Geweldige catering op een evenement, zelfs als er nog wat andere kleine ongelukjes zijn, zorgt ervoor dat gasten zich tevreden en gelukkig voelen. Maar het serveren van voedsel dat minder dan gemiddeld is of ronduit verschrikkelijk is, zal al het andere naar beneden halen goed geplande, prachtige aspecten van uw evenement. Dus besteed wat tijd en denk na over het selecteren van een cateraar voor uw evenement en volg deze handige tips om aan de slag te gaan.
Als je net als veel mensen in het digitale tijdperk zit, raadpleeg je online beoordelingen bij het overwegen van een restaurantkeuze. De negatieve eetervaring van iemand anders kan u immers de verspilde tijd en kosten besparen. Goed eten kan opwegen tegen een slechte sfeer of een minder dan geweldige bediening. Slecht voedsel is echter gewoon slecht voedsel. En de slechte smaak die het in je mond achterlaat, kan chique linnengoed of een lachende ober overschaduwen. Dat is een van de redenen waarom het zorgvuldig selecteren van een cateraar voor uw evenement zo belangrijk is.
Begin met uw cateringplanning
Catering is vaak de eerste of tweede regelpost in een budget voor evenementenplanning. Het bedrag dat aan eten en drinken wordt uitgegeven, kan een grote invloed hebben op hoeveel geld er overblijft voor andere dingen. Uw evenement is belangrijk voor u en dat zou uw cateraar ook moeten zijn.
Alvorens de daadwerkelijke menu-opties te overwegen en prijslijst, evalueer hoe snel de cateraar reageert op telefoontjes of e-mails. Als ze geen telefoontjes of e-mails beantwoorden voordat u ze inhuurt, wat voor soort service krijgt u dan nadat u ze een aanbetaling heeft gedaan?
Wees specifiek
Cateraars bieden gevarieerde menu's en prijsstructuren, zodat het een hele uitdaging kan zijn om de een met de ander te vergelijken. Wees specifiek met betrekking tot het type evenement, het eten dat u geserveerd wilt hebben en uw verwachtingen daarover het menu en de bediening. Een potentiële cateraar die oprecht geïnteresseerd is in het verwerven van uw bedrijf, moet de tijd nemen om te bereiken u kennen, meer te weten komen over uw bedrijf en veel vragen stellen over het evenement en uw mening over de menu.
De ervaring van de cateraar telt
Een cateraar die gespecialiseerd is in elegante avondkleding, is misschien niet het meest geschikt voor een informele buitenbarbecue. Ervaring met het type evenement dat je plant is belangrijk, dus voorkom de fout om automatisch een cateraar in te huren die je eerder hebt ingezet voor een ander type evenement. Praat in plaats daarvan met hen over uw behoeften en zoek ook naar voorstellen van andere cateraars met aantoonbare ervaring in het soort evenement dat u plant. Een goede cateraar die u als klant wil behouden, zal u vertellen of hij het soort menu dat u zoekt niet kan leveren.
Flexibiliteit
Cateraars hebben meestal standaard menu-opties waaruit ze kunnen kiezen. Zoek naar menu's die actueel zijn en de nieuwste trends in eten en drinken weerspiegelen. Bespreek andere menu-opties die mogelijk beschikbaar zijn; flexibiliteit is belangrijk als u op zoek bent naar een cateraar die zal leveren volgens uw behoeften en verwachtingen.
Het gaat niet alleen om het verzorgde eten
Wanneer het kiezen van een cateraar, houd er rekening mee dat u ze inhuurt voor eten, drinken, en dienst. Dit omvat de service die u als klant ontvangt, evenals de service die uw gasten op het evenement zullen ontvangen. Hoewel je geen controle hebt over het bedienend personeel in een restaurant, heb je wel controle over wat voor soort personeel het eten serveert op het evenement dat je plant. Informeer naar het aantal servers, hun ervaring met het werken aan een evenement dat vergelijkbaar is met dat van u, en het aantal personeelsleden in toezichthoudende rollen.
voorstellen
Bij het zoeken naar zakelijke voorstellen is de algemene vuistregel om drie voorstellen aan te vragen. Hetzelfde geldt voor het aanvragen van cateringvoorstellen voor uw evenement. Zoals in het verhaal van Goudlokje en de drie beren, het ene voorstel is misschien te hoog, het andere te laag, maar hopelijk is één voorstel precies goed.
Referenties
Wil je weten hoe het was om met een toekomstige cateraar samen te werken? Of ze hebben geleverd zoals beloofd? Als het eten en drinken zo goed was als ze zeggen? Vragen. Cateraars moeten een lijst met referenties kunnen overleggen; maak van de gelegenheid gebruik om erachter te komen wat andere klanten te zeggen hebben over hun werk. In sommige gevallen kunt u mogelijk een gebeurtenis observeren waaraan ze momenteel werken, zodat u uit de eerste hand kunt zien wat ze kunnen doen.
Geef het een smaak
Afhankelijk van de grootte van het cateringbudget en het type evenement dat wordt gepland, bieden sommige cateraars een degustatiemenu aan, zodat je letterlijk kunt proeven van wat ze te bieden hebben. Als er een cateraar is waar u bijzonder in geïnteresseerd bent, vraag dan om een greep uit het voorgestelde menu. Het is beter om van tevoren te weten of de mini-quiches vochtig zijn en of de asperges slap zijn.
Contractgegevens
Zoals met al het andere in het bedrijfsleven, moet u het schriftelijk vastleggen. Het contract van de cateraar moet specificeren welk eten, drinken en welke diensten hij zal leveren, evenals details over datum, tijd en locatie. Dit omvat geselecteerde menu's, aantal porties, dranken, barservice, tafellinnen, accessoires, servers, alle prijzen en eventuele aanvullende services.
Bescherm jezelf
Contracten moeten beide partijen in een overeenkomst beschermen. Zorg ervoor dat het contract met uw cateraar is ontworpen om u te beschermen tegen niet-nakoming. Overweeg om een advocaat het contract te laten beoordelen - de advocaatkosten hiervoor zullen veel lager zijn dan wat u verliest als de cateraar niet levert.
Annuleringsvoorwaarden
Bij het plannen van een evenement, komt de annulering van datzelfde evenement misschien niet in je op. Er kunnen zich echter onverwachte dingen voordoen en u kunt het beste van tevoren bepalen hoe een annulering wordt afgehandeld. Uw cateringcontract moet annuleringsprocedures en boetes bevatten voor het geval uw cateraar op het laatste moment op borgtocht gaat. Evenzo, als uw klant het evenement onverwachts annuleert en u vervolgens de cateraar moet annuleren, geef duidelijk de financiële sancties voor annulering aan en neem die op in het contract met uw cliënt.
