Berispingsbrieven zijn brieven die door de manager zijn geschreven om een officiële verklaring af te geven van een prestatieprobleem dat een werknemer moet verbeteren. Berispingsbrieven zijn vaak een stap in het formele disciplinaire maatregelen proces dat kan leiden tot aanvullende disciplinaire maatregelen voor de werknemer, tot en met beëindiging van het dienstverband als de werknemer niet verbetert.
Berispingsbrieven zijn een belangrijk onderdeel in de documentatie van een prestatieprobleem van een werknemer voor de werknemer en de werkgever. In schriftelijke berispingsbrieven wordt duidelijk en concreet aangegeven welke prestatie moet verbeteren en wat de gevolgen zijn als de prestatie niet verbetert.
Deze formele zakelijke brieven volgen over het algemeen na pogingen tot verbale coaching door een supervisor. Ze komen echter vaak vóór een verbale correctie aan de werknemer - een verbale waarschuwing of formele verbale waarschuwing genoemd. Alle stappen moeten gericht zijn op het prestatieprobleem of gerelateerde prestatieproblemen.
Onderdelen van berispingsbrieven
Effectieve berispingsbrieven hebben verschillende componenten gemeen. Ze moeten een duidelijke omschrijving hebben van het probleem of het prestatieprobleem dat de werknemer moet verbeteren. De brief kan verschillende voorbeelden geven van manieren waarop de werknemer zijn prestaties kan aanpassen om aan de prestatieverwachtingen te voldoen. Door voorbeelden te geven krijgt de medewerker een gedeeld beeld – een gedeelde betekenis – rond de de verwachtingen van de manager en het bedrijf.
Voeg indien relevant een tijdpad toe waarbinnen het functioneren van de medewerker moet verbeteren. Deze referentie kan de vorm hebben van een vervaldatum of einddatum waarop de manager de prestaties van de werknemer opnieuw zal evalueren.
Leg uit hoe de non-performance niet alleen van invloed is op de werknemers, maar ook op de werkplek en het succes van de organisatie. In de berispingsbrief moet ook duidelijk staan wat de consequenties zijn die een medewerker kan verwachten als zijn functioneren niet verbetert zoals beschreven in de berispingsbrief.
Het belang van handtekeningen
Bij een berisping is de handtekening van de leidinggevende of de leidinggevende van de medewerker van belang. De brief bevat over het algemeen een verklaring dat de handtekening van de werknemer aangeeft dat hij de brief heeft ontvangen. Het betekent niet noodzakelijkerwijs dat ze het eens zijn met de inhoud ervan. U moet specifiek zijn in de bewoordingen, zodat de werknemer begrijpt dat hij de ontvangst van de brief bevestigt en geen wangedrag.
Geef een gelegenheid voor reactie van werknemers
U moet de werknemer de kans geven om te reageren op de kwesties die in de berispingsbrief aan de orde zijn gesteld. Het bezwaar moet schriftelijk, gedateerd en ondertekend door de werknemer zijn. De werknemer kan ermee instemmen, oneens zijn, berouw tonen, enzovoort. Bij de originele berispingsbrieven worden door de werknemer geschreven weerwoorden gevoegd.
Voorbeeldbrief berisping
Dit is een voorbeeld van een berispingsbrief. Download het sjabloon voor de berisping (compatibel met Google Docs en Word Online) of zie hieronder voor meer voorbeelden.
Voorbeeldbrief van berisping #1 (tekstversie)
Aan: Jeffrey Jones
Van: George Peterson
Datum: 1 september 2018
Re: Berispingsbrief
Dit is een formele berisping om u te laten weten dat uw prestaties niet voldoen aan de verwachte bijdrageniveaus. In jouw functie als technisch expert voor klantenondersteuning werden de werkverwachtingen ontwikkeld door de hele groep technische ondersteuningsexperts en hun manager. Dit betekent dat ze de geaccepteerde standaard zijn voor de prestaties van elke technische ondersteuningsexpert.
U presteert niet op de volgende manieren.
- Het aantal klanten dat u in een week bedient, ligt 30% onder de norm waaraan de rest van de technische ondersteuningsexperts voldoen.
- De moeilijkheidsgraad van de problemen waarop u reageert, ligt 40% onder de norm die de rest van het personeel bereikt.
- De tijd die klanten met u aan de telefoon hangen, overtreft de rest van het personeel met 25%.
Zoals u kunt zien, slaagt u niet in de drie belangrijkste prestatiemetingen voor uw baan. Je leidinggevende heeft meerdere keren met je gesproken en je hebt een aanvullende opleiding gevolgd. Bijgevolg zijn wij van mening dat u niet bereid bent om te presteren. Dit heeft een negatieve invloed op de werkdruk van de rest van het technisch personeel.
We moeten een onmiddellijke verbetering zien op alle drie de prestatiegebieden, anders zullen er aanvullende disciplinaire maatregelen tot en met beëindiging van het dienstverband volgen. We hebben er vertrouwen in dat je kunt verbeteren. We moeten onmiddellijke verbetering zien.
George Peterson, toezichthouder
Marian Demark, HR-manager
Voorbeeldbrief van berisping #2 (tekstversie)
Aan: Linda Rodriguez
Van: Maria Wilmont
Datum: 1 september 2018
Re: Berispingsbrief
Het doel van deze berispingsbrief is om u formeel op de hoogte te stellen dat uw aanwezigheid een negatieve invloed heeft op uw vermogen om uw werk te voltooien. Terwijl betaalde, vrijgestelde werknemers niet verplicht zijn om specifieke uren te werken, is een werkweek van veertig uur standaard en wordt verwacht.
U bent sinds het begin van uw nieuwe baan minstens één dag per week niet op uw werk verschenen en werkt slechts tweeëndertig uur per week. Uw manager heeft u geïnformeerd over de beschikbaarheid van FMLA-vrije tijd voor persoonlijke of familiale medische problemen. Hij heeft u ook gevraagd of u huisvesting nodig heeft om uw werk goed te kunnen doen.
Hij heeft voorgesteld dat u de afdeling Human Resources bezoekt om deze kwesties en uw aanwezigheid te bespreken. U heeft alle drie de kansen geweigerd die we u hebben aangeboden om u te helpen deze slechte prestatie te verbeteren.
De realiteit is dat je je werk niet in minder dan veertig uur kunt doen. U mist deadlines voor uw werkopdrachten en uw te laat komen heeft een negatieve invloed op het werk van uw collega's op de marketingafdeling. Ze missen hun deadlines als gevolg van uw verzuim om te presteren.
Bovendien zorgt uw onafgemaakte werk wanneer het aan uw collega's wordt toegewezen ervoor dat hun werklast overbelast raakt, aangezien ze al banen hebben die veertig uur werk per week vergen. Dit is oneerlijk en we tolereren deze negatieve effecten op de werkplek vanaf nu niet.
We moeten een onmiddellijke verbetering in uw aanwezigheid zien, anders beëindigen we uw dienstverband. Dit betekent dat je vijf dagen per week aanwezig moet zijn op het werk. Als je vijf dagen per week niet aanwezig bent op je werk, kun je de doelen waarvoor je bent aangenomen niet halen.
Ons standaardbeleid voor betaald verlof geeft u zes betaalde ziektedagen en twee persoonlijke verlofdagen die u gedurende een jaar moet opnemen. Vakantiedagen moet u vooraf aanvragen.
Je hebt al vier van je ziektedagen en al je persoonlijke dagen met je huidige afwezigheden opgebruikt. We zijn niet van plan u meer tijd te geven. Je houdt dan nog maar twee ziektedagen over en je betaalde vakantietijd die je vooraf moet aanvragen.
Als u afwezig bent boven uw beschikbare betaalde vrije tijd, beëindigen wij uw dienstverband. We hopen dat u begrijpt hoe dicht u bij het verlies van uw baan bent. U krijgt geen waarschuwingen meer.
Groeten,
Maria Wilmont, Directeur
Thomas Credence, directeur Human Resources
Medewerker Ontvangstbevestiging
Het is belangrijk om een papieren spoor te maken van berispingen van werknemers. Dit proces maakt het mogelijk om bewijs te leveren dat de werknemer voldoende op de hoogte is gesteld van problemen en dat er stappen, zoals advies, zijn genomen om de situatie te verhelpen.
Een eenvoudige ontvangstbevestiging voor begeleiding verduidelijkt dat de werknemer een berisping heeft gekregen.
