Het hebben van een formeel schriftelijk aanwezigheidsbeleid waar alle werknemers toegang toe hebben, is essentieel voor de meeste bedrijven. Van de verwachting dat iedereen op zijn werk komt en de benodigde uren maakt naar de gevolgen van niet komen opdagen, de basisregels die door een organisatie zijn opgesteld, moeten door iedereen worden begrepen medewerkers. Hieronder vindt u een voorbeeld van een aanwezigheidsbeleid dat u kunt aanpassen aan uw bedrijf.
Aanwezigheid
Uitstekende opkomst is een verwachting van alle medewerkers van XYZ Company. Dagelijkse aanwezigheid is vooral belangrijk voor werknemers op uurbasis van wie klanten en collega's de verwachting hebben dat producten op tijd worden verzonden en afgeleverd.
Persoonlijke noodtijd wordt beschikbaar gesteld aan werknemers voor ongeplande gebeurtenissen zoals persoonlijke ziekte, ziekte van een naast familielid, doktersafspraken of een sterfgeval in de familie.
Persoonlijke noodtijd
Werknemers bouwen per loonperiode 2,15 uur eigen calamiteitentijd op. Op jaarbasis is dit het equivalent van 56 uur. Medewerkers mogen maximaal 56 uur persoonlijke noodtijd gebruiken.
Als een werknemer het dienstverband bij XYZ Company verlaat met een negatief opbouwsaldo, worden de gebruikte maar niet opgebouwde uren in mindering gebracht op het eindloon van de werknemer. De persoonlijke noodtijd die is opgebouwd op het moment dat een medewerker XYZ Company verlaat, wordt niet uitbetaald.
Medewerkers die gebruik maken van persoonlijke noodtijd bellen en spreken hun leidinggevende zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen een uur na aanvang van hun dienst. Indien de leidinggevende niet bereikbaar is, kunnen medewerkers een bericht voor de leidinggevende achterlaten met een telefoonnummer waarop zij bereikbaar zijn. De supervisor belt dan terug.
Het niet opbellen op opeenvolgende dagen wordt beschouwd als een vrijwillig ontslag bij XYZ Company.
Het aantal minuten en/of uren dat een werknemer verzuimt – of te laat is op het werk, van de lunch of van pauzes – wordt afgetrokken van de opgebouwde persoonlijke tijd. Te laat komen doet zich voor wanneer een werknemer niet op zijn werkstation is (of aan het werk is) zoals gepland.
Wanneer een medewerker een stoot mist, dient de medewerker direct zijn of haar leidinggevende te zien. Hun gewerkte tijd wordt behandeld alsof de werknemer net is aangekomen vanaf het moment dat ze zich melden bij hun leidinggevende. Gemiste tijd telt ook als te laat komen.
Werknemers per uur kunnen van tevoren vrije tijd inplannen voor zaken als doktersafspraken, lessen, huishoudelijke reparaties afspraken, ouder-leraarbijeenkomsten en religieuze evenementen en diensten - zolang de vrije tijd geen nadelige gevolgen heeft voor collega's of klanten.
Indien mogelijk kan de werknemer binnen zijn normale rooster de gemiste tijd inhalen in de week waarin de gemiste tijd heeft plaatsgevonden. Werknemers moeten toestemming hebben van hun leidinggevende om deze tijd in te halen. Anders moet vakantietijd van tevoren worden gepland om deze evenementen te dekken.
Opgebouwde calamiteitenuren kunnen niet worden meegenomen naar een volgend kalenderjaar.
Gevolgen van overmatig gebruik van persoonlijke noodtijd
De opeenstapeling van 12 te laatkomers in een voortschrijdend jaar (d.w.z. elke opeenvolgende 12 maanden) is een reden voor beëindiging van het dienstverband. Disciplinaire maatregelen, die kunnen leiden tot beëindiging van het dienstverband, kunnen beginnen wanneer de zesde keer te laat in een periode van drie maanden wordt geregistreerd.
Disciplinaire maatregelen, tot en met beëindiging van het dienstverband, zullen ingaan voor overmatig gebruik van persoonlijke noodtijd, wanneer 56 uur afwezigheid is opgeteld. De disciplinaire maatregelen bestaat uit een schriftelijke waarschuwing voor de volgende acht gemiste uren, daarna drie dagen onbetaalde schorsing voor de volgende acht gemiste uren, gevolgd door beëindiging van het dienstverband wanneer een werknemer meeruren heeft opgebruikt 72.
Aanwezigheidsbonus voor werknemers per uur
Levensgebeurtenissen kunnen interfereren aanwezigheid op het werk. Bedrijf XYZ wil echter dat werknemers zo min mogelijk persoonlijke nooduren gebruiken en te laat komen voorkomen, zodat Bedrijf XYZ het bedrijf op een ordelijke en efficiënte manier kan uitvoeren.
Daarom heeft XYZ Company een aanwezigheidsbonussysteem opgezet om werknemers aan te moedigen op het werk te verschijnen en op tijd te zijn.
Het aanwezigheidsbonussysteem bestaat uit de volgende vier componenten:
- Van elke werknemer die geen persoonlijke noodtijd gebruikt en geen te laat komen in een kalenderweek, wordt zijn naam opgenomen in de maandelijkse presentielijst. De trekking vindt plaats tijdens de maandelijkse personeelsvergadering van het hele bedrijf. Voor elke week dat de werknemer perfect aanwezig was, mogen ze de tekening invoeren. Vier werknemers per maand, van wie de namen willekeurig worden getrokken, ontvangen $ 50,00.
- Elke medewerker die geen calamiteitenvrije tijd gebruikt en geen verzuimdagen heeft in een kalenderkwartaal, ontvangt een geschenk van XYZ Company, met een geschatte waarde van $ 25,00, als waardering voor hun aanwezigheid en inzet.
- Elke medewerker die in een kalenderjaar het volgende aanwezigheidsrecord behaalt, komt na afloop van het kalenderjaar in aanmerking voor de vermelde jaarlijkse bonus.
- Als een werknemer maximaal 16 uur mist en niet meer dan één keer te laat is, ontvangt de werknemer 100% van de bonus, of $ 300,00
- Als een werknemer maximaal 24 uur mist en niet meer dan twee keer te laat is, ontvangt de werknemer 50% van de bonus, of $ 150,00
- Als een medewerker meer dan 24 uur verzuimt en/of meer dan twee keer te laat komt, ontvangt de medewerker geen aanwezigheidstoeslag.
- Werknemers die hun calamiteitenuren niet gebruiken, worden na afloop van het kalenderjaar over de ongebruikte uren uitbetaald tegen het tarief van 110% van hun vaste loon.
Wet op gezins- en ziekteverlof (FMLA)
Als u of een direct familielid een terugkerende medische aandoening heeft die resulteert in frequente afwezigheid, komt u mogelijk in aanmerking voor onbetaald verlof onder de FMLA. Raadpleeg het afzonderlijke beleid voor FMLA.
Houd er rekening mee dat FMLA-vrije tijd van tevoren moet worden geregeld en een werknemer niet noodzakelijkerwijs ontheft van zijn verantwoordelijkheden zoals uiteengezet in dit beleid.
Het ondertekende aanwezigheidsbeleidsdocument
Ik heb gelezen en geïnformeerd over de inhoud, vereisten en verwachtingen van het aanwezigheidsbeleid voor werknemers op uurbasis bij XYZ Company. Ik heb een kopie van de polis ontvangen en ga ermee akkoord de beleidsrichtlijnen na te leven als voorwaarde voor mijn tewerkstelling en mijn blijvende tewerkstelling bij Uw Bedrijf.
Ik begrijp dat als ik op enig moment vragen heb over het aanwezigheidsbeleid, ik zal overleggen met mijn direct leidinggevende, een personeelslid van Human Resources, de fabrieksmanager of de president van de bedrijf.
Lees het beleid zorgvuldig door om er zeker van te zijn dat u het beleid begrijpt voordat u dit document ondertekent.
De handtekening van de werknemer: _______________________________________.
Medewerker gedrukte naam: ______________________________________.
Datum: _________________________.
