Werknemers oriënteren op hun werkplek en hun baan is een van de meest verwaarloosde functies in veel organisaties. Een Werknemers handboek en stapels papierwerk zijn niet meer voldoende een nieuwe medewerker verwelkomen in uw organisatie.
De meest voorkomende klachten over nieuwe medewerker oriëntatie zijn dat het overweldigend, saai is, of dat de nieuwe werknemer aan het zinken of zwemmen wordt overgelaten. Medewerkers hebben het gevoel dat de organisatie te veel informatie over hen heeft gedumpt die ze in veel te korte tijd moesten begrijpen en implementeren.
Het resultaat is vaak een verwarde nieuwe werknemer die niet zo productief is als hij zou kunnen zijn. Ook is de kans groter dat hij de organisatie binnen een jaar verlaat. Het is kostbaar voor zowel de werkgever als de werknemer. Vermenigvuldig dit met het aantal werknemers dat u elk jaar in dienst neemt, en de kosten van de omzet worden aanzienlijk.
Met een voortdurende krapte op de arbeidsmarkt blijft het ontwikkelen van een effectieve werknemersoriëntatie-ervaring van cruciaal belang. Het is van cruciaal belang dat nieuwe aanwervingsprogramma's zorgvuldig worden gepland om de werknemer te informeren over de waarden en geschiedenis van de organisatie en over wie wie is in de organisatie.
Een goed doordacht oriëntatieprogramma, of het nu een dag of een half jaar duurt, helpt niet alleen bij het behouden van werknemers, maar ook bij het verhogen van de productiviteit van werknemers. Organisaties met goede oriëntatieprogramma's zorgen ervoor dat nieuwe mensen sneller aan de slag kunnen, hebben een betere afstemming tussen wat de werknemers doen en wat de organisatie van ze verlangt, en hebben een lagere omloopsnelheid.
Doeleinden van oriëntatie
Werkgevers moeten beseffen dat oriëntatie niet zomaar een aardig gebaar van de organisatie is. Het dient als een belangrijk onderdeel van het onthaal van nieuwe werknemers en de integratie van de organisatie.
Om opstartkosten te verlagen
Een goede oriëntatie kan de werknemer helpen veel sneller aan de slag te gaan, waardoor de kosten die gepaard gaan met het leren van de baan, worden verlaagd.
Om angst te verminderen
Elke werknemer zal, wanneer hij in een nieuwe, vreemde situatie wordt geplaatst, angst ervaren die zijn of haar vermogen om het werk te leren kan belemmeren. Een goede oriëntatie helpt de angst te verminderen die het gevolg is van het aangaan van een onbekende situatie en helpt richtlijnen geven voor gedrag en handelen, zodat de medewerker er geen stress van hoeft te ervaren gissen.
Om het personeelsverloop te verminderen
Personeelsverloop neemt toe naarmate werknemers het gevoel hebben dat ze niet gewaardeerd worden of in posities worden geplaatst waar ze onmogelijk hun werk kunnen doen. Oriëntatie laat zien dat de organisatie de werknemer waardeert en helpt de tools te bieden die nodig zijn om te slagen in de baan.
Om tijd te besparen voor de supervisor
Simpel gezegd, hoe beter de eerste oriëntatie, hoe kleiner de kans dat supervisors en collega's tijd zullen moeten besteden de werknemer leren. U kunt effectief en efficiënt alle zaken over het bedrijf, de afdelingen, de werkomgeving en de cultuur tijdens de oriëntatie. De manager en collega's hoeven deze concepten dan alleen maar te versterken.
Om realistische werkverwachtingen, positieve attitudes en werktevredenheid te ontwikkelen
Het is belangrijk dat werknemers zo snel mogelijk leren wat er van hen wordt verwacht en wat ze van anderen kunnen verwachten, naast het leren over de waarden en attitudes van de organisatie.
Hoewel mensen van ervaring kunnen leren, zullen ze veel fouten maken die onnodig en potentieel schadelijk zijn. De belangrijkste redenen waarom oriëntatieprogramma's mislukken: Het programma was niet gepland; de werknemer was niet op de hoogte van de functie-eisen; de medewerker voelt zich niet welkom.
Oriëntatie op werknemers is belangrijk - oriëntatie biedt veel voordelen en u kunt feedback van deelnemende werknemers gebruiken om uw oriëntatie nog beter te maken.
Alle nieuwe werknemers moeten een oriëntatieprogramma voor nieuwe werknemers volgen dat is ontworpen om hen hierbij te helpen aanpassen aan hun baan en werkomgeving en om een positieve werkhouding en motivatie bij te brengen begin.
Een doordacht nieuw werknemersoriëntatieprogramma kan het personeelsverloop verminderen en een organisatie duizenden dollars besparen. Een van de redenen waarom mensen van baan veranderen, is dat ze zich nooit welkom voelen of deel uitmaken van de organisatie waar ze lid van worden.
Wat moet u opnemen in het proces?
Het belangrijkste principe dat u tijdens de oriëntatie moet overbrengen, is uw inzet voor voortdurende verbetering en voortdurend leren. Op die manier raken nieuwe werknemers vertrouwd met het stellen van vragen om de informatie te verkrijgen die ze nodig hebben om te leren, problemen op te lossen en beslissingen te nemen.
Een doordacht oriëntatieproces kost energie, tijd en inzet. Maar meestal loont het voor de individuele medewerker, de afdeling en de organisatie. Een voorbeeld hiervan is het succes van Mecklenburg County (North Carolina) bij het vernieuwen van het werknemersoriëntatieprogramma.
De werkgever wilde zijn credo waarmaken dat werknemers de grootste hulpbron van de organisatie zijn. In 1996, als onderdeel van een groter initiatief om diensten opnieuw te ontwerpen om aan de behoeften van de klant te voldoen, nam het personeel van de personeelsafdeling van Mecklenburg County een slimme beslissing. Ze beschouwden nieuwe medewerkers als onderdeel van hun klantenbestand en vroegen hun klanten wat ze wilden.
Medewerkers werd gevraagd wat ze wilden en nodig hadden van oriëntatie. Er werd hen ook gevraagd wat ze wel en niet leuk vonden aan oriëntatie. Aan nieuwe medewerkers is gevraagd wat ze over de organisatie willen weten. Bovendien werd de senior managers van de organisatie gevraagd wat volgens hen belangrijk was voor werknemers om te leren wanneer ze op de provinciale loonlijst kwamen.
Aan de hand van feedback van werknemers realiseerden de HR-trainingsmedewerkers van Mecklenburg zich eerst dat het voldoen aan de behoeften van de werknemers meer dan een trainingssessie van een halve dag vereiste. Vertrouwen op feedback van medewerkers, de trainers ontwikkelden een eendaagse oriëntatie die werknemers gaf wat ze zeiden dat ze wilden en wat het senior management vond dat werknemers moesten weten.
In wezen bevat de oriëntatiemix nu de minder opwindende onderwerpen zoals W-2's en verschillende beleidslijnen en procedures, maar het bevat ook details die de medewerker iets over de organisatie laten weten.
Wilt u meer informatie over het plannen van een personeelsoriëntatie die voordelig en leuk is?
Belangrijke planningsvragen
Human Resource-professionals en lijnmanagers moeten eerst nadenken over de belangrijkste planningsvragen voor nieuwe werknemersoriëntatie voordat ze een huidig programma implementeren of vernieuwen. Dit zijn de belangrijkste vragen die gesteld moeten worden.
- Welke dingen moeten nieuwe werknemers weten over deze werkomgeving waardoor ze zich meer op hun gemak voelen?
- Welke indruk en impact wil je hebben op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker?
- Van welke belangrijke beleidslijnen en procedures moeten werknemers op de eerste dag op de hoogte zijn om fouten op de tweede dag te voorkomen? Concentreer u op vitale zaken.
- Welke speciale dingen (bureau, werkruimte, apparatuur, speciale instructies) kunt u bieden om nieuwe medewerkers zich comfortabel, welkom en veilig te laten voelen?
- Welke positieve ervaring kunt u de nieuwe werknemer bieden die ze aan het einde van de eerste werkdag met haar familie kan bespreken? De ervaring moet iets zijn waardoor de nieuwe medewerker zich gewaardeerd voelt door de organisatie.
- Hoe kunt u de leidinggevende van de nieuwe medewerker helpen om op de eerste werkdag beschikbaar te zijn om de nieuwe medewerker te voorzien persoonlijke aandacht en om een duidelijke boodschap over te brengen dat de nieuwe medewerker een belangrijke aanvulling is op het werk team?
Hoe u uw beste beentje voorzet voor een nieuwe medewerker
Omdat de eerste indruk cruciaal is, volgen hier enkele tips om je beste beentje voor te zetten. Heb wat plezier. Concentreer u alleen op de zeer belangrijke onderwerpen van het handboek. Speel wat games - dit kan mensen helpen leren. Spellen zijn onder andere:
Photo Match: na de rondleiding. Elke medewerker krijgt foto's van andere medewerkers en een lijst met namen. Het doel is om de naam te matchen met het gezicht.
Signature Hunt: terwijl werknemers door de faciliteit toeren, geeft u ze een stuk papier met de namen van verschillende medewerkers die ze zullen ontmoeten. Ze worden vervolgens gevraagd om de handtekeningen te verkrijgen van de mensen die ze ontmoeten. De medewerker die de meeste handtekeningen krijgt van verschillende nieuwe collega's, krijgt een prijs.
Andere games die betrekking hebben op wat de medewerker tijdens de oriëntatie heeft geleerd, zijn ook effectieve garanties dat de oriëntatie slaagt.
Stappen om de nieuwe medewerker welkom te heten
- Begin het proces voordat de nieuwe persoon aan het werk gaat. Stuur samen met de aanbiedingsbrief een agenda naar de nieuwe medewerker, zodat de medewerker weet wat hij kan verwachten. Blijf in contact nadat hij of zij de functie heeft aanvaard om vragen te beantwoorden. Zorg ervoor dat de werkplek van de nieuwe persoon klaar is voor de eerste werkdag.
- Zorg ervoor dat belangrijke collega's weten dat de werknemer begint en moedig ze aan om 'hallo' te komen zeggen voordat de oriëntatie begint. A welkomstbrief nieuwe medewerker met agenda stelt collega's in staat om contact te houden met de nieuwe werknemer en haar planning.
- Wijs een mentor of buddy toe om de nieuwe persoon rond te leiden, introducties te maken en te beginnen met trainen. Geef de mentor voldoende tijd om voorbereidingen te treffen. De mentorrelatie moet worden voortgezet gedurende 90 dagen en kan veel langer doorgaan als het paar een goede verbinding maakt. Veel relaties duren jaren en kunnen zelfs uitmonden in een sponsoring.
- Begin bij de basis. Mensen worden sneller productief als ze stevig verankerd zijn in de basiskennis die ze nodig hebben om hun werk te begrijpen. Concentreer u op het waarom, wanneer, waar en hoe van de functie voordat u van hen verwacht dat ze opdrachten of grote projecten afhandelen. Overlaad ze niet met te veel informatie.
- Geef voorbeelden van het invullen van formulieren en de functiebeschrijving van de persoon met het oriëntatiepakket.
- Heb wat plezier. Concentreer u alleen op de zeer belangrijke onderwerpen van het handboek. Speel wat games - dit kan mensen helpen leren.
- Geef een lijst met veelgestelde vragen met een contactpersoon en telefoonnummer of toestelnummer.
- Plan om de nieuwe medewerker mee uit eten te nemen, of vraag anderen om met de nieuwe medewerker mee te gaan in de lunchroom of in een vergaderruimte met andere leden van de afdeling. De eerste werkdag is niet de dag om de nieuwe medewerker alleen te laten tijdens de lunch.
- Dit is een goed moment voor de supervisor om de werknemer mee uit eten te nemen, andere collega's erbij te betrekken en ervoor te zorgen dat de werknemer zich op zijn gemak voelt. Het is ook een uitstekende omgeving waarin medewerkers elkaar en de nieuwe collega kunnen leren kennen.
- Houd rekening met de familie van de nieuwe persoon. Een nieuwe baan betekent een aanpassing voor het hele gezin, vooral als ze zijn verhuisd. Doe wat je kunt om de overgang te vergemakkelijken en hen te helpen zich op hun gemak te voelen in de gemeenschap.
- Vraag om feedback. Vraag voormalige nieuwe medewerkers hoe zij het oriëntatieproces hebben ervaren en wees niet bang om wijzigingen aan te brengen op basis van die aanbevelingen. U kunt twee tot vier weken nadat de werknemer is begonnen een evaluatie sturen en vragen: Nu u al een tijdje bij het bedrijf werkt, voldeed de nieuwe werknemersoriëntatie aan uw behoeften?
Nadat de medewerker een tijdje bij u heeft gewerkt, en hij erachter komt wat hij had moeten leren maar niet deed bij de oriëntatie. In Mecklenburg County zei een van de trainers, Allyson Birbiglia, na hun herontwerpproces: "We erkennen dat we onze oriëntatie voortdurend moeten verbeteren om aan de veranderende behoeften van onze klanten. Wat nu werkt, kan onze medewerkers volgende maand of volgend jaar misschien niet goed van pas komen."
Een effectief oriëntatieprogramma - of het ontbreken ervan - zal een aanzienlijk verschil maken in hoe snel een nieuwe medewerker productief wordt en andere langetermijneffecten op uw organisatie heeft. Het einde van de eerste dag, het einde van de eerste week, het einde van elke werkdag, is net zo belangrijk als het begin.
Geef uw werknemers het gevoel dat u wilt dat ze de volgende dag terugkomen, en de volgende, en de volgende.
Dr. Judith Brown is programmamanager voor beleid en prestatiebeheer bij Naval Intelligence.
