Wanneer u voor het eerst een bedrijf start, wilt u misschien de verzamelde bonnen bewaren om bedrijfskosten af te trekken van uw inkomstenbelasting en meer. Er is een beter systeem nodig als het tijd is om de boekhouding te doen, in plaats van al uw zakelijke bonnen in een bureaula te proppen. Natuurlijk kan het ontdekken van een ongeorganiseerde hoeveelheid bonnetjes een puinhoop voor problemen veroorzaken.
Door bedrijfsbonnen georganiseerd te houden, kunnen bedrijfseigenaren de voortgang van hun bedrijf volgen en hen voorbereiden op financiële overzichten. Het helpt ook bij het identificeren van inkomstenbronnen, houdt de uitgaven bij en bereidt items voor op belastingaangiften.
Een beter systeem
Door de jaren heen is het belangrijk om een goed te ontwikkelen vulsysteem voor ontvangstbewijzen. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een archiefsysteem dat maakt gegevensinvoer eenvoudig en stelt u in staat een bepaalde kassabon op te halen als u naar een specifieke kassabon moet zoeken op datum of categorie.
Een voorbeeld van het overzichtelijk houden van bedrijfsbonnen is het bijhouden van een reeks bestandsmappen met de naam maand en jaar, zoals 'Ontvangsten november 2017'. De twee meest actuele dossiermappen kunnen op uw bureau worden geplaatst, zodat u bij het verzamelen van bonnetjes tijdens uw verschillende rondes deze eenvoudig in de juiste maandmap kunt plaatsen.
Wanneer u vervolgens uw maandelijkse gegevensinvoer doet, kunt u de juiste maandelijkse bestandsmap nemen en de bedrijfsbonnen in stapels sorteren op basis van hun inkomstenbelastingclassificaties. U kunt bijvoorbeeld alle softwarebewijzen bij elkaar paperclippen, alle onkostenbewijzen voor eten en entertainment bij elkaar en alle autogerelateerde onkostenbewijzen bij elkaar. Wanneer u klaar bent met het invoeren van de gegevens, kunt u de bonnenmap van de maand op de daarvoor bestemde plaats in een la van een van uw archiefkasten leggen.
Als u een zakenman bent met veel onkostenbewijzen, kunt u eenvoudig hetzelfde systeem als hierboven beschreven wijzigen, samen met frequentere boekingen.
Maak kopieën of digitale afbeeldingen
Als u de overstap probeert te maken naar een ‘papierloos kantoor’, zoals het grootste deel van de moderne wereld tegenwoordig, kunt u onkostenbewijzen scannen en deze opslaan bij andere digitale boekhoudinformatie. Sommige van de nieuwere cloudgebaseerde boekhoudsoftwareapplicaties hebben mobiele apps waarmee u met uw mobiele telefoon een onkostennota kunt maken en deze direct kunt opnemen.
Voor degenen die zakendoen in Canada zijn papieren kopieën of digitale afbeeldingen van onkostenbewijzen dat wel over het algemeen aanvaardbaar voor de Canada Revenue Agency (CRA), op voorwaarde dat ze leesbaar zijn. Als dit niet het geval is, kan het CRA tijdens een audit of routinematig verzoek om documentatie verlangen dat de originele papieren documenten worden ingezien. De originelen moeten dus altijd gedurende de voorgeschreven tijd worden bewaard, wat gemiddeld zes jaar bedraagt.
Verlicht de belastingdruk
De beloning voor het feit dat u de tijd heeft genomen om uw onkostenbewijzen te ordenen voordat u ze indiende, is het doen van de aangifte inkomstenbelasting van uw bedrijf. Om te beginnen beschikt u over al uw bonnen die als bewijs zullen dienen voor uw bedrijfsgerelateerde inkomstenbelastingaftrek. Aan de andere kant: als u uw bonnen al hebt gesorteerd op bedrijfskostencategorieën, betekent dit dat u al uw relevantie heeft De ontvangstbewijzen voor elke categorie zijn klaar om te worden opgeteld en maken het invullen van uw aangifte inkomstenbelasting snel en eenvoudig eenvoudig.
Let op: Als u in Canada een eenmanszaak of een partnerschap heeft, worden uw zakelijke uitgaven ingevuld op het T2125-formulier dat deel uitmaakt van uw T1-aangifte personenbelasting. Als u uw bedrijf als onderneming in Canada exploiteert, declareert u uw zakelijke kosten op uw T2-aangifte vennootschapsbelasting.
Wanneer uw inkomstenbelasting wordt ingediend
Omdat tegenwoordig zoveel aangiften inkomstenbelasting online worden ingediend, is het niet langer gebruikelijk of noodzakelijk om uw onkostenbewijzen mee te sturen bij de aangifte inkomstenbelasting. Plaats in plaats daarvan al uw relevante bonnen voor het belastingjaar in één enkele map, gelabeld per jaar, zoals 'Belastingontvangsten 2019', en voeg de map toe aan uw archiefkast, zowel digitaal als fysiek.
Als u ooit een geschil heeft met de Canada Revenue Agency of IRS, of een audit krijgt, zullen uw bonnen cruciaal bewijsmateriaal zijn.
