Inkomende telefoongesprekken kunnen veel tijd in beslag nemen en uw productiviteit ernstig verlagen doordat u zich van andere taken onttrekt. Maar net zoals die er zijn manieren om uitgaande telefoongesprekken af te handelen dat zal je verbeteren tijdsbeheer, zijn er manieren om de hoeveelheid tijd die u aan inkomende oproepen besteedt, te beperken. En u kunt het doen zonder onbeleefd te zijn tegen de persoon die u heeft gebeld. Met deze tips voor het beantwoorden van telefoons wordt u efficiënter en productiever.
Antwoord met een goede zakelijke telefoonbegroeting
Wanneer u de telefoon opneemt, zegt u bijvoorbeeld iets als: "Cypress Technologies, Susan spreekt. Hoe kan ik u helpen?" Dit laat de beller niet alleen weten dat hij/zij een bedrijf heeft bereikt, maar legt ook de verantwoordelijkheid bij hem/haar om de vraag te beantwoorden: tijd besparen op inactieve praatjes of verkennende vragen zoals: "Is dit Cypress Technologies?"
Denk na en stel prioriteiten terwijl u spreekt
Kan het gesprek het beste nu of later worden afgehandeld? Veel van de telefoontjes die bedrijven ontvangen, zijn snelle vragen die gemakkelijk kunnen worden beantwoord, zoals: 'Hoe laat zijn jullie open?' Maar bij andere zijn complexere en tijdrovende antwoorden nodig. Als dat het geval is, vertel dit dan aan de beller en vraag wanneer het u uitkomt om terug te bellen om het te bespreken.
Gebruik parafraseren en samenvatten
Als je met iemand aan de telefoon spreekt die graag wil praten of van het punt afdwaalt, zeg dan iets als: 'Dus wat ik je hoor zeggen is...' of "Dus de belangrijkste punten zijn..." of "Is (samenvatting invoegen) een eerlijke samenvatting van wat u zei?" Het is moeilijk om spraakzaam te zijn met iemand die weigert te praten.
Sluit elk gesprek af met een actieoverzicht
Hoewel dit in de meeste gevallen slechts enkele seconden duurt, kan het u veel tijd besparen doordat u fouten en de noodzaak van dubbele controles vermijdt. Na een gesprek waarin je een ontmoeting met een klant hebt geregeld, zou je bijvoorbeeld kunnen zeggen: 'Goed. Ik zie u morgen om 10.00 uur op uw kantoor op (plaats invullen) en dan bespreken we samen de monsters."
Houd een berichtenblok bij de telefoons
Dit is niet alleen goed voor tijdsbeheer en gefocust blijven tijdens het gesprek, maar ook handig voor timemanagement later als u de details van een bepaald gesprek moet opzoeken of bekijken.
Geef klanten en klanten de e-mailoptie
Als deze optie bestaat, zullen alle klanten een e-mail verkiezen boven een telefoontje. Zorg ervoor dat het e-mailadres van uw bedrijf prominent aanwezig is op uw visitekaartjes en op uw website. Als u hun e-mailadressen heeft, stuur dan een e-mail naar uw huidige klanten en klanten, vermeld de e-mailoptie en presenteer deze als een manier om te verbeteren communicatie.
Gebruik technologie om uw telefoontijd te beheren
Uw bedrijf moet minimaal een voicemail hebben. Stel deze in met de juiste zakelijke scripts en gebruik ze om de telefoon voor u te beantwoorden als u niet op kantoor bent of ongestoord aan iets moet werken. Plan vervolgens elke dag een tijdstip waarop u deze telefoonberichten kunt beantwoorden. U wint kostbare tijd door telefoongesprekken te groeperen.
Laat iemand de telefoon beantwoorden
Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om niet te zwaar op technologie te vertrouwen. Het voortdurend aanschaffen van een machine (of erger nog, een geautomatiseerd IVR-systeem) is een echte afknapper die u omzet gaat kosten als mensen niet de moeite nemen om berichten achter te laten of terug te bellen. Als het beantwoorden van inkomende telefoontjes teveel tijd in beslag neemt gedurende de dag, overweeg dan om een receptioniste of een receptioniste in te huren professionele antwoordservice om de telefoon voor u te beantwoorden. De kosten om het door iemand anders te laten doen, kunnen ruimschoots worden gecompenseerd door de toename van uw productiviteit en betere verkopen.
Zorg voor een aparte Business Line voor thuis
Als u een bedrijf aan huis exploiteert, heeft u een tweede zakelijke telefoon met eigen voicemail nodig. Dit is niet alleen professioneler, maar het bespaart u ook de tijd die nodig is om door berichten te bladeren en te bepalen welke bedrijfsgerelateerd zijn.
Houd een geschreven script bij voor veelgestelde vragen
Houd een kort FAQ-document bij de hand voor de meest voorkomende vragen die u aan de telefoon krijgt. Het bespaart u en uw medewerkers tijd als ze niet hoeven te zoeken naar antwoorden of hoeven na te denken over hoe ze een bepaald verzoek kunnen beantwoorden.
Beheers uw telefoon
Vergeet niet dat de telefoon een zakelijk hulpmiddel moet zijn, en niet een opdringerige tijdverspiller die uw werkdag beheerst. Door uw inkomende telefoongesprekken af te handelen volgens deze tijdmanagementtips, kunt u efficiënter werken en uw werk verbeteren productiviteit en plaats uw telefoon terug op de juiste plaats, zodat u uw bedrijf kunt runnen in plaats van uzelf haveloos.
