3 beproefde manieren om uw kleine bedrijf dit jaar georganiseerd te krijgen

Neem de controle over papieren en documenten

Papier is in veel kantoren de grootste bron van wanorde. Als u nog geen archiefsysteem of digitaal archiveringssysteem heeft, is dit het moment om er een te bouwen. Begin met het bekijken van de papieren die je hebt liggen. Maak een bewaarstapel en een aflegstapel en versnipper of recycle alle papieren, tijdschriften, nieuwsbrieven, kaarten, notities enz. die de tweede stapel hebben bereikt. Als u niet zeker weet waar u moet beginnen, bekijk dan welke soorten 

documenten die u moet bewaren. De rest is eerlijk spel voor de shredder.

Zodra u uw papieren opgeruimd heeft, kunt u overwegen een documentbeheersysteem te maken dat u kan helpen bij het creëren of verfijnen van uw papieren proces en om het georganiseerd te houden.

Als u besluit dat het tijd is om naar een papierloos kantoor te gaan, kunt u beginnen met het inscannen en digitaliseren van uw bonnetjes, met behulp van online facturerings- en betalingsdiensten zoals FreshBooks, de overstap naar een programma voor digitale handtekeningen zoals DocuSign en het gebruik van de cloud voor gegevensback-up en archiveren. Als u gedurende het jaar visitekaartjes verzamelt op evenementen, kan het ook een goed idee zijn om te investeren in een scanner voor visitekaartjes, zodat u contactgegevens direct kunt digitaliseren en de papieren kaarten kunt weggooien.

Gebruik de juiste productiviteitstools

We hebben allemaal onze favoriete apps en tools die we elke dag gebruiken, hoewel sommige waarschijnlijk nuttiger zijn dan andere. Daarom is het zo belangrijk om - minstens één keer per jaar - de balans op te maken van de apps en tools die u in uw kleine onderneming gebruikt en te beslissen of ze nog steeds aan uw behoeften voldoen. Dit is ook een goed moment om te overwegen of nieuwe tools de organisatie van uw bedrijf kunnen verbeteren.

Hieronder staan ​​enkele van de belangrijkste gebieden waar veel eigenaren van kleine bedrijven productiviteitstools nuttig vinden. Deze zouden u een solide startpunt moeten geven voor het optimaliseren van uw productiviteitstools dit jaar:

• Contactbeheer: Van het bijhouden van uw klanten tot het onthouden van mensen die u tijdens het netwerken ontmoet, elke eigenaar van een klein bedrijf heeft een systeem nodig voor het beheren van contactgegevens. U kunt kiezen voor een uitgebreid CRM-systeem (Customer Relationship Management) zoals Salesforce of, voor kleinschaliger beheer, uw bestaande contacten-app zo instellen dat deze voor uw bedrijf werkt.
• Vergaderingen en communicatie: Of u nu face-to-face vergaderingen, telefonisch of via videochatdiensten houdt, er is een manier om het proces beter georganiseerd te maken. U kunt een service zoals Do gebruiken om uw vergaderingen beter te organiseren - voor, tijdens en na.
• Boekhouding en boekhouding: Organiseer en stroomlijn de manier waarop u factureert, betalingen ontvangt en uw cashflow beheert met tools als Quickbooks Online, Xero en Wave.
• Reis- en onkostenregistratie: U kunt apps zoals Expedia en TripAdvisor gebruiken om het plannen van reizen eenvoudiger te maken. Eenmaal onderweg helpen apps zoals Expensify u bij het bijhouden van uitgaven, zodat rapportage wanneer u thuiskomt veel gemakkelijker te organiseren is.
• Beheer van sociale media: We weten allemaal hoeveel tijd kan worden verspild aan sociale media als je het niet op een systematische en georganiseerde manier benadert. Daarom kunnen tools zoals Hootsuite en Buffer van onschatbare waarde zijn voor eigenaren van kleine bedrijven.
• E-mail beheer: Als u Gmail in uw kleine bedrijf gebruikt, heeft u toegang tot een flink aantal Google-extensies waarmee u uw inbox snel kunt organiseren. Als je een andere e-mailapp gebruikt, probeer dan SaneBox voor automatisch filteren, herinneringen en meer.
• Project management: Een goede app voor projectbeheer helpt je om taken bij te houden, bestanden te delen en samen te werken met teamgenoten, allemaal op één plek en het kan een van de beste tools zijn om je werk georganiseerd te krijgen. Probeer Basecamp of Asana voor een alles-in-één oplossing voor projectbeheer.

Productiviteit is een zeer persoonlijk proces en de apps die u nodig hebt, zijn specifiek voor het werk dat u doet en de manier waarop u gewoonlijk werkt. Neem de tijd om te onderzoeken wat uw behoeften zijn voordat u een nieuwe tool in uw proces opneemt. Je hebt misschien niet zoveel nodig als je denkt.

Organiseer uw computer

Dit is een groot probleem voor elke eigenaar van een klein bedrijf die het grootste deel van zijn werk op de computer doet. U weet waarschijnlijk dat het niet lang duurt voordat uw bureaublad vol staat met pictogrammen, uw map met downloads zo vol staat met documenten met vreemde namen dat het onmogelijk is om iets te vinden, of uw e-mailinbox zo uit de hand lopen dat u begint te denken dat het echt zou kunnen ontploffen. Dit is niet alleen verschrikkelijk voor uw productiviteit, maar het kan ook de prestaties van uw computer aanzienlijk vertragen.

Hier zijn enkele dingen die u nu kunt doen om uw computer georganiseerd en weer in werkende staat te krijgen:

• Ruim je bureaublad op: Er zijn een aantal manieren om uw bureaublad in te stellen, en het hangt allemaal af van uw werkstijl en hoe u uw computer gebruikt. U kunt alles van uw bureaublad verwijderen, behalve uw prullenbak (vergeet niet dat de app pictogrammen op uw bureaublad zijn slechts snelkoppelingen: al uw daadwerkelijke apps bevinden zich meestal in uw toepassingen map). Of u kunt een paar snelkoppelingen toevoegen aan uw meest gebruikte apps en bestanden.
• Zet een digitaal archief op: Om het navigeren door alles gemakkelijker te maken, moet u een archiveringssysteem maken dat voor u volkomen logisch is. Zo vind je snel de documenten die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt.
• Update software: Als uw computer zo is ingesteld dat updates voor toepassingen en besturingssystemen automatisch worden geïnstalleerd, bent u klaar. Als het een handmatig proces voor u is, moet u minstens tweemaandelijks controleren op updates, aangezien veel beveiligingspatches bevatten. Bekijk vervolgens eenmaal per jaar de huidige versies van de software die u gebruikt en beslis of het tijd is om te upgraden.
• Scan op virussen en prestatieproblemen: Ongeacht het type computer dat u heeft, ze kunnen allemaal virussen of malware krijgen (ja, zelfs Macs!). Als u een Windows-computer heeft, is het slim om er regelmatig onderhoud aan uit te voeren om deze virusvrij en soepel te laten werken.
• Controleer de integriteit van uw gegevensback-up: U maakt een back-up van uw gegevens, toch? Zo niet, sla dan al het andere voorlopig over en doe deze eerst. U kunt een cloudgebaseerde back-upservice voor gegevens gebruiken, zoals Carbonite, Backblaze of CrashPlan, of u kunt een externe harde schijf gebruiken die u op uw computer aansluit. Configureer met beide opties de service of schijf om continue automatische back-ups uit te voeren, zodat u niets handmatig hoeft te doen. Ga vervolgens een of twee keer per jaar naar uw back-upservice of rijd en snuffel rond om te controleren of alles aanwezig en toegankelijk is, mocht u kopieën naar uw lokale computer moeten halen.
• Ruzie je inbox: Veel eigenaren van kleine bedrijven hebben een haat-liefdeverhouding met hun e-mailinbox. Ze houden ervan omdat het een zeer productief en efficiënt communicatiemiddel is, maar ze haten het omdat het snel uit de hand kan lopen en onnodige stress kan veroorzaken. Er zijn dingen die u kunt doen om uw inbox op één lijn te houden, zoals automatisering gebruiken, stroomlijnen wat u dagelijks ontvangt en beperken hoe vaak u gedurende de dag uw e-mail controleert.

Met de bovenstaande tips kunt u uw kleine bedrijf onmiddellijk beter organiseren. Maar vergeet niet hoe snel dingen uit de hand kunnen lopen. Combineer deze activiteiten met een oplossing om snel en eenvoudig uw papieren, productiviteitstools en computer te bekijken status een paar keer per maand, zodat u georganiseerd kunt blijven en kunt voorkomen dat dingen overweldigende niveaus bereiken desorganisatie.