Locaties willen er zeker van zijn dat grote evenementen zonder problemen verlopen of, als er een probleem is, willen ze er zeker van zijn dat het niet hun schuld is. Met dat in gedachten bieden ze zorgvuldig samengestelde Banquet Event Orders (BEO's) die evenement coördinatoren moet tekenen. Hoewel het moeilijk kan zijn om een proces aan te spannen als een BEO niet tot op de letter wordt gevolgd, is het een wettelijk contract en moet het zorgvuldig worden gelezen voordat het wordt ondertekend.
Wat is een bestelling voor een banketevenement?
Bijna elk groot evenement dat in een hotel of speciale evenementenfaciliteit wordt gepland, vereist een BEO, een contract dat elk detail van het evenement schetst. Als je een evenementenplanner bent, wil je bekend raken met BEO's, zodat je ervoor kunt zorgen dat alle details correct worden behandeld.
De overeenkomst wordt vaak geschetst op een formulier met details over selecties voor eten en drinken, audio/visueel, kameropstelling, tafeldecoraties, personeelsvereisten en alle andere zaken die verband houden met uw evenement. In de BEO zit een gespecificeerde lijst met kosten die u moet betalen. De bovenstaande informatie wordt meestal gegroepeerd onder subkoppen, samen met contactgegevens, het schema, de voorwaarden van het arrangement en de handtekeningblokken.
Het lezen van de BEO
Hoewel het duidelijk is dat u de BEO moet lezen en akkoord moet gaan met de voorwaarden in de overeenkomst, moet u ook de kleine lettertjes lezen. Het is belangrijk om volledig geïnformeerd te zijn over waar u mee instemt, inclusief alle kosten.
Controleer of het volgende is beschreven in het algemeen gedeelte van de BEO:
- Contactgegevens ter plaatse, inclusief een mobiel nummer
- Gebruik van de ruimte voor de dag van het evenement (dubbelcheck om er zeker van te zijn dat de genoemde ruimtes de ruimtes zijn die je hebt bezocht)
- Instelling, begin- en eindtijden voor het evenement
- Het totaal aantal verwachte gasten
Arrangementen voor eten en drinken
Een deel van de BEO zal gewijd zijn aan spijs- en drankarrangementen. U wilt ervoor zorgen dat het volgende in dit gedeelte wordt beschreven:
- De hele menukaart, inclusief alle cursussen
- Elk item op een buffet en hoe elk station in de kamer wordt geplaatst en geplaatst
- Hoe de locatie van plan is om tegemoet te komen aan de behoeften van gasten die speciale dieetwensen hebben (zoals glutenvrije of vegetarische diëten)
- Service tijden
- Bijzonderheden met betrekking tot de bediening, zoals wijn en bruisend water op de tafels
- Een overzicht van alle voedselprijzen
- Gedetailleerde lijst met alcohol, inclusief alcoholmerken en bier verkrijgbaar aan de bar
Kamer Opstelling
De BEO moet specifiek de volledige kameropstelling schetsen. Dit bevat:
- Plaatsing van tafels
- Het aantal stoelen per tafel
- Plaatsing van voedselstations
- Locatie van entertainment (en details over de accommodatie van entertainers, indien van toepassing, inclusief opslag van apparatuur, toegang tot eten en drinken, kleedruimte, etc.)
- Locatie van bar(s)
Sommige BEO's bevatten zelfs een diagram van de kameropstelling.
Audio/visueel en externe leveranciers
Audio-/visuele arrangementen verschijnen soms op een BEO, maar aangezien veel locaties A/V-diensten contracteren met een derde partij, kan er een afzonderlijk contract zijn. Als het is opgenomen in de BEO, zorg er dan voor dat alle details zijn afgerond voordat u de BEO ondertekent contract.
Voorwaarden
Alle contracten, ook BEO's, hebben voorwaarden waaraan u zich moet houden. Zorg ervoor dat u op de hoogte bent van alle voorwaarden voordat u het document ondertekent. Wat zijn bijvoorbeeld de voorwaarden van de overeenkomst bij opzegging? Hoe worden geschillen beslecht als bijvoorbeeld een gast uitglijdt en valt?
Het is belangrijk om eventuele vragen aan de facility manager te stellen en details met uw klant te bevestigen voordat u ondertekent. Zodra u de BEO hebt ondertekend, is het een bindend contract.
