Hoewel mensen graag denken dat de mensen die bepalen contracten en aankoopovereenkomsten eerlijk en ethisch zijn, zijn er sommigen die dwang accepteren invloed hebben op de gunning van contracten die duizenden dollars waard zijn ten opzichte van contracten die miljoenen waard zijn dollar. Onethische praktijken kunnen vele vormen aannemen. Van schaamteloos liegen tot het niet bekendmaken van noodzakelijke informatie aan zakelijke tegenhangers.
De media maken in bijna elk land ter wereld vaak melding van gevallen van omkoping en onethische handelspraktijken waarbij materialen of diensten worden gekocht. Als voorbeeld de Dhaka tribune meldde een geval waarin een Europese koper faillissement claimde, alleen om een groter belang in zijn eigen bedrijfsaandelen te kopen. De koper eiste vervolgens dat fabrikanten in Bangladesh het eerder bestelde product zouden verzenden tegen een prijs die veel lager was dan de oorspronkelijk overeengekomen prijs. Fabrikanten moesten de verkoop accepteren of verliezen en aanzienlijke verliezen lijden.
Ethische inkoopnormen
Elk bedrijf zal zijn werknemers houden aan een inkoopstandaard die is ingevoerd met processen, methoden en regels om ervoor te zorgen dat het inkoopproces zo eerlijk mogelijk verloopt.
De inkoop van materialen en diensten is echter een proces waarbij de interactie tussen inkooppersoneel en potentiële leveranciers betrokken is, wat leidt tot persoonlijke relaties en contacten.
Een inkoopprofessional zal natuurlijk een leverancier bellen waarvan hij persoonlijk kennis heeft voordat hij andere potentiële leveranciers ongevraagd belt. De relatie tussen een bedrijf en haar leveranciers is er een die gedurende een bepaalde periode is ontwikkeld en is gebaseerd op persoonlijke relaties.
De inkoopprofessional is echter verplicht jegens zijn werkgever om het beste product of de beste dienst tegen de beste prijs en zo snel mogelijk te verkrijgen. Er zijn inkoopnormen om ervoor te zorgen dat de behoeften van het bedrijf voorop staan bij onderhandelingen met potentiële leveranciers.
De eerste ethische normen voor inkoopprofessionals werden in 1929 gepubliceerd door de Vereniging van Inkoopmanagement.
Acties van leveranciers
Hoewel we van inkoopprofessionals verwachten dat ze zo ethisch mogelijk te werk gaan, hebben de meeste bedrijven een verkoopafdeling wiens taak het is verkoop uw product, en dat kan betekenen dat u contact heeft met werknemers van potentiële klanten, wat kopend of niet-kopend kan zijn personeel.
Deze verkoopteams hebben budgetten om producten mee te promoten reclame souvenirs, zoals pennen, kalenders, agenda's etc., of meer tastbare geschenken zoals lunches.
In sommige onderzoeken naar inkoop is gebleken dat bijna alle inkoopprofessionals iets van verkopers accepteren, zelfs als het zo klein is als een briefpapier.
Hoewel de meerderheid van de bedrijven van kopende en niet-kopende werknemers zal eisen dat ze ondertekenen en zich eraan houden door een ethisch beleid is het minder waarschijnlijk dat kleinere bedrijven een ethische code hebben of zich eraan houden. Het aantal mislukkingen van kleine bedrijven is hoog en het is van vitaal belang voor bedrijven om zaken binnen te halen, en dat kan ten koste gaan van de ethiek.
Niet-inkopende werknemers
Grote bedrijven dringen aan op het inkopen van professionals en houden zich aan ethische codes, hetzelfde geldt niet noodzakelijkerwijs voor niet-inkopend personeel. In veel bedrijven wordt inkoop toegestaan door afdelingshoofden of zelfs lijnpersoneel dat de inkoopafdeling helemaal omzeilt.
Dit betekent dat de verkoopafdelingen van leveranciers zich kunnen richten op niet-inkooppersoneel om omzet te genereren waar ze misschien zijn afgewezen door de inkoopafdeling. De inkoopafdeling ziet nooit veel van deze frauduleuze aankopen, omdat ze ofwel worden betaald voor de kostenpost van een afdeling, ofwel worden er cheques uitgekeerd door de boekhoudafdeling.
Rogue inkoop heeft twee grote nadelen voor een bedrijf. Ten eerste worden de uitgaven nooit door de inkoopafdeling geleid, dus er is geen manier om te weten of de koper de beste prijs voor het artikel heeft gekregen. Ten tweede kan de koper ongepast zijn beïnvloed om de aankoop te doen; misschien door geschenken, persoonlijke relaties of zelfs belangenverstrengeling.
Malafide aankopen kunnen wel vijftig procent uitmaken van de totale uitgaven van een bedrijf gedurende een jaar. Als niet-kopende werknemers beperkt zijn tot kleine of zelfs geen aankopen, zou het bedrijf er zeker van zijn dat de aankopen ethisch zijn gedaan en het beste product is geselecteerd op basis van prijs, kwaliteit en levering tijd.
Samenvatting
Inkoopprofessionals zijn een aanwinst voor elk bedrijf. Ze kunnen een bedrijf duizenden, zo niet miljoenen dollars per jaar besparen. De manier waarop ze artikelen kopen, is essentieel voor het succes van een bedrijf en een strikte ethische code zorgt ervoor dat alle potentiële verkopers gelijk worden behandeld.
