderwerpregels, begroetingen en handtekeningen.
Proeflezen en spellingcontrole
Tot slot, voordat u uw brief afdrukt of uploadt of uw e-mailbericht verzendt, controleert u de spelling, grammatica en proeflezing. Een tip om er zeker van te zijn dat er geen fouten in staan, is om het hardop voor te lezen. Het kan zijn dat u fouten opmerkt die u niet opmerkte door er simpelweg naar te kijken.
