Checklist en gids voor het plannen van een seminar

Bevestig het doel van het evenement

Voordat u onderzoek doet naar de selectie van locaties, moet u ervoor zorgen dat u bekend bent met de basisdoelstellingen van het evenement:

• Wie is het publiek?
• Wat is het onderwerp van het seminar?
• Waar moet het zich bevinden?
• Waarom zullen mensen aanwezig zijn?
• Wat is de agenda van het seminar?

Bekijk de Apex Event Specifications Guide

De Convention Industry Council heeft een reeks tools opgesteld die als een uitstekende bron moeten worden beschouwd van best practices die de evenement- of vergaderingsplanner helpen bij het bijhouden van de details voor het plannen van evenementen. Met gratis downloadtools helpt het elke evenementenplanner om een ​​lijst met relevante details te maken. Dit omvat, maar is niet beperkt tot:

• Evenementprofiel (datum, tijden, locatie, contacten, etc.)
• Contactgegevens van de organisator/host van het evenement
• Contactgegevens leverancier
• Profiel van de deelnemer
• Ruimte nodig
• Eten en drinken
• A/V-vereisten
• Functie/ruimte opstelling

Maak een evenementprofiel aan

Zodra een planner enkele basisvragen heeft over het besproken evenement, is het tijd om mogelijke locaties voor de vergadering te onderzoeken. Het is belangrijk om nauw samen te werken met de organisator/gastheer van het evenement om het type locatie en locatie te bepalen waar het seminar het handigst is voor zowel de organisator als de gast (de lijst met ideeën kan zijn eindeloos):

• Lokaal hotel
• Lokale conferentiefaciliteit
• Privé restaurantruimte
• Privéclubmuseum / kunstgalerie

Overzicht van de behoeften aan seminars en voorstellen voor de meest gevraagde locatie.

De meeste locaties geven graag een prijsopgave voor een eventueel seminar. Het horeca- of verkoopcontact heeft het volgende nodig BEO informatie:

• Mogelijke datum(s) voor het evenement
• Aantal deelnemers
• Stijl van kameropstelling (klaslokaal, u-vorm, etc.)
• Tijdstip van het evenement (rekening voor opbouw/afbouw)
• Eisen aan eten en drinken
• A/V-behoeften (inclusief schermen, microfoons, enz.)
• Opstelling kamer

Tip: Huur vanuit het hotel een A/V-technicus in voor uw evenement.

Bevestig en/of ontwikkel de agenda

Het is van cruciaal belang voor de evenementenplanner om nauw samen te werken met de organisator/gastheer van het evenement, omdat de agenda van het evenement vaak verandert vanaf het eerste gesprek tot de daadwerkelijke dag van het evenement. De evenementenplanner moet klaar zijn om het plan aan te passen en nauw samen te werken met de locatie om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.

Bevestig de BEO-overeenkomst

Zodra de planner het beoogde aantal deelnemers en de logistieke vereisten voor het seminar kent, moeten ze dit veiligstellen de evenementenruimte en aanverwante eisen. De meeste overeenkomsten zouden de planner de mogelijkheid moeten bieden om tot een bepaald aantal dagen voor het evenement de behoefte aan eten en drinken te verminderen/verhogen. Veel overeenkomsten zullen echter beperken tot hoeveel ze een groep in staat stellen om hoeveelheden te verminderen, dus maak een goede schatting.

Maak evenementcommunicatie en materialen

Dit is een item waar sommige planners mogelijk mee te maken hebben, terwijl anderen dat misschien niet doen. In wezen zijn sommige vergaderplanners verantwoordelijk voor elk van de volgende zaken:

• Uitnodigingen voor evenementen maken
• Agenda en ander materiaal printen
• Het veiligstellen van geschenken/loterijen van deelnemers
• Het maken van naambadges
• Bewegwijzering en displays voor scheepvaartevenementen

Werk nauw samen met Event Host om de logistiek af te ronden

Voorafgaand aan het evenement zijn er een aantal belangrijke stappen die een vergaderplanner voor het evenement voltooit. Dit omvat het bevestigen van het volgende:

• Evenement sprekers
• A/V-vereisten voor evenementen
• Aantal deelnemers aan evenement
• Host rollen en verantwoordelijkheden
• Benodigdheden evenementmateriaal (meerdere keren controleren)

Evenement instellen

Zorg ervoor dat u tijd vrijmaakt in het BEO-schema voor het opzetten van het evenement, en het wordt aanbevolen om ongeveer twee uur voor het evenement aan te komen.

Tip: Als het seminar 's ochtends is gepland, vraag dan aan de contactpersoon van de locatie om uw groep de avond ervoor toe te staan ​​om zich op te stellen (maar laat niets waardevols achter op de openbare plaats).

Alle evenementmaterialen, hand-outs, bewegwijzering, displays, geschenken, registratietafels, naambadges en meer moeten klaar zijn voor het evenement.

Waarschuwing: Sprekers wisselen soms de avond ervoor van dia en geven nieuwe presentaties die 10 minuten voor het evenement aan de powerpoint moeten worden toegevoegd.