Executive buy-in
Alvorens best practices op het gebied van inkoop te implementeren, moet er de steun zijn van senior bedrijfsleiders. Zonder de buy-in van senior executives, inclusief de CEO en CFO, zullen alle pogingen om een inkoopstrategie van wereldklasse te ontwikkelen worden gesmoord door middenkader. Veranderingen die in elk bedrijf moeten worden doorgevoerd, moeten worden ondersteund door senior executives om resultaten te bereiken.
Rationalisatie van bestaande gegevens
Elk bedrijf dat gedurende een bepaalde periode gegevens heeft verkregen, heeft een database van verkoper die actuele, dubbele, verouderde en onjuiste gegevens bevatten. Als uw bedrijf meerdere geografisch gescheiden inkoopafdelingen heeft, wordt het onnauwkeurigheidsniveau vermenigvuldigd. Om een inkoopstrategie van wereldklasse te implementeren, moeten de gegevens van elke inkoopafdeling zijn bijgewerkt om de huidige leveranciersgegevens weer te geven en te worden gerationaliseerd om dubbele, onjuiste en onnodige gegevens. Het voordeel van nauwkeurige gegevens voor uw bedrijf is dat beslissingen nauwkeurig kunnen worden genomen. Het laat uw
Profiteer van Vendor Incentive-programma's
Het is voor bedrijven de norm geweest om leveranciers zo laat mogelijk te betalen. Als de verkoper een contract voor 45 dagen heeft, zou hij zijn betaling nooit vóór die 45e dag ontvangen. Om bedrijven aan te moedigen hun rekeningen vóór de onderhandelde contractdatum te betalen, hebben leveranciers kortingen, kortingen en andere prikkels aangeboden. Maar verkopers hebben ontdekt dat bedrijven ondanks de prikkels nog steeds niet vroeg betalen. Een theorie is dat bedrijven de betalingsvoorwaarden invoeren in hun ERP systeem en vergeet het maar. Cheques worden verlaagd op basis van die gegevens en de leveranciersprikkels worden nooit gerealiseerd. Een inkoopstrategie van wereldklasse zou deze kortingen moeten omarmen en bedrijven zouden ervoor moeten zorgen dat ze elke mogelijke prikkel benutten. In deze moeilijke economische tijden kunnen bedrijven het zich niet veroorloven om flinke kortingen te laten liggen. Bovendien moeten onderhandelingen met leveranciers ook betrekking hebben op het verkrijgen van grotere kortingen voor betaling bij ontvangst van goederen of zelfs vooruitbetaling.
Implementeer leveranciersevaluatie
Een goede inkoopstrategie moet een methode bevatten waarmee leveranciers worden gemeten. Het evaluatieproces moet niet alleen de leveringsprestaties omvatten, maar ook minder voor de hand liggende statistieken volgen, zoals onder- of overbezorging, kwaliteit van geleverde artikelen en de prestaties van de klantenservice van de verkoper. Deze statistieken zijn misschien niet altijd een meetbare waarde, maar soms is de maatstaf subjectief. Als er beleidsrichtlijnen worden geïmplementeerd voor subjectieve evaluatie, kunnen alle leveranciers gelijk worden gemeten. Vergeet niet de leveranciers te laten weten dat ze worden geëvalueerd. Als ze weten dat hun klanten naar hen kijken, zullen ze misschien hun spel verhogen.
Huur inkoopprofessionals in
Zoveel bedrijven zijn van mening dat administratieve basisvaardigheden de enige voorwaarde zijn voor een functie op de inkoopafdeling. Deze opvatting is ongelooflijk naïef gezien het feit dat deze griffiers verantwoordelijk zijn voor het uitgeven van enorme hoeveelheden bedrijfsmiddelen. De inkoopprofessional is de sleutel tot het implementeren van een inkooporganisatie van wereldklasse. De vaardigheden die nodig zijn voor inkooporganisaties van wereldklasse omvatten kennis van het bedrijf waarvoor ze kopen, analytische vaardigheden, onderhandelingsvaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden. Door uw inkoopafdeling te beroven van werknemers die deze vaardigheden beheersen, kan uw bedrijf vast komen te zitten in contracten met de verkeerde leveranciers, voor het verkeerde materiaal en tegen de verkeerde prijs. inkooporganisaties omvatten kennis van het bedrijf waarvoor ze kopen, analytische vaardigheden, onderhandelingsvaardigheden en interpersoonlijke vaardigheden. Door uw inkoopafdeling te beroven van werknemers die deze vaardigheden beheersen, kan uw bedrijf vast komen te zitten in contracten met de verkeerde leveranciers, voor het verkeerde materiaal en tegen de verkeerde prijs.
Vermindering van het aantal leveranciers
Bedrijven hebben honderden verkopers, sommige hebben er duizenden, velen hebben er duizenden, zelfs tienduizenden. Duizenden leveranciers in uw systeem hebben, vergt niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid onderhoud, maar kan ook zeer kostbaar zijn. Als een inkoopafdeling elke dag artikelen bestelt bij twintig verschillende leveranciers, kan dat betekenen dat er twintig inkooporders zijn te verzenden, twintig verzendkosten die betaald moeten worden en twintig goederenontvangsten die verwerkt moeten worden bij de goederen aankomen. Naast de extra kosten zijn er waarschijnlijk besparingen die niet worden gerealiseerd. Hoeveel van die twintig verkopers verkopen dezelfde of vergelijkbare producten. Als de twintig leveranciers worden teruggebracht tot vijf, dan worden de verwerkingskosten verlaagd en zijn de kosten van het materiaal waarschijnlijk lager uitonderhandeld.
Gecentraliseerde inkoop
Als uw bedrijf een aantal geografisch verspreide locaties heeft, denkt u misschien dat het onmogelijk is om een inkoopstrategie van wereldklasse te implementeren. Het is verstandig voor bedrijven om hun totale uitgaven als een centrale functie te beschouwen. Met een gecentraliseerde inkooporganisatie kan een bedrijf zijn totale inkoop beoordelen en leveranciers selecteren die de meeste artikelen tegen de beste prijs kunnen leveren. Dit scenario dekt niet alle artikelen die op alle locaties en de centrale inkooporganisatie worden gebruikt zou moeten samenwerken met de locaties om lokale leveranciers te identificeren die voorzien in de behoeften van de afstandsbediening plaats.
Haal het meeste uit leveranciers
Onderhandelen over een overeenkomst met een leverancier kan een langdurige aangelegenheid zijn waarbij geen van beide partijen tevreden is met het resultaat. Een slechte relatie met uw leverancier aan het begin van het contract is niet de manier waarop inkooporganisaties van wereldklasse werken. Leveranciers zijn een belangrijk onderdeel van uw toeleveringsketen. De door hen geleverde materialen zijn op specifieke data nodig, zodat uw bestelling op de beloofde datum naar de klant wordt verzonden. Door van uw leverancier een partner te maken in plaats van gewoon een andere leverancier, zorgt u ervoor dat uw bestellingen correct en op tijd zijn. Onderhandelingen met uw leveranciers moeten gericht zijn op de voordelen van een leverancier zijn; hen laten zien dat als jij succesvol bent, zij succesvol zullen zijn. Onderhandelingen die zich richten op boeteclausules en boetes voor slechte kwaliteit en gemiste leveringsdata zullen de verkoper minder bereid maken om aan uw eisen te voldoen.
Technologie maximaliseren
Er zijn enkele bedrijven die nog steeds gebruikmaken van Rolodexen, papieren inkoopaanvragen en hun inkooporders bij leveranciers inroepen. De meeste hebben een soort aankoopsoftware, ook al is het een Excel-spreadsheet, die bestellingen en totale uitgaven bijhoudt. Met de introductie van Enterprise Resource Planning (ERP)-software kunnen bedrijven hun inkoopafdelingen integreren in hun toeleveringsketen om te profiteren van realtime gegevens. Daar stoppen echter veel bedrijven. Aankoopstrategieën van wereldklasse gaan verder om te profiteren van de voordelen die hun ERP-systemen hen bieden. Bedrijven kunnen binnen hun ERP-systemen workflowtechnieken toepassen om goedkeuringen en betalingen te automatiseren, waardoor de tijd die het inkooppersoneel nodig heeft om in te grijpen wordt verkort. Gegevens die worden geproduceerd door duizenden inkooptransacties kunnen worden gebruikt in datawarehouses om inkoopprofessionals te helpen met statistieken bij leveranciersevaluatie en contractonderhandelingen.
