Boekhoudkundige fouten Dit gebeurt van tijd tot tijd, maar veel voorkomende boekhoudfouten kunnen worden vermeden met een goede planning en voorbereiding. We weten allemaal dat het doorgaans meer tijd kost om een fout recht te zetten dan om hem de eerste keer goed te maken. Interessant genoeg is het ook goedkoper om fouten vroeg in een project te identificeren en te corrigeren dan te wachten om het probleem later te corrigeren.
Als u uw bedrijf als een langetermijnproject behandelt, wilt u proactief zijn door u bewust te worden van veelvoorkomende fouten die anderen maken en deze in een vroeg stadium te corrigeren. bespaart uw bedrijf niet alleen tijd, geld en kopzorgen, maar geeft u ook een concurrentievoordeel op de markt met meer gestroomlijnde activiteiten en betere klanttevredenheid. tevredenheid. Hieronder volgen veel voorkomende boekhoudfouten die elke CPA eigenaren van kleine bedrijven heeft zien maken.
Het niet naleven van boekhoudprocedures
Zelfs eigenaren van kleine bedrijven, zelfstandigen en freelancers moeten formele, gedocumenteerde en gedetailleerde procedures voor het beheer van boekhoud- en boekhoudprocedures en voor het uitvoeren van andere routines taken.
Een nuttige stap is het ontwikkelen van gestandaardiseerde formulieren en checklists die u kunt invullen om consistentie en nauwkeurigheid te garanderen. U wilt bijvoorbeeld een proces documenteren voor het opzetten van nieuwe leveranciers.
Je hebt de nodig verkoper naam, adres, telefoonnummer en werkgeversidentificatienummer (EIN), naast andere documenten zoals verzekeringscertificaten, aanbevelingsbrieven of ondertekende contracten. Vervolgens moet u deze gegevens in uw boekhoudpakket invoeren, zodat u betalingen kunt verwerken.
U zult de tijd willen nemen die nodig is om na te denken over de informatie die u van uw leveranciers moet verzamelen, een gestandaardiseerd formulier of checklist om ervoor te zorgen dat u die informatie krijgt, en zorg vervolgens voor een schriftelijk beleid voor uw werknemers kan volgen.
Werken zonder budget
Maak een budget zodat u een basis hebt waarop u de bedrijfsresultaten van uw bedrijf kunt beoordelen. Begrotingen zijn niet alleen nuttig bij het terugdringen van overbestedingen, maar kunnen ook worden gebruikt om realistische, schriftelijke financiële doelstellingen vast te stellen. Budgetten moeten altijd gebaseerd zijn op de realiteit, maar u kunt uw budget zeker gebruiken om redelijke financiële doelen te stellen, of het nu gaat om het verhogen van de inkomsten of het verlagen van de bedrijfskosten.
Fouten bij het invoeren van gegevens maken
Fouten bij het invoeren van gegevens komen van tijd tot tijd voor. Hoewel u niet alle fouten bij gegevensinvoer kunt voorkomen, kunt u wel een beleid voeren om verschillende afstemmingen tijdig uit te voeren om ervoor te zorgen dat gegevensinvoer snel wordt gedetecteerd en gecorrigeerd.
U wilt bijvoorbeeld maandelijkse bankafstemmingen uitvoeren, evenals debiteuren- en crediteurenafstemmingen. U kunt ook verschillen tussen budget en werkelijke situatie uitvoeren om mogelijke fouten bij het classificeren van opbrengsten of uitgaven of uitvoeringen te identificeren periodiek klantontvangsten of leveranciersbetalingsrapporten om ervoor te zorgen dat alle ontvangsten en uitbetalingen zichtbaar zijn redelijk.
Ongebruikelijke transacties moeten worden beoordeeld om er zeker van te zijn dat er geen fouten bij de gegevensinvoer zijn gemaakt en dat de transacties accuraat zijn.
Kan geen back-up maken van boekhoudsoftware
U moet regelmatig een back-up maken van de boekhoudsoftware en andere gegevens van uw bedrijf. Veel boekhoudsoftwareprogramma's voor kleine bedrijven hebben een functie waarmee u een automatische back-up van uw boekhoudprogramma kunt instellen.
Gebruik het. U moet ook de tijd nemen om uw back-upbestanden nogmaals te controleren, en zelfs zo ver gaan dat u het back-upbestand gebruikt om te zien of u er uw normale bedrijfsvoering mee kunt uitvoeren.
Soms zijn bestanden corrupt; soms maakt u geen back-up van alle gegevens die u nodig heeft. Een snelle controle kan problemen met uw back-upproces identificeren, zodat u er zeker van kunt zijn dat u over alles beschikt wat u nodig heeft om uw bedrijf te kunnen blijven runnen als dat nodig zou zijn.
Te veel zelf doen
Het uitbesteden van administratieve taken die geen waarde toevoegen aan uw bedrijf kan een voordeel zijn.
Een belastingaccountant is bijvoorbeeld waarschijnlijk beter op de hoogte van de belastingwetgeving dan u uitbesteding Dankzij de belastingplanning en -voorbereiding voor uw accountant kunt u uw belastingplicht verlagen, de naleving van de belastingwetgeving verbeteren en meer tijd overhouden om u te wijden aan inkomstengenererende activiteiten.
Veel eigenaren van kleine bedrijven willen de verantwoordelijkheid niet delegeren aan andere bekwame professionals, maar de boekhouding uitbesteden, juridische, IT- en andere administratieve functies kunnen fouten verminderen en de winstgevendheid vergroten als u de nieuwe tijd gebruikt verstandig.
Het niet correct categoriseren van inkomsten en uitgaven
De schoenendoosboekhoudmethode is waarschijnlijk geen goede keuze voor kleine bedrijven met meer dan slechts een paar transacties per jaar. Al het geld dat uw bedrijf binnenkomt en uitgaat, moet in de juiste categorie worden ingedeeld.
Bedrijfseigenaren die hun boekhouding op de voet volgen, komen geen fouten tegen. Ze weten wie er is gefactureerd, hoeveel en of de klant al dan niet heeft betaald.
U zult ook merken dat de voorbereiding van uw belastingaangifte aan het einde van het jaar veel soepeler zal verlopen dan wanneer u de administratie opnieuw moet samenstellen die u nodig hebt om de belastingaangifte van uw bedrijf voor te bereiden vlak voordat de aangifte moet worden ingediend.
