Zodra je een product hebt verkocht of de service hebt verleend in Canada, is het tijd om te factureren. Een factuur toont niet alleen de klant of opdrachtgever hoeveel geld verschuldigd is, maar geeft ook fiscale informatie. Zowel u als uw klanten moeten kunnen bijhouden hoeveel HST/GST (Geharmoniseerde Omzetbelasting/Goederen- en Dienstenbelasting) en PST (Provinciale Omzetbelasting) is bijvoorbeeld betaald of verschuldigd. Omdat facturen zo'n belangrijk onderdeel van uw zakelijke administratie zijn, is het belangrijk om ze goed te hebben. Gebruik het bijgevoegde voorbeeldfactuursjabloon met GST- en PST-belastingen om er zeker van te zijn dat u correct factureert.
Houd er rekening mee dat de getoonde voorbeeldfactuursjabloon voor een bedrijf is dat GST (de goederen- en dienstenbelasting) en PST (provinciale omzetbelasting) in rekening brengt. Merk op dat de PST wordt aangeduid als de Retail Sales Tax (RST) in Manitoba of de Quebec Sales Tax (QST) in Quebec. Als op uw factuur HST (de Geharmoniseerde Omzetbelasting) in rekening wordt gebracht, bekijk dan een factuurvoorbeeld met HST. GST/PST wordt in vier provincies in rekening gebracht tegen de volgende tarieven:
- British Columbia: 7% provinciale omzetbelasting (PST)
- Manitoba: 8% detailhandelsbelasting (RST)
- Saskatchewan: 5% provinciale omzetbelasting (PST)
- Quebec: 9,975% omzetbelasting Quebec (QST)
Wat moet er op de factuur staan
Bepaalde stukjes informatie moeten op uw facturen staan als u dat bent GST in rekening brengen, HST of PST. Op uw factuur moet staan:
- Uw bedrijfsnaam
- De datum van de factuur
- Uw bedrijfsnummer (ook wel GST-registratienummer genoemd)
- De naam van de koper
- Een korte omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het totale betaalde of te betalen bedrag
- De betalingsvoorwaarden
- Een indicatie van artikelen die onderworpen zijn aan GST 5% of HST tegen het toepasselijke provinciale tarief, of dat de artikelen zijn vrijgesteld, en ofwel het totale bedrag aan in rekening gebrachte GST/HST of een verklaring dat de GST/HST is inbegrepen en het totale belastingtarief
- Indien van toepassing, een indicatie van PST-plichtige artikelen tegen provinciaal tarief, of dat de artikelen zijn vrijgesteld, en ofwel het totale bedrag aan in rekening gebrachte PST of een verklaring dat de PST is inbegrepen en het totale tarief van belasting
Het eerste adres op dit gratis factuursjabloon is uw bedrijfsadres; het adres eronder is het adres van de klant die de diensten heeft afgenomen.
Deze voorbeeldfactuur is een productfactuur van het ene bedrijf naar het andere in dezelfde provincie; als u diensten levert in plaats van producten te verkopen, wilt u misschien de ondertitel "Beschrijving van het uitgevoerde werk" gebruiken in plaats van "Artikel" als kop, en als u per uur factureert, gebruikt u "Uurtarief" in plaats van "Eenheidsprijs" en "Uren" in plaats van "Hoeveelheid."
Hoe dit voorbeeld te gebruiken
Om deze voorbeeldfactuur te gebruiken, selecteert u het gedeelte van de webpagina dat het voorbeeld bevat en kopieert/plakt u het (gebruik Windows, druk op CTRL-C om te kopiëren en CTRL-V om te plakken) in Word of een ander andere tekstverwerker (of spreadsheet zoals Excel), en vervang uw relevante gegevens door uw eigen aangepaste zakelijke briefpapier te gebruiken, als u dat wilt, en opmaak zoals u wenst.
Betaalvoorwaarden
Let op de verklaring onderaan de factuur dat het factuurbedrag binnen 30 dagen verschuldigd is. U zult vaak facturen zien waarop staat "Te betalen bij ontvangst", maar dat is gewoon vragen om problemen omdat u niet per se weet wanneer uw klant of klant de factuur ziet als u verzendt het eruit. Het gebruik van een specifieke voorwaarden zoals die op deze factuur geeft uw klant een vervaldatum en helpt u incassoproblemen te voorkomen.
TERUGSTUURBELEID
Als u retourneerbare producten verkoopt, is het een goed idee om het retourbeleid op de factuur te vermelden (onder de betalingsvoorwaarden). Het retourbeleid moet het volgende specificeren:
- Of er al dan niet een factuur bij retourzendingen moet
- Of het product kan worden terugbetaald of geruild
- Alle voorwaarden die van toepassing zijn op beschadigde of defecte goederen
- De tijdslimiet voor retouren, bijvoorbeeld "items kunnen binnen 30 dagen na de datum van aankoop worden geretourneerd".
Promoties
Zoals te zien is in het voorbeeld, is de onderkant van de factuur een goede plaats om eventuele lopende verkopen of promoties te vermelden, indien van toepassing.
Boekhoudsoftware maakt het gemakkelijk
Facturen maken is nog makkelijker als je boekhoudsoftware gebruikt. Boekhoudsoftware die is ontworpen voor kleine bedrijven, kan niet alleen worden gebruikt als POS-systemen (Point of Sale). facturen ter plekke afdrukken, maar het gemakkelijker maken om belastingen te berekenen en bij te houden, zoals de GST/HST. Met boekhoudsoftwarepakketten kunt u het factuurformaat eenvoudig aanpassen, inclusief het toevoegen van uw bedrijfslogo. Sommige staan ook facturering in meerdere valuta's toe en berekenen automatisch de wisselkoersen.
