De personeelsdossier personeelszaken is het belangrijkste werknemersdossier dat de geschiedenis van de arbeidsrelatie bevat vanaf de sollicitatie via een exitgesprek en het dienstverband beëindiging documentatie.
Toegang tot het Personeelsdossier Medewerkers
Alleen het personeel van Human Resources en de direct leidinggevende of manager van de werknemer hebben toegang tot de informatie in het personeelsdossier van de werknemer en deze verlaat nooit het kantoor van Human Resources.
In sommige bedrijven is de toegang tot het dossier beperkt tot de HR-medewerkers. In deze organisaties houden supervisors of managers hun eigen managementdossier bij met documenten die ze mogelijk nodig hebben, zoals kopieën van eerdere functioneringsgesprekken.
De vereisten verschillen van staat tot staat, om nog maar te zwijgen van internationaal, over wie toegang heeft tot het personeelsdossier van de werknemer. In sommige staten hebben werknemers recht op toegang tot en zelfs kopieën van de informatie in het personeelsdossier. In andere is de toegang smaller. De vereisten variëren ook over waartoe de werknemer toegang heeft. Ken de regels in het rechtsgebied waarin u mensen in dienst heeft om te blijven voldoen aan uw wettelijke vereisten.
In het personeelsdossier van de werknemer zult u in het algemeen geen documenten willen bewaren waar de werknemer redelijkerwijs geen recht op heeft. U kunt overwegen om alle documenten met betrekking tot antecedentenonderzoek, referenties, interviewchecklists en beoordelingen bij te houden in een apart bestand dat is gemaakt om alle documenten met betrekking tot een bepaalde werving en aanwerving te huisvesten evenement.
De personeelsdossier personeelszaken wordt over het algemeen opgeslagen in een afgesloten, brandveilige archiefkast op een afgesloten locatie die toegankelijk is voor het personeel van Human Resources. De vertrouwelijkheid van de werknemersgegevens in het personeelsdossier staat hoog in het vaandel.
Van alle door het bedrijf bijgehouden werknemersdossiers wordt het personeelsdossier van de werknemer dagelijks het vaakst geraadpleegd voor informatie door de werkgever, supervisor of personeel van Human Resources.
Overwegingen over de inhoud van het personeelsdossier van werknemers
Personeelsdossiers bevatten meestal documenten die de werknemer al heeft bekeken en dus bekend is met de inhoud ervan. Dit omvat documenten zoals sollicitaties, prestatiebeoordelingen, erkenningsbrieven, opleidingsdossiers en formulieren die betrekking hebben op overplaatsingen en promoties.
Dit zijn de fundamentele principes en vragen waarmee rekening moet worden gehouden bij het indienen van een document in een personeelsdossier van een werknemer.
- Heeft de werkgever een bepaald document nodig om beslissingen te rechtvaardigen als de werkgever wordt aangeklaagd? Heeft de werkgever het document nodig voor een rechtbank?
- Weet en begrijpt de werknemer dat het document in zijn of haar personeelsdossier wordt opgenomen? In de meeste gevallen dienen werkgevers het document door de werknemer te laten ondertekenen, niet om akkoord te gaan met de inhoud van het document, maar om erkennen dat ze op de hoogte zijn en heb het document gelezen.
- Verrassingen, meningen of persoonlijke aantekeningen over de werknemer mogen nooit in een personeelsdossier worden opgenomen. Alleen de feiten, geen speculatieve gedachten, horen thuis in een personeelsdossier.
Inhoud van een personeelsdossier van een werknemer
Hieronder volgen aanbevelingen over de documentatie die een werkgever in een personeelsdossier van een werknemer moet bewaren.
Werkgeschiedenis
- Sollicitatie
- Cv
- Sollicitatiebrief hervatten
- Onderwijs verificatie
- Verificatie van de werkgelegenheid
- Afwijzingsbrief
- Functie omschrijving
- Taakanalyse records
- Vacaturebrief of arbeidsovereenkomst
- Uitzend- of uitzendovereenkomst, indien gebruikt
- Noodgeval Contact Informatie
- Ondertekend bevestigingsformulier personeelshandboek waaruit blijkt dat het personeelshandboek is ontvangen
- Checklist van nieuwe werknemersoriëntatie met onderwerpen die worden behandeld en door wie
- Eventuele verhuisovereenkomsten en documentatie
- Elk contract, schriftelijke overeenkomst, ontvangstbewijs of erkenning tussen de werknemer en de werkgever (zoals een niet-concurrentiebeding, een contract, of een overeenkomst met betrekking tot een bedrijfswagen)
- Officiële formulieren voor levenslang inclusief verzoeken om overplaatsing, Promotie, interne sollicitaties, enzovoort
- Alle andere documentatie met betrekking tot werk
Prestatieontwikkeling van werknemers, ontwikkelingsplannen en verbetering
- Kopieën van eventuele gebruikte functioneringsgesprekken of ontwikkelingsplannen voor medewerkers
- Zelfevaluaties van medewerkers
- Records van alle formele counselingsessies
- Opmerkingen over aanwezigheid of te laat komen
- Documentatie van het prestatieverbeteringsplan
- Rapporten over disciplinaire maatregelen
- Erkenning van werknemers, zoals certificaten, erkenningsbrieven, enzovoort
- Formele suggesties en aanbevelingen van medewerkers, reacties van de organisatie
- Verslagen van trainingen
- Aanvragen voor trainingen
- Competenties assessments
- Meldingen of schema's voor trainingsklassen of sessies
- Behoeftebeoordelingen ondertekend
- Declaraties opleidingskosten
- Klachten van klanten of collega's die met de medewerker zijn besproken
Beëindiging van dienstverbanden
- Ontslagbrief werknemer
- Sluit interviewdocumentatie af
- Cobra kennisgeving
- Checklist einde dienstverband
- Eindafrekening voor alle aspecten van het dienstverband van de werknemer, zoals het laatste salaris, vakantiegeld, de teruggave van bedrijfseigendommen, enzovoort
Het komt neer op
In het personeelsdossier van de werknemer wilt u alleen documenten opnemen waarmee de werknemer bekend is. Als het zien van de inhoud van hun dossier een werknemer verrast, hebt u de inhoud van het dossier niet effectief beheerd.
