Een conferentie plannen vereist een vaardighedenpakket met ongelooflijke organisatorische vaardigheden, het vermogen om te multitasken, energie, creativiteit, zakelijk inzicht, interpersoonlijke vaardigheden en aandacht voor detail. Het vereist ook een uitgebreide gids voor het plannen van conferenties die u niet alleen op schema houdt, maar ook de broodnodige zekerheid geeft dat u onderweg niets bent vergeten.
Hoe het verschilt van andere evenementenplanning
Conferentieplanning verschilt van andere soorten evenementenplanning en omvat extra stappen. Conferenties zijn meestal grootschalige evenementen die meestal een jaar of langer duren om te plannen. Uw takenlijst kan bestaan uit het selecteren van een locatie, het boeken van hotelkamers, het instellen van online registratie, beveiligen sprekers, het regelen van hospitality-suites, het hosten van een tentoonstellingshal, het plannen van vergaderingen, het afhandelen van eten en drinken en meer. Het opstellen van een goed georganiseerde conferentieplanningsgids die de stappen in kaart brengt, is een must-have voor elke succesvolle conferentieplanner.
De conferentieplanningsgids fungeert als een blauwdruk voor het plannen van een conferentie. Pas de gids aan en pas deze aan op basis van het evenement dat u plant en houd hem bij de hand. Als het op de juiste manier wordt voorbereid en gebruikt, wordt het al snel uw meest waardevolle tool voor het plannen van conferenties.
Begin met de basisprincipes van conferentieplanning
Het eerste deel van uw gids voor het plannen van een conferentie moet de basisprincipes van de conferentie bevatten:
- Evenement datum en tijd
- Locatie evenement (indien bekend)
- Evenement doel
Voeg alle andere bekende elementen toe, zoals alternatieve data of het aantal aanwezigen.
Wat is het plan?
Voordat u begint met het plannen van de verschillende elementen van een conferentie, moet u uitzoeken wat die verschillende elementen zijn en waar ze passen in het algemene schema van uw evenement. Dus pak een pen en een blocnote of ga voor de computer zitten en begin alles op te schrijven wat in je opkomt.
Maak je geen zorgen over het opsommen van dingen in volgorde van belangrijkheid of in een willekeurige chronologische volgorde. Dat komt later. Op dit moment zul je in wezen een zeer lange maar eenvoudige versie van je takenlijst maken, wat zal worden opgedeeld in verschillende op zichzelf staande componenten die tijdens de planning afzonderlijk moeten worden behandeld proces.
In dit gedeelte kan een van de volgende worden vermeld:
- Locatie selectie
- Hotel selectie
- Vergaderruimte
- Hospitality-suites
- Conferentie tentoonstellingshal en stands
- Openingsceremonie
- Inschrijving spreker/exposant
- Registratie van deelnemers
- Reisarrangementen
- Badges voor deelnemers
- Programma van evenementen
- Eten en drinken
- Audiovisueel
- Personeel op locatie
Neem wat extra tijd bij het samenstellen van deze lijst, zodat je niets over het hoofd ziet en ga je gang en voeg alles toe dat later opkomt. Laat u niet overweldigen door de vele genoemde verantwoordelijkheden; het doel hier is om nu aan alles te denken, zodat u elk item efficiënt kunt plannen en beheren.
Selecteer een locatie
Als u eenmaal hebt bepaald wanneer de conferentie wordt gehouden en u een idee heeft van de algemene reikwijdte van het evenement, is de volgende stap het selecteren van een locatie. Afhankelijk van de grootte van de conferentie, kunt u mogelijk één locatie kiezen voor al uw conferentiebehoeften, van de tentoonstellingsruimte tot vergaderzalen, feestzalen en hotelkamers.
Als de conferentie te groot is om op één locatie te worden gehouden, zoek dan een locatie in de buurt van externe hotels of cateringlocaties zodat congresgangers niet te ver hoeven te reizen om van het ene congres naar het andere te pendelen.
Denk na over deelnemersregistratie
Bedenk hoe deelnemers zich het beste kunnen registreren voor deze conferentie en hoe u hun registratie bevestigt. Misschien wilt u kijken naar het maken van badges of naamlabels voor de aanwezigen. Als u overgaat tot registratie, moet u de planningsgids bekijken en bijwerken.
Als een evenement naar verwachting grote menigten zal trekken, dan is een online registratiesysteem voor conferenties de juiste keuze. Het systeem kan betalingen verwerken, volg registraties en organiseer andere relevante informatie en help bij het genereren van rapporten en deelnemerslijsten.
Exposanten en conferentie-expositiehallen
Tentoonstellingsruimtes zijn een veelvoorkomend kenmerk van conferenties en bieden sponsors en verkopers de mogelijkheid om ruimte te huren om hun producten en diensten te promoten. Dit is ook een kans voor de gastheer van de conferentie om inkomsten te genereren als de tentoonstellingsfunctie effectief wordt gepromoot en goed wordt ontvangen. Afhankelijk van de grootte van uw conferentie, zal het beheer van de exposanten en de tentoonstellingshal extra tijd en middelen vergen, dus plan dienovereenkomstig.
Zoals hierboven vermeld, zijn online registratiesystemen voor conferenties de beste manier om registraties bij te houden, dus als u verwacht een groot aantal exposanten, overweeg dan om exposantenregistratie op te nemen in uw bezoekersregistratie systeem. Exposanten hebben ook het volgende nodig:
- Badges voor exposanten
- Plattegrond van de conferentie-expositiehal met vermelde standnummers
- Handleidingen voor het opzetten en afbreken van een beursstand
- Contracten voor standbouw
- Lijst met verkopers ter plaatse die beschikbaar zijn om te helpen met verhuur van tentoonstellingen en services
Als de conferentie planner, ben je verantwoordelijk voor het inhuren van beveiliging om de veiligheid van materialen die zich in de tentoonstellingshal bevinden te waarborgen.
Plan de conferentiedetails
Nu enkele van de grotere verantwoordelijkheden zijn aangepakt, zoals de selectie van de conferentielocatie en de registratie van deelnemers, kunt u uw aandacht verleggen naar het plannen van de bijzonderheden van de conferentie. Zoals het geval is bij het plannen van een evenement van welke aard dan ook, is georganiseerd zijn net zo belangrijk als aandacht voor detail.
Dit is het moment om die lange waslijst met to-do-items tevoorschijn te halen die u aan het begin van het planningsproces van de conferentie hebt samengesteld. Bekijk de lijst en breng zo nodig wijzigingen of toevoegingen aan om de nieuwste taken en verantwoordelijkheden weer te geven. Zet deze items vervolgens in chronologische volgorde, te beginnen met items die ver van tevoren kunnen of moeten worden afgerond. Bijvoorbeeld:
- Boek blok hotelkamers
- Reserveer tentoonstellingsruimte
- Onderzoek online registratiesystemen voor conferenties
- Plan een marketingplan voor een conferentie
Begin bij het begin en ga vanaf daar verder. Voor elk detail dat moet worden verzorgd, moet een follow-up worden opgenomen om er zeker van te zijn dat contracten worden ondertekend en ontvangen. Naarmate de conferentiedatum nadert, omvatten uw actiepunten kortetermijntaken zoals:
- Selecteer kleurenschema en decor
- Maak bloemstukken
- Chet keuzemenu
- Regel luchthavenvervoer voor sprekers of VIP's
Beschouw uw conferentieplanningsgids als uw handleiding voor alles wat komt kijken bij het plannen van een conferentie, hoe klein ook. Deze gids zal snel een hulpmiddel van onschatbare waarde worden dat u niet alleen georganiseerd en op schema houdt maar zal de zenuwen kalmeren als de grote datum nadert en je je afvraagt of je het bent vergeten iets.
